Legal Project Management y conciliación, las claves de Anna Marra

Cuando trabajas 60 horas a la semana con una gran cantidad de asuntos, puede parecer imposible lograr algún tipo de conciliación entre el trabajo y la vida personal.

De hecho, una encuesta realizada en 2017 por el Colegio de abogados británico (Bar Council) reveló que la mitad de los abogados participantes se sentían incapaces de conciliar ambos aspectos en su vida.

Son muchas las vías para conseguir un mejor equilibrio entre la vida profesional y la personal, pero, ¿podría la solución más sencilla pasar por la forma cómo afrontamos nuestra carga de trabajo?

El término Legal Project Management se refiere al proceso de aplicación de técnicas de gestión de proyectos a los distintos procedimientos jurídicos. Mediante este proceso, los departamentos planifican los proyectos con antelación, supervisan su progreso y los analizan una vez finalizados.

Para una mejor comprensión del impacto que el LPM puede tener a la hora de conciliar mejor el trabajo y la vida personal, hemos contado con el asesoramiento experto de Anna Marra.

Desde hace siete años, Anna es la directora del Programa de Legal Project Management de IE Law School en Madrid. Asimismo, es co-directora del Programa de Gestión Jurídica de Thomson Reuters, proveedora acreditada de formación y consejera del Consejo Asesor del IILPM.

Aquí, Anna explica los beneficios de aplicar la LPM y cómo la aplicación de determinadas técnicas puede llevar a un mejor equilibrio entre la vida profesional y personal.

¿La LPM puede ayudar a conciliar la vida de los abogados?

El Colegio de abogados británico reveló recientemente que el 22% de sus colegiados afirman trabajar más de 60 horas a la semana (en comparación con el 13% en 2013), mientras que un estudio realizado en 2016 por MetaJurey constató que los abogados, de promedio, crean y reciben más de 70 documentos al día. ¡Eso son más de 26.000 documentos al año!

Parece sencillo, pero con una buena organización y preparación, su lista de tareas diarias podría disminuir rápidamente, reduciéndose así el tiempo que los abogados pasan en la oficina.

Implementando las técnicas de LPM pueden lograrse mejores resultados en los proyectos, lo que permite administrar mejor el riesgo, reducir los costes legales y predecir los plazos de manera más eficaz, ofreciendo así a los clientes un resultado mucho mejor.

Anna explica que si gestiona bien sus proyectos jurídicos, su departamento optimizará tanto la asignación como el uso de los recursos. Lo expresa en los términos siguientes:

«Si conseguimos trabajar menos horas en un mismo proyecto, estamos ahorrando tiempo para nuestra vida personal. Asimismo, si controlamos los casos que gestionamos, podemos reducir los niveles de estrés y mejorar la tranquilidad emocional».

A su vez, el horario de trabajo dejará de resultar desalentador y aumentará la productividad, la felicidad y la moral en la oficina.

«Si somos capaces de transmitir la información al cliente anticipándonos a sus necesidades, podremos reducir la presión externa, las horas no facturables y la fatiga emocional que dedicamos a resolver malentendidos e ineficiencias», prosigue Anna.

Asimismo, si aprendemos a trabajar en equipo, definiendo claramente nuestras funciones, obligaciones y la asignación de tareas, podemos reducir la presión interna, de modo que todos los miembros del equipo formen parte de un proyecto, consiguiendo así un objetivo más fuerte.

«Además, estamos compartiendo el éxito como un fracaso, de tal manera que podemos detonar la carga de la responsabilidad individual».

Métodos de LPM para lograr el equilibrio y aumentar la productividad

Según la Organización Mundial de la Salud, la ansiedad y la depresión cuestan a la economía mundial un billón de dólares al año, ¡y todo ello debido a la pérdida de productividad!

Según Carnegie Mellon, los juristas necesitarían unos 76 días para leer debidamente todas las políticas de privacidad que se les pide que acepten, mientras que la IACCM demostró que el 83% de las personas están insatisfechas con la forma en que su empresa se ocupa de la gestión de los contratos y de la administración.

Además, en un informe de 2019 sobre el estado del mercado jurídico elaborado por el Center on Ethics and the Legal Profession at Georgetown Law y el Thomson Reuters Legal Executive Institute, se sugirió que las empresas deberían cuestionarse las suposiciones y los modelos de negocio obsoletos para mejorar la motivación y agilizar los procesos administrativos.

