Gestión de tu equipo legal: 10 consejos para aumentar la productividad

Gestionar un equipo legal es raramente tarea fácil. Sin embargo, hay una serie de cosas que puedes hacer antes de chasquear, metafóricamente, el látigo. Te damos diez de los de los consejos más innovadores y efectivos para aumentar esa productividad.

Consejo #1: Examina de cerca todas las actividades no facturables

Si algo mata la productividad en cualquier entorno legal profesional, es el tiempo dedicado a actividades no facturables.

Algunas de estas actividades son necesarias para mantener el buen funcionamiento del equipo, pero eso no quiere decir que no puedas implementar patrones y prácticas para reducir las actividades improductivas siempre que sea posible.

Buenos ejemplos de actividades no facturables que pueden desmerecer la habilidad de tu equipo para trabajar activamente en temas de clientes incluyen embrollarse en papeleo o correspondencia electrónica.

En estos casos, es útil revisar tus estrategias de gestión de documentos o correo electrónico para asegurarte de que no estás pasando por alto mejores opciones.

Otros asuntos como agendar y planificar también pueden ocasionar trabas en la productividad, todo lo cual puede superarse aplicando soluciones tecnológicas que aumentan la facilidad de acceso a estos datos organizativos.

Consejo #2: No ignores el factor humano

Cuando se trata de levantar la productividad, tu primer instinto puede muy bien ser el de examinar las horas facturadas para asegurarte de que estás maximizando la efectividad de tu equipo.

Mientras que asegurarse de que las horas facturables se invierten de forma productiva y se registran con exactitud es ciertamente importante, existen otros factores en juego que hay que abordar.

Un ejemplo de esto es asegurarse de que la moral del equipo está alta. Es difícil cuantificar lo que conocemos como datos “blandos”, pero en general se considera cierto que los profesionales legales, como cualquier empleado, trabajan con más dedicación y son más productivos cuando se sienten conectados con la empresa y sus compañeros.

De hecho, algunos estudios muestran que esto da como resultado un aumento de la productividad de entre el 20 y el 25 por ciento.

Consejo #3: Reafirma los resultados positivos de logros relevantes

Como consecuencia natural (corolario) a la importancia del factor humano, es crucial cultivar y preservar el capital humano que tienes en tu equipo legal.

Esto supone identificar aquellos involucrados en la consecución de un logro notable y aportar apoyo positivo para construir el tipo de relaciones con profesionales legales que conlleva sentimientos de lealtad y respeto mutuo.

Un representante o asistente legal que sabe que sus contribuciones positivas son valoradas - y que dichas contribuciones serán premiadas - invierte naturalmente más tiempo y energía en su trabajo.

Se puede obtener un alto retorno en la inversión (ROI) al construir estas relaciones con miembros de la plantilla, ya que su motivación será alta para esforzarse en conseguir el tipo de productividad personal que, como una marea, alzará a todo el departamento.

Consejo #4: Céntrate en las tecnologías, viejas y nuevas, adecuadas

Esto a menudo requiere experimentación, y muchas veces en la forma de herramientas de base tecnológica como las aplicaciones de gestión de proyectos (legal project management) que pueden conducir a ese aumento de la productividad.

Estamos de acuerdo, experimentar con nuevas herramientas puede llevar, y a menudo lo hace, a mejoras en la productividad.

Pero no todas las nuevas plataformas, herramientas, o software serán la bala de plata para tu equipo legal. Necesitas equilibrar los resultados finales con el coste de estas tecnologías.

Por ejemplo, por cada sistema de almacenamiento que pueda ahorrar en costes existen soluciones que simplemente no funcionarán para tu equipo legal.

Consejo #5: Respaldar soluciones de trabajo a través del dispositivo móvil

Al mismo tiempo, en algunos casos la nueva tecnología emergente ha revolucionado completamente la productividad para los profesionales legales.

Las soluciones modernas de trabajo usando el teléfono móvil son un excelente ejemplo de ello. Motivados por el repunte en conectividad que los dispositivos móviles, como los smartphones, han provisto durante la última década, el trabajo desde el móvil se ha convertido en algo cada día más accesible. Esto es también altamente valorado como fuente de productividad cuando los miembros de tu equipo legal estén fuera de la oficina.

La conectividad móvil entre los abogados que estén fuera de la oficina y aquellos sentados a su mesa supone que no haya que volver a la oficina para actualizar el papeleo.

Las herramientas de automatización de documentos, como Bigle Legal, permiten subir documentos a la nube mientras los empleados están trabajando fuera de la oficina. Esto puede hacer que todo el departamento sea más ágil y respondan con mayor rapidez, reduciendo los períodos de inactividad de forma significativa.

Consejo # 6: Invierte en resultados de productividad a largo plazo

Un antiguo proverbio dice que cuando tu única herramienta es un martillo, todos tus problemas parecen clavos.

