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El CLM o Contract Lifecycle Management es la llave para la gestión eficiente de los contratos en todo tipo de sectores, una herramienta que va desde la creación de documentos legales hasta la firma electrónica de estos
Una solución de Contract Lifecycle Management (CLM) aporta grandes beneficios a las compañías en lo que respecta a todo el trabajo que envuelve a los contratos. El CLM es una herramienta que facilita, economiza y asegura la gestión de los documentos legales de organizaciones de cualquier sector y debe tener ciertas funcionalidades específicas para que las empresas puedan sacar el máximo provecho de esta tecnología.
Cualquier profesional que trabaja con documentos legales en su día a día es consciente de lo tediosos que son todos los procesos que envuelven el ciclo de vida de los contratos. Si se analiza, la forma tradicional de gestionarlos es lenta e imprecisa. Los documentos legales afectan a prácticamente todas las áreas de las empresas, por lo que contar con una solución de CLM que agilice estos procesos se reflejará en el bienestar general de todas ellas.
La tecnología de CLM es una de las innovaciones más disruptivas de la década. Se dirige de forma directa a una herramienta cotidiana como los contratos para que crearlos y gestionarlos sea un proceso sencillo, efectivo y sin errores. Conoce las funciones clave que debe incluir un CLM entre sus servicios y cómo cada una de ellas se adapta a las necesidades de tu negocio.
Funciones clave que debe incluir un buen CLM
Centralización del conocimiento
Multitud de documentos legales quedan ilocalizables en carpetas remotas de unidades locales en el escritorio de cada trabajador, otros se extravían o hasta llegan a perderse. Un CLM adecuado centraliza los contratos de manera efectiva: gracias a su plataforma en la nube permite disponer de todos los contratos al instante, actualizados y cumpliendo con toda la normativa interna de la compañía, así como con la legislación vigente.
Por contra, sin un CLM, los contratos extraviados o desactualizados pueden convertirse en un quebradero de cabeza para las compañías. Los procesos se vuelven ineficientes y las ventas y negociaciones se interrumpen, por no hablar de los problemas legales de diverso tipo que pueden traer para las empresas. El Contract Lifecycle Management sirve para mitigar e incluso evitar las diversas contingencias legales que acarrea la gestión incorrecta de los contratos.
Asegurar el proceso contractual
La gran mayoría de los contratos contienen información sensible y privada como datos personales, de compañías o información confidencial. Contar con unos estándares de seguridad elevados es la clave para que un CLM sea completo, debe asegurar la confidencialidad de la información y contar con protocolos de seguridad avanzados.
Es necesario que el CLM cuente con una asignación de perfiles configurable y adaptable a las necesidades del cliente, con el fin de que los usuarios del software, según cuál sea su rol en el equipo, tenga unos permisos u otros dentro del proceso contractual. Visualizar, comentar, editar… Cada trabajador tendrá unas funciones específicas.
Organización de contratos
El almacenamiento de contratos de un CLM, además de ser centralizado y seguro, debe realizarse en la nube. Esto ayuda a mantener conectadas a distintas personas, equipos e incluso sedes de la misma compañía, al tiempo que hace sencillo el teletrabajo o la coordinación con terceros.
Además, la localización de los contratos en una única plataforma en la nube los hace más seguros y accesibles para la compañía. Un CLM debe contener una base de datos en la nube actualizada, con un historial de versiones y un repositorio de cláusulas con la información al día. La organización por vistas es otra funcionalidad destacable: permite visualizar los contratos en base a los filtros deseados (por ejemplo, pendientes de revisión, enviados para firma, firmados…), para gestionarlos y organizarlos por prioridades al gusto del usuario.
Seguimiento y alertas
Las mencionadas vistas del CLM sirven para realizar un seguimiento efectivo de los contratos, enviar notificaciones a los equipos con los siguientes pasos a realizar o establecer recordatorios y alertas para que no se olvide ningún paso. Todo el equipo puede ser informado al instante durante el proceso sobre las últimas actualizaciones, comentarios, y firmas de las partes, para agilizar un proceso que es tedioso de la forma tradicional.
Automatización documental
No nos olvidamos de otro punto principal del proceso contractual: ¿qué hay de la creación de contratos? Gracias a la automatización documental, cualquier usuario, interno o externo a la compañía, puede crear un contrato a medida y sin errores sin necesidad de tener conocimientos legales. Respondiendo a unas preguntas concretas, como si de un formulario se tratara, el contrato queda listo para su revisión en menos de cinco minutos.
Firma electrónica
¿Y la firma electrónica? Un CLM que cubra el proceso contractual de principio a fin debe incluir entre sus funcionalidades una firma electrónica avanzada que sea segura y vinculante. Firmar a través de dispositivos electrónicos ya es más seguro que hacerlo en papel y no será necesario que contrates otro proveedor si cuentas con un CLM completo y actualizado con las últimas tendencias en legal tech.
Ábrete a un mundo de facilidades gracias al CLM
Esto es solo el principio. El CLM aglutina distintas soluciones en una sola y confiere a los departamentos una agilidad y capacidad de colaboración que les permite centrarse en sus tareas y olvidarse de papeleo interminable.
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