Legal project management: la guía definitiva

De forma resumida, el término Legal Project Management (gestión de proyectos legales) se usa para referirse a la aplicación de técnicas de gestión de proyectos en un contexto legal para desarrollar un determinado servicio o producto.

Se basa en planificar un proyecto avanzando la programación, supervisando el proyecto una vez está en marcha y revisándolo al finalizarlo.

Los fundamentos de la gestión de proyectos legales

La gestión de proyectos legales llega con unos componentes esenciales para completar con éxito un proyecto:

• Planifica con antelación.
• Supervisa el progreso de los proyectos en marcha.
• Gestiona el progreso del proyecto.
• Comparte el progreso del proyecto con las principales partes interesadas

Lo que diferencia la gestión de proyectos legales de la gestión de proyectos en general es que está explícitamente desarrollada teniendo en cuenta procesos legales como por ejemplo la litigación.

Según Anna Marra, experta en LPM, el legal project management es un conjunto de técnicas, herramientas y conocimientos que aparecieron en diferentes sectores y se adoptan en la industria legal. La forma de usar estas técnicas depende de cada despacho, su situación específica y sus características.

Está emergiendo como una de las principales disciplinas en la que especializarse como abogado ya que muchos bufetes esperan que los abogados tengan un conocimiento sólido en esta área.

En una economía en la que procesos ineficientes cuestan grandes sumas a los bufetes, el legal project management en el ámbito legal provee a los abogados con las herramientas para evaluar la magnitud de un proyecto antes de lanzarlo.

¿Por qué necesito el Legal Project Management? 

 Existen muchas razones por las que usar esta técnica para completar proyectos. Desde simplemente la organización para mejorar los resultados, la gestión de riesgos, la reducción de costes, el legal project management aporta muchos beneficios sustanciales.

Aquí debajo verás algunas de las razones por las que debes incorporarlo.

Mejores resultados del proyecto

Cuanto más cuidadoso sea el proceso de planificación y gestión de proyecto, mejores serán los resultados. Definir los objetivos del cliente y trabajar metódicamente hacia ellos permite entregar mejores resultados a los clientes de lo que hubiera sido posible sin una estrategia clara.

Gestión de riesgos

Planificar los proyectos desde el principio hasta el final garantiza que los profesionales de la abogacía entienden las necesidades de sus clientes y comparten toda la información necesaria durante el transcurso del proyecto.

Con el proceso de gestión adecuado, proyectos de seguros y cumplimiento legal (compliance) se hacen mucho más sencillos de gestionar y el riesgo de mala praxis se reduce dramáticamente.

Reducir costes

Los proyectos legales son costosos, si se incrementa la eficiencia esto ayudará a reducir los gastos. Al crear una estrategia de legal project management se consiguen las herramientas necesarias para fragmentar y gestionar el proyecto para entregar los mejores resultados.

Sin una gestión adecuada, los proyectos minan los recursos en la medida que se produzca la ineficiencia.

Predecir mejor los cronogramas de tareas y los entregables

Anotar todos los entregables y establecer un periodo de tiempo realista para la entrega, permite predecir la mayoría de los aspectos de un proyecto.

Por ejemplo, se puede predecir cuánto tiempo se tardará en completar el proyecto, los obstáculos a los que nos enfrentaremos y el beneficio total que se obtendrá una vez finalizado.

Las cuatro etapas del Legal Project Management

Generalmente, en la estrategia de gestión de cualquier proyecto legal, existen cuatro etapas principales: admisión, planificación, ejecución y revisión.

Estas etapas se pueden definir de la siguiente manera:

• Admisión – lanzar un nuevo proyecto, definir objetivos y asignar recursos.
• Planificación – Definir los requerimientos del cliente, medir la magnitud del proyecto, desarrollar objetivos, establecer un periodo de tiempo y asignar un presupuesto.
• Ejecución – Monitorizar el proyecto de principio a fin, hacer el seguimiento del uso de recursos tanto físicos como financieros, diseñar un programa y monitorizar el resultado de las tareas.
• Revisión – Evaluar el éxito del proyecto, reconocer las áreas en las que se pueda mejorar e implementar los cambios en proyectos futuros.

Admisión

La etapa de admisión es la primera al empezar un nuevo proyecto.

Normalmente el proyecto se inicia una vez el cliente ha presentado un formulario de petición legal. El formulario de petición legal es un documento que describe el problema a resolver, el resultado que el cliente desea y el tiempo que el proyecto ha de tomar.

Después de leer la petición, el equipo interno puede empezar a analizar los requerimientos del cliente y la evaluación de como lograr sus objetivos.

El documento proporciona la información necesaria para determinar la magnitud del proyecto. Delimitar la magnitud del proyecto por adelantado nos da la ventaja de tener información que usaremos más adelante para formar el resto del plan (incluso de los costes potenciales del proyecto).

En este punto es crucial asignar un abogado interno para gestionar el proyecto asegurando un punto de contacto para el cliente que conozca el progreso del proyecto. El abogado principal asiste en la comunicación y garantiza que el proyecto progresa de acuerdo con las necesidades del cliente.

