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Las empresas manejan una cantidad muy elevada de documentos en la actualidad. Sea cual sea el sector de actividad de estas, sus departamentos legales, de recursos humanos, ventas y, en general, casi todas las áreas, gestionan un gran número de contratos, plantillas e informes de todo tipo. La automatización documental es una solución que permite hacer frente a esa vorágine de papeles que ocupa carpetas y carpetas; es una solución tecnológica que además ayuda a las empresas a dar el salto a la digitalización y les brinda una gran flexibilidad.
La automatización de documentos es una herramienta que contribuye a transformar las tareas diarias, los roles y los manuales de operación empresariales, gracias a una estructura centralizada y automatizada. En un presente frenético, en el que faltan horas en el reloj para sacar adelante el trabajo, la automatización documental es la clave para no quedar enterrados en modelos, aprobaciones e infinitas versiones de documentos que se gestionan día a día.
Pero, más allá del ahorro de tiempo y dinero que supone la adopción de una solución tecnológica de automatización de documentos, contar con software de este tipo presenta otro tipo de beneficios muy destacables para cualquier empresa, sea cual sea su tamaño o sector de actividad.
Una única versión definitiva
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Es muy común que se almacenen multitud de versiones de un mismo documento, que solo se diferencian por una coma o un párrafo. En ocasiones no se sabe quién ha gestionado la última copia, cuál es la versión final ni quién tiene acceso a determinados documentos. Su automatización permite tal trazabilidad que hace que no tengas que preocuparte por el tratamiento de datos personales o la confidencialidad de los documentos. Podrás conceder acceso a quien sea necesario, controlar quién modifica cada documento y revisarlo en tiempo real o, simplemente, mantener el orden que tanto echas de menos.
Rapidez y flexibilidad para tus departamentos
El software de automatización de documentos funciona con plantillas dinámicas que permiten modificaciones continuas en favor de las necesidades del usuario. Esto aporta una gran capacidad de adaptación y los documentos elaborados cuentan con una gran flexibilidad. Como resultado, el equipo podrá amoldarse más fácilmente a las necesidades del cliente, frente a cambios en la legislación o respecto a los deseos de la compañía.
La digitalización, una realidad más que una necesidad
La tendencia hacia la digitalización empresarial es una realidad. El director de IDC Research España, Jorge Gil, asegura que “el 90% de las organizaciones en España reconocen que tener una estrategia digital en la actualidad es una necesidad”. Esta creciente adopción tecnológica por parte de las empresas hace que la competencia sea cada vez mayor.
Contar con una solución tecnológica de automatización de documentos aporta valor, ayuda a diferenciarse frente a la competencia y llama la atención del cliente: puede permitirle ganar en agilidad de procesos y organización. Una solución de este tipo te ayudará a ganar nuevos clientes y a fortalecer la confianza de los ya existentes.
Empieza el 2022 digitalizando la generación de tus documentos y ayuda a tu equipo a dar el salto. Ponemos a tu disposición una sesión con uno de nuestros Senior Consultant en Legal Operations, que te orientará gratuitamente por dónde empezar.
