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El flujo del sistema de gestión documental, hace referencia a la implementación de una forma de trabajo automatizada que permite ser más eficientes a todos los trabajadores. En particular, el workflow documental se trata de una automatización a través de procesos donde interviene la jerarquía preestablecida, pero aplicada a los documentos existentes dentro de una empresa o negocio.
En tal sentido, este proceso documental cumple la función de ahorrar tiempo y esfuerzo a los trabajadores involucrados. De esta forma, el margen de error se reduce al mínimo cuando la interacción humana se hace menos necesaria. Así, el personal de la empresa puede dedicar su tiempo a labores más productivas que buscar, guardar, consultar o localizar un documento antiguo.
Las ventajas que tiene el workflow documental son muy amplias y más en plena era de la transformación digital. Dichas implementaciones son beneficiosas para cualquier empresa, ya que permite ahorrar tiempo y dinero, además, de hacer posible la colaboración de terceros en los procesos, permitiéndoles añadir datos e información. Todo esto, de forma automática y remota.
Al mismo tiempo, permite que los documentos estén disponibles en cualquier momento, esto se debe a que se almacenan de forma online y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar. Así, se reduce la posibilidad de sufrir algún contratiempo durante el acceso a algún documento.
También, ofrece ventajas de automatización como realizar algunos cálculos básicos que normalmente pueden generar algún error si no se realizan con cuidado. Además, nos permite incluir imágenes variables dependiendo de a quién esté dirigido el o los documentos.
Automatización del Workflow
Las actividades dentro de un flujo de trabajo son repetitivas y metódicas, haciendo que cada uno entienda cuál es su función y al completarla estará aportando para llevar a cabo una tarea particular. Entonces, automatizar el workflow se refiere a lograr que estas actividades se realicen con el menor esfuerzo posible del personal, es decir, a través de software.
En general, gracias a la automatización del flujo de trabajo la empresa podrá reducir significativamente el tiempo invertido en cada transacción con los clientes. Además, es una solución a gastos por la gestión de documentos a través del personal humano. A grandes rasgos, esos pain points estarán solucionados con la automatización del flujo.
Además de todo esto, automatizar el workflow documental hace que toda la empresa se gestione más rápido al permitir que el personal invierta su tiempo en labores realmente productivas, más allá de los documentos. Asimismo, la automatización permite la inclusión de cualquier cláusula aplicable y puede omitir aquella que no corresponda.
En retrospectiva, la automatización del flujo de trabajo aporta distintas ventajas a la empresa que la aplique, mejorando en el ámbito financiero, productivo, de gestión y demás.
Tu Workflow
Un workflow eficiente debe atender a las necesidades de la empresa y ser realmente útil en el proceso de ejecutar tareas. Por ello, este debe ser planificado rigurosamente considerando cada etapa. La forma más sencilla de hacerlo es:
- Plantear objetivos: saber lo que se quiere lograr con el workflow y qué clientes se desean atender es la clave. Ese es el punto de partida para evaluar el rumbo del flujo.
- Diseña un esquema: un workflow eficiente debe diseñarse desde los rasgos más generales hasta los más específicos. Es decir, lo más conveniente es realizarlo de forma jerárquica comenzando desde arriba; luego, al tener cubiertas todas las tareas más generales será momento de atender el flujo de trabajo de aquellas tareas más específicas que permiten la realización de las generales. De esta forma, se tiene una perspectiva más amplia de todo el proceso para evitar errores.
- Haz una lista de responsables: es importante delegar tareas y enlistar a los responsables de cada fase del workflow. De esta forma, cada miembro del personal tiene claro su función dentro de todo el proceso. Además, es útil incluir el tiempo estimado en el que se necesita el cumplimiento de la actividad y el material que necesitará para lograrlo.
- Define etapas: un proyecto puede requerir de distintas tareas para completarse, entonces, es conveniente formar uno para cada actividad y así agilizar el proceso final. En cualquier caso, cada proyecto tiene sus necesidades particulares y la clave es evaluarlas todas al momento de crear el flujo de trabajo.
Esta es una forma rápida y efectiva de formar un flujo eficiente. Ahora, al momento de querer automatizarlo es necesario usar un software dedicado a ello para lograrlo. Basta con tener un workflow documental e introducir los patrones y plantillas al software que corresponda para lograrlo.
Un Workflow automático funciona mejor con documentos automáticos
La creación de un workflow automático acelera la productividad de la empresa, pero tener un gestor documental automático donde los documentos tengan la misma modalidad le da el empujón extra que hace la diferencia.
En tal sentido, Bigle Legal es una empresa fundada con el objetivo de darle un giro a la forma en que las empresas generan, gestionan y comparten los documentos al automatizarlos, en particular, en el sector del Legal Tech. De esta forma, ofrece libertad frente a aquellas actividades que normalmente se realizan manualmente una y otra vez.
Entonces bien, al tener un workflow automático, la herramienta de automatización de documentos que brinda Bigle Legal es lo único que hace falta para potenciarlo y hacerlo más efectivo. Sin duda, abre la posibilidad de ahorrar tiempo y esfuerzo en todo el personal, ayudando a minimizar todavía más el margen de error generado a partir de la interacción humana.
Por su parte, la herramienta de automatización de documentos ofrecida por Bigle Legal es capaz de automatizar los documentos al usar formularios con un formato intuitivo y atractivo. Además, solo se necesitan 5 minutos para llenar el formulario que corresponda y la herramienta creará el documento que se necesita.
No solo eso, los documentos actualizados pueden enviarse de forma sencilla y se recibirán notificaciones una vez se completen las revisiones. También, las firmas digitales son un plus en la herramienta de Bigle Legal, permitiendo que los clientes firmen remotamente ahorrando dinero y tiempo.
Finalmente, todos los documentos generados por la plataforma de Bigle Legal son guardados automáticamente en la nube y están disponibles en todo momento para su edición. Así, se tiene plena seguridad y comodidad en la gestión de documentos.
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