Planificación

 Una vez se han escrito los puntos básicos del proyecto, es el momento de empezar a planificar los puntos específicos. Este plan define qué hay que hacer y quién va a hacerlo.

Lo primero que necesitas hacer es evaluar los requerimientos del cliente y decidir si el proyecto debe completarse internamente o bien se necesita la asistencia de un abogado externo.

Para tomar una decisión informada puedes usar un Outside Counsel Qualification Checklist que tenga en cuenta si el riesgo, complejidad y recursos que el proyecto requiere hacen necesario la participación de un abogado externo.

Si decides colaborar con abogados externos, deberían recibir una sesión informativa sobre los requerimientos del programa.

Sin embargo, si decides gestionar el proyecto internamente el siguiente paso será construir un plan de propuesta. Cuando presentes un plan, cataloga cada tarea del proyecto, quién la realizará y cuánto se tardará en completarla. Deberías tomar nota también de los costes para completar cada tarea.

Una vez tienes la propuesta, evalúala y considera si existen cambios posibles que permitan completar el proceso de manera más eficiente.

Si el plan está listo para su implementación, todo el personal involucrado relevantemente necesita una declaración de trabajo, incluyendo el plan, magnitud del proyecto y los costes para completarlo.

Ejecución

Después de desarrollar el plan, ha llegado el momento de implementarlo.

La clave para la ejecución exitosa de un plan es asegurarse que no te desvías del plan que has establecido.

Monitoriza el estado de las tareas a lo largo del proyecto para mantenerte en línea con el programa y los requerimientos del cliente.

A lo largo de la ejecución , necesitarás prestar atención a cualquier riesgo que pueda surgir durante el proceso. Dentro del proyecto, factores como el scope creep (crecimiento descontrolado) necesitan estar bajo supervisión constante.

Del mismo modo, existe una diferencia entre los costes previstos y los reales, y tienen que ser señalados y abordados lo antes posible.

Una excelente manera de supervisar un proyecto es programando reuniones mensuales sobre el estado del proyecto para analizar su desarrollo y evaluar si existe algún riesgo que deba abordarse.

Si quieres optar por la ruta digital, puedes usar una herramienta digital de gestión de proyectos (ver más abajo) para colaborar con tu equipo y compartir documentos online. Muchas plataformas de gestión de proyectos tienen vistas en panel que permiten comprobar el progreso de las tareas con un simple vistazo.

Revisión

En cuanto hayas completado el proyecto es el momento de mirar atrás a lo que podrías hacer mejor en el futuro.

Muchos bufetes comenten el error de pasar por alto esta fase a causa de la falta de tiempo o porque empiezan con el proyecto siguiente. Sin embargo, evaluar el proyecto es esencial para hacer mejoras en casos subsiguientes.

Como mínimo el abogado asignado al proyecto debería evaluar los resultados y valorar los éxitos y los fallos. Idealmente, esto debería de hacerse dentro de los primeros 45 días tras completar el proyecto para poder comentar el proyecto mientras todavía lo tienes fresco en la mente.

Las mejores revisiones valorarán maneras de mejorar la gestión para el siguiente proyecto. Por ejemplo, si en el proceso de admisión se falló a la hora de definir objetivos específicos para el proyecto, entonces hay que tenerlo en cuenta en la revisión. Entonces podrás crear un objetivo para mejorar la etapa de admisión y así trazar objetivos más específicos en futuros proyectos.

El papel del Legaltech en la gestión de proyectos

El aumento en el uso del legal project management para la optimización de los procesos legales ha hecho que haya más herramientas de gestión de proyectos a las que los bufetes pueden recurrir que nunca.

Este tipo del legaltech abarca desde herramientas que crean plantillas de proyectos hasta planes y paneles personalizables.

Por ejemplo, Bigle Legal es una plataforma de automatización de documentos legales que permite la creación y gestión de documentos a través de una interface de usuario.

Tener toda esta información en un solo lugar facilita la preparación de todos los documentos necesarios y verificar que el proyecto está en línea con la fecha de entrega. La firma digital también agiliza la firma y envío de documentos al cliente.

Por otro lado, herramientas como Redbooth se centran en enfatizar la colaboración en tareas que se puedan priorizar y tienen capacidades de videoconferencia a bordo.

La incorporación de herramientas digitales permite a los equipos aumentar sus habilidades profesionales y prestar un servicio más atento a sus clientes.

De esta forma, incorporar herramientas digitales en legal project management es una excelente manera de gestionar el funcionamiento de tu equipo jurídico más eficientemente.

Gestión de Proyectos Legales: mejor servicio, mejores resultados

La clara definición de la gestión de proyectos legales es esencial para ofrecer a los clientes una experiencia de primera clase. Planificar los proyectos por avanzado, colaborar con otros abogados y completar todas las tareas de forma proactiva asegurará que entregues proyectos con resultados superiores.

Sin dudas, tomarte el tiempo para catalogar los requerimientos de tus clientes y completarlos sistemáticamente te convertirá en un bufete líder.

En un mercado legal saturado, el legal project management se ha convertido en un diferenciador competitivo para muchos bufetes. La implementación de una estrategia en este campo garantiza que puedas competir con otros bufetes y ofrecer un servicio rentable que haga que fidelice a tus clientes y les haga volver.