Automatización de documentos: descubre tu nueva mejor aliada

Tu negocio está creciendo. Has dejado atrás los primeros obstáculos: has encontrado financiación, tus propios proveedores, has conseguido una buena cartera de clientes… Después de mucho sacrificio, tu empresa empieza a emprender el vuelo. 

Sin embargo, tropiezas con una piedra que no figuraba en tus planes. Tu actividad ha aumentado y, con ella, el flujo de documentos ha crecido exponencialmente: trámites laborales, contratos, seguimiento de correos, etc. Te falta tiempo y espacio para gestionar y almacenar toda esta información.

Por suerte, sabes que existe una buena solución para solventarlo. Se llama automatización de documentos, y puede convertirse en tu mejor aliado.

¿Cómo puede ayudarte la automatización de documentos?

Te explico por qué: además de liberarte de todo este papeleo y tareas monótonas como trámites documentales, redacción o revisión de contratos –lo cual puede suponer una gran suma de tiempo y esfuerzo–, este software puede ayudarte a gestionar de manera más eficiente toda esta información y sacarle el máximo provecho.

"Una empresa puede llegar a completar los contratos un 91% más rápido y ahorrar hasta 307.200€, segun nuestros estudios."

Pero si aún albergas dudas de que la automatización de documentos pueda sumar productividad, ahorro y beneficios a tu negocio, vamos a profundizar en sus ventajas.

Las claves de la automatización de documentos:

Evita errores

Un pequeño error de redacción en la documentación te puede salir muy caro, por lo que es importante evitarlos a toda costa. Por poner un ejemplo, un error en la redacción de un contrato ha costado a una importante firma de abogados de Londres casi 2 millones de libras, ya que tuvo que indemnizar a una de las empresas implicadas por las pérdidas capitales que le ocasionaron dicho fallo. Increíble, pero cierto.

En este sentido, la automatización de documentos añade un plus de seguridad a estas delicadas operaciones. Gracias a la validación automática de datos y a los formularios de campos parametrizados, compañías de una gran variedad de industrias pueden manejar estos procesos minimizando los posibles errores, sobretodo las que producen contratos a diario como en el caso de los profesionales del campo de la abogacía, los notarios o las inmobiliarias.

Firmas digitales

Una de las partes de la automatización es la firma digital. Es una herramienta tecnológica que cumple con las normativas europeas y americanas, bajo la regulación de eIDAS en Europa y la Ley Uniforme de Transacción Electrónica (U.E.T.A.) y la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Mundial y Nacional (ESIGN) en los E.E.U.U. Esta aplicación informática puede beneficiarte tanto a ti, como a tus clientes y trabajadores.

Por un lado, permite comprobar de dónde provienen los documentos. Así pues, da la seguridad al receptor de que el mensaje procede del auténtico remitente y que no ha sido alterado durante la transacción. Incluso se puede llegar a saber dónde y cuándo los documentos fueros firmados, ya que pueden ser rastreados online.

Por otro lado, la firma digital evita tener que imprimir y escanear documentos, lo cual facilitaría la vida de tus clientes y empleados. Según nuestras investigaciones, las firmas digitales hacen que las empresas completen los contratos un 91% más rápido y aceleran los trámites burocráticos con nuestros clientes -lo que significa que hay menos posibilidades de perder a un cliente desde el principio.

Almacena y comparte en la nube

Tener una montaña de documentos encima de tu mesa no puede hacer más que estorbar en tu trabajo diario, donde encontrar una información específica puede ser como buscar una aguja en un pajar. El principal beneficio de la digitalización es el acceso instantáneo (online u offline) a cualquier documento en pocos instantes, desde cualquier dispositivo y lugar del mundo, sin el riesgo de que las informaciones sensibles se pierdan o dañen.

Asimismo, la ventaja de subir tus archivos en la nube es que puedes compartirlos fácilmente con los miembros de tu equipo y darles la opción de editarlos de forma simultánea – dos o más personas pueden revisar y modificar un archivo a la vez. Delega tareas a tus empleados y haz que tu empresa trabaje de forma coordinada y eficiente. Como bien sabes, la clave del éxito es el trabajo en equipo.

Analiza tus documentos en tiempo real

Si la circulación de tanta información online te preocupa, debes saber que el panel de explotación estadística te mantendrá informado con exactitud y en tiempo real del estado de tus documentos. Además, también te ayudará a tener bajo control si algún contrato está a punto de expirar para que tengas tiempo de reacción y no se te pase ningún plazo.

Una buena organización y comunicación interna reflejan más profesionalidad y mejores resultados. Recuerda: la reputación es uno de tus activos más preciados, ya que atraerá y conservará a tus clientes.

Actualiza y traduce fácilmente 

Que tu negocio se expanda es sinónimo de que estás haciendo las cosas bien y que tus servicios no entienden de fronteras. Sin embargo, debes tener en cuenta que esto también supone nuevos retos como, por ejemplo, adaptar tus contratos y documentos a diferentes idiomas. Contratar a un traductor profesional es una buena opción, pero, ¿y si pudieras adaptar cada documento a otro idioma con un solo ‘click’?

Con el sistema de plantillas de documentos bastará con seleccionar el idioma deseado. También podrás crear formularios intuitivos, personalizar contratos –y compartirlos rápidamente con tu equipo– y editar las plantillas maestras cuando haya cambios legislativos. Esto te ahorrará tiempo y te permitirá dedicarlo a continuar expandiendo tus relaciones comerciales y en afianzar todavía más tu negocio.