Por lo tanto, si la aplicación de la LPM puede propiciar un aumento de la productividad y ayudar a las empresas a funcionar de una manera más eficiente y exitosa, parece un camino obvio hacia el cambio.

La LPM consta de cuatro fases:

• La primera es definir los objetivos de un proyecto, asignarles recursos y ponerlos en marcha.
• La segunda consiste en el presupuesto del proyecto y decidir el plazo de ejecución.
• Posteriormente, viene el seguimiento del proyecto de principio a fin.
• Y, finalmente, se evalúan los éxitos y fracasos y se analizan las áreas de mejora.

Como ha explicado Anna, encontrar soluciones para reducir la carga de trabajo y ofrecer a los equipos jurídicos un objetivo común aumentará inevitablemente la productividad:

 

«El Legal Project Management es una herramienta que nos proporciona la mejor solución y los recursos más adecuados», explica Anna. «Hay numerosos métodos y formas de aprender estrategias de LPM, como el programa de certificación Prince2, y libros como el Project Management Book of Knowledge del Project Management Institute».

Hay otros métodos, como Kanban y Scrum, que son las metodologías que ayudan a los equipos a trabajar juntos de forma más eficaz, mediante la gestión del conocimiento y los procesos de trabajo.

También están los principios de la mejora continua, basados en Lean y Six Sigma. Six Sigma es un método que sirve para eliminar defectos en los procesos,mientras que Lean es una filosofía que apunta a acelerar y mejorar los procesos.

Sin embargo, Anna cree que la mejor forma de utilizar la LPM para aumentar la productividad y lograr la conciliación de la vida laboral y personal es mediante una combinación de todas estas metodologías, seleccionando los métodos según las circunstancias y adaptándolos a la naturaleza de cada proyecto, a su entorno y a su cliente.

«Escoja la que escoja, estará dando pasos hacia la eficiencia, la rentabilidad, la satisfacción del cliente y el bienestar de los juristas. Cada camino tiene su lógica y sus herramientas. El punto de partida es educar a su empresa y proporcionarle un modelo de negocio claro».

Para Anna, la clave es reflexionar bien, ser flexible ante las necesidades complejas y adaptarse al entorno.

«En el mundo de los negocios, el éxito ocurre cuando tenemos clara nuestra identidad y cómo podemos ayudar a nuestros clientes».

El rol de los gestores de proyectos jurídicos

Además de utilizar recursos útiles y aplicar metodologías comprobadas, Anna quiere que aceptemos que no siempre podemos ser expertos en todo.

Si tiene dificultades para entender el concepto de LPM, o no sabe cómo implementarlo en su negocio, puede que le resulte útil contratar a un profesional para que le ayude.

«En función del tamaño de la oficina o del departamento jurídico interno, hay diferentes maneras de obtener apoyo y asesoramiento sobre LPM», explica Anna.

Y prosigue indicando que «bufetes como Seyfarth Shaw y Eversheds, por ejemplo, asesoran a un equipo de gestores de proyectos con distintas formaciones y titulaciones, mientras que los bufetes independientes o pequeños deberán tener en cuenta el coste de contratar a un consultor».

Valorar los costes en comparación con las recompensas puede ser la clave para entender cuál es el camino correcto. Anna lo expresa de la siguiente manera:

«Contratar a un consultor independiente puede ser una buena decisión, ya que puede presentarle elementos externos y aportarle diferentes conocimientos y perspectivas. Un buen consultor no es aquel que tiene todas las respuestas, sino aquel que hace las preguntas correctas y fomenta la creación de un escenario para el cambio».

Anna también sugiere que, si los recursos lo permiten, podría ser útil contratar a un gestor de proyectos para que diseñe un sistema de gestión interna más eficiente que le permita elegir la solución tecnológica más adecuada.

En algunos casos, sugiere, quizás sea preferible formar a un jurista de la empresa para que aplique internamente el método que la empresa haya elegido.

