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Tradicionalmente los abogados han sido reticentes a adoptar innovaciones y nuevas tecnologías. Ahora, estas innovaciones están siendo dirigidas por el creciente ecosistema de proveedores de tecnología legal (legaltech) que buscan convulsionar y reinventar la industria.
En 2018 la inversión en legaltech ha alcanzado un segundo récord en $ 1 mil millones.
La tecnología ya no es opcional en el mundo legal. Cualquier bufete puede alcanzar resultados increíbles gracias a la adopción de innovaciones y usarlas para impulsar su transformación digital.
Estos son tres tipos de legal tech:
- Tecnología para apoyar la gestión diaria (p.ej. aumentar la facturación y mejorar la eficiencia en la gestión de casos).
- Tecnología para encargarse de temas legales complejos.
- Tecnología para facilitar el trabajo flexible.
¡Vamos a verlas una por una!
Legal tech para apoyar la gestión diaria
El lawtech puede transformar completamente la forma de trabajar diaria de los abogados ahorrando tiempo y dinero, acelerando el tiempo de entrega, aumentando la calidad, mejorando la comunicación con el cliente y aumentando las horas facturables.
Vamos a ver como:
Nueva era del software para gestión de casos
Definitivamente, la tecnología para la gestión de casos legales no es nueva, pero en los últimos años ha habido grandes avances en este campo, incluyendo soluciones basadas en la nube, automatización y flujos de trabajo personalizados.
Al estar basado en la nube, las prácticas ya no requieren experiencia interna de TI para:
● Instalación
● Mantenimiento
● Actualización
● Gestión de la seguridad
Y estas soluciones son extremadamente seguras gracias a que utilizan codificación y pueden accederse desde cualquier lugar.
La raza más reciente en software de gestión de casos legales, de vendedores como Clio, Hoowla y LawWare, unen todos las necesidades de un bufete en una sola plataforma.
Muchas no solo capturan los detalles y el estado más reciente de un caso, sino que también incluyen:
● Registro del tiempo legal
● Gestión de documentos inteligentes
● Gestión de tareas
● Informes de Marketing y Gestión
● Cuadro de mando
● Flujo de trabajo personalizado
Muchos bufetes se están decantando por alejarse de la integración de tecnologías separadas que atienden a necesidades individuales. La integración técnica de este tipo exige experiencia en TI y puede ser poco fiable.
Por el contrario, la gestión de casos moderna une todos estos aspectos en una sola plataforma, de una forma fácil de usar y sencilla de implementar.
Grandes oportunidades para la gestión y el control
Desde un punto de vista de la directiva senior, la gestión de casos posibilita que los socios vean el estado de toda la práctica o de un área de esta de un solo vistazo.
‘Dashboards’ personalizadas pueden crearse para mostrar, por ejemplo:
● Previsión de horas facturables por mes
● Volumen de las tareas pendientes
● Tipo de trabajo emprendido
● Cuentas de impagados
● Productividad
Como tal, los cuadros de mandos (dashboards) permite identificar y buscar remedio a los problemas rápidamente.
Flujos de trabajo personalizados significa que es posible definir una serie de tareas a completar para cada tipo de servicio legal, quien debe completarlas o aprobarlas, el tiempo asignado para cada una, que plantillas utilizar y el mínimo de documentos requerido.
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Uno de los bufetes que adoptó totalmente la tecnología digital desde sus inicios fue RSV Solicitors de Londres. Cuando les preguntamos por qué habían invertido tan fuertemente en lawtech, Dr. Lusine Navasardyan, Director de RSV declaró:
“Cuando visualizamos como nuestro bufete iba a ser, nos encontramos con dos cuestiones que queríamos abordar: hacer servicios legales de alta calidad más disponibles para el público general y asegurar un equilibrio entre vida laboral y personal excelente para nuestros abogados".”
“Así que organizamos el bufete para que fuera totalmente libre de papel. Esto garantiza que no malgastamos fondos en una oficina o espacio de almacenaje que no beneficia de ningún modo a nuestros clientes. Garantiza también que nuestros abogados son flexibles y pueden trabajar des necesitamos de cualquier lugar del mundo.”
Automatización de documentos y gestión de contratos
“En 2013, más de 9 de cada 10 (92%) de trabajadores del conocimiento en los Estados Unidos y el Reino Unido llevaban a cabo la revisión de documentos por correo electrónico.” Knowledge Worker Survey por Harris Interactive.
Sin embardo, en 2019 la gestión digital de documentos y el software de automatización documental, como la solución de Bigle Legal, están muy demandas por los bufetes de abogados.
Las soluciones de automatización de documentos y de contratos permiten crear rápidamente documentos legales indiscutibles y personalizados, contratos o acuerdos de cualquier tipo, simplemente si el usuario contesta una serie de preguntas; el documento se genera automáticamente basado en la información provista y se actualiza con cualquier cambio en la normativa.
