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La firma electrónica es una de las tecnologías más útiles para que las organizaciones se adhieran a la filosofía ASG mientras optimizan procesos de todo tipo
Los contratos han sido tradicionalmente considerados como piezas de papel de un valor muy elevado para sus propietarios por todo lo que conllevan. En la actualidad, la firma electrónica permite que el valor de los contratos se mantenga pero que estos den su siguiente paso evolutivo. La firma electrónica ayuda a compañías de todo tipo de sectores a acelerar la contratación de personal y servicios, al mismo tiempo que convierte las oficinas en espacios libres de papel, conforme a los criterios Ambientales, Sociales y de buen Gobierno (ASG).
El cincel sobre la piedra, la pluma sobre el papel, la máquina de escribir, la impresora y, por fin, la firma electrónica. El proceso de sellado de documentos ha evolucionado mucho a lo largo de la historia, pero es en la actualidad cuando el último salto evolutivo ha revolucionado la manera de trabajar de millones de profesionales, eliminando el soporte físico de la firma.
La firma electrónica es un mecanismo de criptografía que tiene el mismo peso que una firma manuscrita y se utiliza para indicar el conocimiento y la aceptación de un documento. La firma electrónica está vinculada a un registro de auditoría que sirve para validar la identidad del firmante a los receptores del contrato. Esto, a diferencia de la firma a mano, la hace mucho más complicada de falsificar.
Las organizaciones encuentran en la firma electrónica un mecanismo para, además, comenzar a integrar en sus ideas la filosofía ASG. Con mucho trabajo por hacer a nivel de sostenibilidad empresarial, estos criterios valoran el impacto de las compañías sobre el medio ambiente desde el punto de vista del consumo de energía, vertido de desechos o consumo de materias primas.
Veamos cuáles son las ventajas que aporta la firma electrónica y cómo puede contribuir a reducir el uso del papel y el consumo de materiales en la vida personal y laboral.
Di no a la impresora
Si no hay firma manuscrita, no hay papel. Al realizarse a través de un dispositivo electrónico, no solo se reduce sino que se elimina la necesidad de imprimir documentos a diestro y siniestro como se hacía en despachos, oficinas y departamentos de cualquier industria. Hay que contar, además, con que se eliminan todos los procesos previos a la impresión definitiva del documento, como el escaneado y las correcciones sobre papel ya impreso.
Olvídate de desplazarte
La firma tradicional en papel exige que las personas firmantes estén presentes en una misma sala. Puede no ser un problema si son dos personas del mismo despacho pero, ¿y si fueran de distinto departamento, empresa o incluso de países diferentes? La firma electrónica supone que cualquier persona con conexión a internet pueda recibir, examinar y firmar un documento legal en cuestión de minutos y desde cualquier parte del mundo.
Al mismo tiempo, reduce las emisiones de CO2 y evita que se utilicen recursos para realizar un encuentro que podría eliminarse, con el fin de alinearse por el compromiso responsable con una filosofía ASG.
Firma electrónica: da la bienvenida a la seguridad
La firma electrónica se envía a las partes implicadas por medio de un enlace seguro, junto al documento a sellar. Tras mostrar su conformidad y depositar la firma, con el dedo o utilizando el puntero del ratón, las partes reciben una copia del documento y todos los datos relativos a la firma quedan almacenados de forma segura. La trazabilidad de estos es muy sencilla gracias a múltiples datos biométricos del firmante que quedan grabados, como la fuerza y la velocidad del trazo, además de la fecha, hora y ubicación.
Acelera procesos en tu compañía
Todos los factores anteriores desembocan en una última ventaja clave: los procesos de las organizaciones se aceleran enormemente y se vuelven más eficientes. Esta tecnología facilita trámites en firmas importantes que relativas a adquisiciones, ventas o pasos relevantes para las compañías, ya que evita desplazamientos innecesarios y posibilita agilizar el proceso en gran parte.
Hay que tener en cuenta que podría maximizarse esta mejora, ya que la firma electrónica es solo una de las funcionalidades que ofrece el Contract Lifecycle Management (CLM), un tipo de solución que permite mejorar todas las fases del proceso contractual, haciéndolas más efectivas, seguras y ágiles.
Un 87% de los innovadores apuesta por la firma electrónica
Sectores muy diversos pueden beneficiarse de una solución como la firma electrónica y ahorrarse un gasto elevado en todos los materiales relacionados con el proceso de firma manuscrita. No es casualidad que, según el Corporate Legal Operations Consortium (CLOC), un 87% de los profesionales legales que incorporan tecnología legal apuestan por la firma electrónica. Incluso aquellas áreas y sectores más tradicionales respecto a la firma, como el sistema de Justicia, están dando pasos adelante para digitalizarse e implementarla.
La inmobiliaria Premier España consiguió digitalizar sus procesos relacionados con los contratos gracias al CLM de Bigle Legal, creando sus contratos un 50% más rápido que a través del proceso tradicional y eliminando la necesidad del papel, gracias a la firma electrónica. Conoce todo el proceso en nuestro caso de éxito.
Todo ello desembocará en un sistema de trabajo que evite el papel, un material que se vuelve innecesario en procesos rutinarios de las empresas. Así, se agregará al ADN de cada compañía una filosofía que disminuya el consumo del papel, potenciada por los ASG, con el fin de crear un entorno empresarial responsable con el medio ambiente.