Herramientas para adaptarse a la LPM

Cuando se trata de LPM, hay varios recursos que le ayudarán a usted y a sus compañeros a adaptarse mejor a las nuevas estrategias, pero para Anna, una de las opciones más sencillas es totalmente gratuita y está a disposición de todo el mundo:

«Si soy imparcial, aconsejaría simplemente crear un perfil en LinkedIn y Twitter, donde se puede seguir e interactuar con grupos de gestión de proyectos jurídicos. Estas dos redes sociales cuentan con artículos diarios, podcasts y vídeos que ayudan a definir la LPM», afirma Anna.

Como asesora global del International Institute of Legal Project Management, Anna siempre sigue con interés la evolución de esta disciplina.

«Las diversas ideas entorno a la LPM han surgido espontáneamente y están definiendo poco a poco las peculiaridades de esta ruta hacia el trabajo jurídico».

Como explica Anna, estas herramientas y comunidades en línea son esenciales para mejorar nuestra comprensión de la LPM, pues nos ayudan a definirla y a perfilar nuestra forma de trabajar.

«En el IILPM intentamos contribuir a esta evolución, definiendo un marco de competencias para los gestores de proyectos jurídicos y creando las certificaciones LPP (Legal Project Practitioners) y LPA (Legal Project Associate)».

Estas son solo algunas de las magníficas opciones disponibles para educarle en el valor de la LPM:

• The Power of Legal Project Management: A Practical Handbook, de David A. Rueff, Jr. y Susan Raridon Lambreth;
• Legal Project Management: Control Costs, Meet Schedules, Manage Risks and Maintain Sanity, de Steven B. Levy;
• Law Technology Now podcast, de Monica Bay de Law Technology News;
• Certificaciones LPP (Legal Project Practitioners) y LPA (Legal Project Associate).

El importante bufete Clifford Chance también ha lanzado el primer programa de aprendizaje dedicado a la formación de expertos en LPM, lo que demuestra que este es el futuro del Derecho.

El papel de la tecnología en el Legal Project Management

Además de las comunidades en línea y de los libros y podcasts dedicados a la LPM, también hay tecnologías fantásticas para los profesionales del derecho.

Como comenta Anna, una vez que haya definido su propuesta, diseñado su estrategia, explorado las herramientas y opciones de gestión y adoptado una postura sensata, podrá elegir la tecnología que le sirva de apoyo.

«Ciertamente existe una sensación de urgencia en el sector que nos hace olvidar que la tecnología no es el fin, sino el medio», apunta Anna.

La implantación de las nuevas tecnologías en el departamento interno, según explica, es un proyecto de adaptación:

«Sin duda la tecnología puede crear un valor extraordinario en una estructura intensiva de capital humano. El big data y las predicciones también tendrán un papel fundamental».

Hay muchas otras herramientas y aplicaciones maravillosas y fáciles de utilizar que facilitarán la implementación y la gestión del trabajo jurídico, entre ellas:

• Teamwork: permite obtener grandes resultados con listas de tareas y carteras personalizadas, adaptadas a las necesidades de su empresa.
• Redbooth: ayuda a los equipos a gestionar las tareas de forma rápida y sencilla.
• Monday: facilita la supervisión del calendario de un proyecto, la planificación de la estrategia, la colaboración con compañeros y el análisis del progreso.
• Zoho: ayuda aplanificar, hacer seguimiento y colaborar, todo en un mismo lugar.
• Bigle Legal: es una plataforma de automatización de documentos que permite crear y gestionar documentos a través de una interfaz de usuario.

«Por primera vez, tenemos una gran variedad de soluciones tecnológicas que podemos aplicar, y cada una tiene un objetivo diferente», afirma Anna.

«Recomendar una herramienta es como recomendar una prenda de ropa: ¡no hay ninguna que sea perfecta para todos! La LPM seguirá creciendo de forma exponencial, así que debemos preguntarnos dónde estamos, dónde queremos estar y cómo queremos llegar a ella».

Ofreciendo la capacidad de controlar mejor sus proyectos, planificando y haciendo un seguimiento adecuado de cada movimiento que realice, la gestión de proyectos jurídicos no solo puede reducir las cargas de trabajo, sino también mejorar los resultados para sus clientes.

Como apunta Anna, el enfoque elegido variará en función de la ética y las necesidades de su empresa, pero el Legal Project Management puede ser una forma fantástica de ahorrar tiempo para conseguir una mejor conciliación entre la vida laboral y la personal, lo que le permitirá volver a enamorarse de la abogacía.