Estas soluciones también permiten:
● Gestión de versiones de plantillas de documentos.
● Almacenamiento centralizado de documentos digitales.
● Flujo de trabajo a medida con funcionalidad de aprobación y firmas digitales
● Políticas de archivado y retención que garantizan que no se almacenen elementos más allá de la política de retención de la organización.
● Altos niveles de seguridad, por lo tanto, se mitiga el riesgo de violación de datos.
● Cumplimiento de la GDPR y la protección de datos.
RSV también ha adoptado la automatización de datos con gran éxito; tal y como Lusine nos ha explicado:
“Utilizamos las últimas tecnologías para reducir el trabajo insignificante, se automatizan cada aspecto posible usando tecnología moderna: desde la entrada de información de clientes hasta la creación de algunos documentos legales que se puedan automatizar para ellos, así ahorrando en gastos, mejorando los tiempos de entrega y siendo más flexibles.
Esto, en retorno, significa confianza y apreciación por parte de nuestros clientes, lo que nos permite crecer más rápidamente que cualquier bufete tradicional.”
Lo cual no es seguro y difícil de rastrear en el flujo de correos entrantes.
Reconsiderando la contabilidad/facturación
Al adoptar las tecnologías legales más novedosas en contabilidad y facturación, su bufete puede tomar decisiones realistas que reflejen la situación financiera actual, no de informes financieros obsoletos.
Además, el cumplimiento de requisitos legales en materia de contabilidad e impuestos está asegurada, y se libera tiempo al eliminar las tareas manuales de contabilidad anual y mensual.
Algunas soluciones de facturación incluso pueden conectar los sistemas telefónicos de tu empresa para registrar directamente el tiempo usado en llamadas para un determinado caso o cliente.
Adicionalmente, ya que muchos abogados trabajan a distancia, la gestión del tiempo permite identificar fácilmente el tiempo facturable en dispositivos móviles.
Las mejores herramientas para la contabilidad/facturación en despachos de abogados:
Mejorando la comunicación con los clientes
Tanto los clientes corporativos como los individuales exigen hoy en día mucho más de los bufetes a los que confían sus asuntos.
Mientras que tradicionalmente, todas las comunicaciones con el cliente se hacían en reuniones cara a cara y telefónicamente, los clientes ahora esperan poder conectarse a un portal seguro para visualizar el estado más reciente de su tema legal.
Lo que, es más, muchos esperan que los bufetes puedan proveer los documentos necesarios fácilmente y de forma segura a su abogado, y tener la opción de hablar con su abogado por videoconferencia, en vez de tener que reunirse en persona.
Las soluciones modernas para la gestión de casos ya integran estas herramientas, permitiendo que los clientes reciban actualizaciones automáticamente, puedan ver el estado actual de su caso desde un dispositivo móvil y hacer cualquier pregunta en cualquier momento que les sea conveniente.
Otras tecnologías que están transformando la práctica legal diaria
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También hay nuevas y emergentes tecnologías de las que se espera que aporten beneficios considerables a la manera en que los bufetes de abogados realizan tareas diarias, que incluyen:
● Contratos inteligentes (utilizando tecnología de cadena de bloques - blockchain);
● Firmas digitales (las soluciones de gestión de documentos como Bigle Legal también incorporan firmas electrónicas); tecnología de autoservicio;
● Inteligencia artificial (IA) - por ejemplo, para el análisis rápido de contratos y la investigación legal;
Estas soluciones brindan mayores ganancias en velocidad, seguridad y conveniencia para los clientes, reduciendo los costos para los bufetes.
Puede conocer más sobre la tecnología y los recientes desarrollos en nuestro artículo: tendencias legales que transformarán su negocio. (legal trends that will transform your business.)
Tecnología para tratar temas legales complejos
La tecnología es ciertamente un 'facilitador'; facilita a los bufetes poder asumir más y tener éxito en trabajos complejos del que se podría haber considerado anteriormente.
Bajo esta categoría de tecnología, apreciamos ganancias considerables en las áreas de eDiscovery y análisis de datos.
Reduciendo la complejidad con eDiscovery
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El descubrimiento electrónico, también conocido como eDiscovery (o eDisclosure) está habilitando incluso los temas legales más complejos que pueda asumir un abogado.
Permite la proliferación de información digital a través de una amplia gama de dispositivos, incluyendo:
● Teléfonos móviles
● Ordenadores portátiles
● Tabletas
● Dashcams
● Ordenadores
● USB
● e incluso drones
Esto supone que puede ser muy difícil encontrar evidencia esencial para ganar un caso. Asumir este tipo de casos puede resultar económicamente inviable, ya que puede tomar para un abogado semanas o meses organizar y analizar la información disponible.
eDiscovery está haciendo este proceso increíblemente rápido y preciso, permitiendo que se puedan asumir y ganar casos muy difíciles.