Es importante evitar caer en la mentalidad de la “talla única” para resolver problemas de productividad en tu equipo legal. Una de las peores trampas a sortear es la adopción de soluciones a corto plazo sin considerar primero que esas soluciones tendrán que ser actualizadas o reemplazadas una vez la crisis inmediata se haya superado.

No se puede negar que las soluciones temporales para salvar escollos de productividad sean, por supuesto, valiosas. Sin embargo, estos recursos temporales no están destinados a ser soluciones a largo plazo; su finalidad es ayudarte a ganar tiempo mientras encuentras métodos más permanentes.

Incluso en ocasiones en las que los costes operacionales sean un factor, recuerda que una solución a largo plazo con una inversión inicial elevada puede resultar siendo mucho más económica al seguir funcionando durante años.

Consejo #7: Utiliza enfoques sistemáticos para monitorizar la productividad como cualquier otro gasto

Para entender la eficacia de soluciones a corto o largo plazo es necesario ser capaz de monitorizar tus progresos. Para ello es necesario un enfoque sistemático, ya que te ayudará a identificar qué elementos funcionan y cuáles no.

El uso de métricas para hacer un seguimiento de la productividad a la par que de los gastos puede resultar útil, especialmente cuando algunos datos tomados fuera de contexto pueden ser poco reveladores.

Datos del registro de horas, por ejemplo, pueden revelar algunos patrones que de otra manera pasarían desapercibidos, pero por si solos pueden tener un efecto negativo en la motivación.

De la misma manera que los gastos, la productividad ha de ser monitorizada en tiempo real. No esperes a final de año para revisar el rendimiento, ya que esto te priva de poder hacer cambios y después recabar información sobre la mejora, o no, en los procesos.

Toma un ejemplo del departamento de contabilidad o finanzas de cómo registrar y evaluar datos de productividad, esto a menudo conducirá a recomendaciones sobre opciones tecnológicas que pueden adaptarse a tus requerimientos.

Consejo# 8: Establece procesos de gestión y comunicación claros

Capitanear con mano dura no es fácil. Mantener la organización a la vez que establecer procedimientos claros para la fluidez en comunicación es esencial para la gestión de equipos legales.

No necesitas en absoluto instaurar la precisión militar de una línea de mando, pero puedes muy bien gestionar información, comunicación, y compromisos de forma eficiente - y todos esto hace que el departamento legal al completo sea más productivo.

Definir claramente las tareas dentro de los límites del departamento legal puede ayudar a evitar malgastar tiempo y dinero en tareas innecesarias.

Tareas administrativas como asegurar que las obligaciones están asignadas a pasantes o a asistentes en vez de a abogados, cuando sea procedente, optimiza la productividad; también lo hace el aprovechamiento de profesionales de soporte tales como directores de operaciones legales para dirigir en materia de procedimientos y organización.

Este tipo de compartimentación y organización ofrece mayor eficiencia operacional a la vez que libera al personal letrado para ejecutar tareas más sustanciales.

Consejo # 9: Gestiona las expectativas entre abogado y cliente

A menudo los equipos legales se embrollan en minucias, pero es fundamental no olvidar que los abogados y otros profesionales legales están, casi por definición, representando los intereses de sus clientes.

Ya sean clientes externos o internos, es vital gestionar sus expectaciones sobre lo que su representante legal hará por ellos y lo que ellos pueden - y deben - hacer por ellos mismos.

Cuestiones de priorización, expectativas sobre el nivel de servicio y comunicación, plazos, y otros asuntos son cruciales.

Mientras los profesionales legales están dedicados a las necesidades de sus clientes, asumir las tareas que pueden acarrear los clientes sin necesitar la participación de un abogado reduce el nivel del servicio en general y repercute negativamente en la productividad.

Los clientes que conocen qué tareas que pueden confiar al equipo legal y qué tareas tienen el poder de hacer ellos mismos, reciben, objetivamente, mejor representación legal a largo plazo.

Consejo #10: Gestiona las cargas de trabajo con vistas a evitar la multitarea

Prácticamente todos los departamentos legales tienden a tener varios frentes abiertos. Proporcionar soluciones para múltiples retos es simplemente rutina; se espera de cualquier buen equipo legal que maneje múltiples asuntos al mismo tiempo y que lo haga de manera efectiva.

Este objetivo se puede alcanzar rápidamente, pero requiere una estrategia de gestión basada en compartir la carga de trabajo entre equipos y que rehúya de la multitarea dentro de dichos equipos.

La verdad es que la una vez celebrada habilidad de un trabajador para realizar múltiples tareas a la vez ha sido expuesta por el fraude que es.

Las investigaciones muestran que la multitarea puede dar lugar a caídas de productividad de hasta un 40 por ciento, por lo que debes asegurarte de que diferentes profesionales legales, ya sea individualmente o en equipos, se centren en objetivos específicos e individualizados para obtener los mejores resultados.

¿Y tú qué piensas?

En tu opinión, ¿cuáles son otras técnicas y estrategias que podrían ayudar a aumentar la productividad de los equipos legales?