Mejores herramientas de eDiscovery:
Data analytics en el sector legal
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Muchos habrán oído hablar del auge de "big data" y de cómo esto puede transformar la toma de decisiones en los procesos jurídicos.
Las soluciones que permiten pronosticar los veredictos en los procesos judiciales analizan vastas cantidades de datos históricos para determinar las posibilidades de ganar un caso específico. Al observar cada decisión tomada por un juez en particular o por tipo de caso, se puede crear una estrategia, lo que aumentará las posibilidades de éxito.
Mejores herramientas de data analytics para abogados:
Tecnología legal que facilita el trabajo ágil
El trabajo ágil se extiende más allá del modelo de trabajo desde casa, lo que supone que los empleados tengan más autonomía sobre cuándo y dónde trabajan.
De acuerdo con un artículo en el Financial Times, el trabajo ágil está en alza;
“La conclusión natural es que las peticiones de trabajo ágil probablemente aumentarán. Las empresas deberían empezar a trabajar en encontrar soluciones prácticas lo antes posible. Muchas simplemente, incluyendo empresas de primera fila, no están avanzando lo suficientemente rápido.”
Mientras que el trabajo ágil provee beneficios considerables para los trabajadores, supone riesgos y retos que el trabajo desde la oficina mitiga.
Afortunadamente, la lawtech más reciente habilita a tus expertos legales más valiosos tener la flexibilidad que cada vez buscan más, si comprometer la seguridad y la privacidad de tu organización.
Por ejemplo:
● Las soluciones basadas en la nube permiten que se pueda acceder a la información sobre un caso desde cualquier dispositivo con total seguridad (y el archivo del caso no se guarda localmente en el dispositivo).
● Gracias a la automatización de contratos y documentos, ya no existe la necesidad de cargar con papeleo de la oficina para poder trabajar desde cualquier lugar.
● Software de gestión de dispositivos y autentificación multifactorial (es decir, utilizando biométricos) significa que los portátiles, teléfonos móviles y tabletas se pueden asegurar totalmente - convirtiéndoles totalmente inútiles en manos de cualquier otra persona.
Como implementar la tecnología dentro de tu organización
La tecnología tiene el poder de transformar la práctica legal. Sin embargo, a muchos todavía les preocupan los costes, las exigencias en recursos, el riesgo de violación de la ciberseguridad, y la inactividad de la tecnología digital en bufetes.
Aun siendo válida todas estas preocupaciones, hoy en día se pueden superar fácilmente con la tecnología legal más actual.
Cualquier inversión en tecnología legal requiere cuatro ingredientes principales para ser exitosa:
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1. Analizar los materiales educativos y difundir el conocimiento a través de todos los departamentos y empleados de la compañía
Tu habilidad para preparar a toda la compañía para el cambio es esencial para el éxito de la transformación digital.
De hecho, según el 2019 Future Ready Lawyer Survey by Wolters Kluwer, el 70% de los encuestados que razones no económicas, como por ejemplo la falta de habilidades y conocimiento, están frenando su inversión en tecnología legal.
2. Asegurar la participación completa y aceptación por parte de managers y socios
La poca participación de la directiva senior puede perjudicar las posibilidades de éxito de cualquier proyecto incluso antes de que arranque.
Debido a la resistencia natural al cambio dentro de cualquier negocio, la participación y entusiasmo desde arriba, es lo que asegura que los empleados persistan y finalmente hagan que la solución funcione.
3. Encontrar una solución que se corresponda a tus necesidades
Encontrar una solución que refleje los objetivos de tu negocio y las especificidades de tu compañía es crucial.
Te recomendamos que te tomes tu tiempo en este paso. Siéntate para documentar las necesidades y objetivos de tu negocio y busca soluciones que satisfagan tus necesidades a corto y largo plazo.
4. Implementando una nueva solución de forma efectiva y asegurándote de que materializa los beneficios planeados
Una vez hayas decidido qué solución elegir, es importante que busques 'campeones en sistemas' dentro de tu empresa, los cuales jugarán un papel crucial e influyente en la implementación exitosa y en el posterior asentamiento.
La contratación de un gestor de proyecto con experiencia en bufetes de abogados y en soluciones de implementación de TI asegurará que el proyecto se gestione desde las perspectivas de riesgo, costes, personal y tiempo.
¿Preparado para adoptar la tecnología legal?
Legaltech ofrece una gran oportunidad a la industria legal para reinventar y evolucionar, tal y como es aparente en cualquier otro sector, incluyendo los sectores médico y científico.
Mientras algunos aspectos de la tecnología legal están maduros y bien establecidos, todavía queda mucho por llegar.
