Firma electrónica o digital, ¿cuál es la mejor opción para tu empresa?

Estas pensando en mejorar la experiencia de los clientes de tu despacho? Se puede alcanzarlo ofreciendoles las firmas electrónicas y las firmas digitales!

Aunque muchas veces utilizamos ambos términos como sinónimos, son dos realidades completamente distintas.

¿Sabes cuál es la mejor para tu empresa, y cual es la diferencia entre estos dos conceptos? Te lo explicamos en este artículo.

¿Qué es una firma electrónica?

En primer lugar, una firma electrónica es un concepto legal. Tiene el mismo peso que una firma hecha a mano y se utiliza para indicar el conocimiento y la aceptación de un documento. A diferencia de las manuscritas, son mucho más difíciles de falsificar, ya que están vinculadas a un registro de auditoria el cual valida la identidad del firmante a los receptores del documento.

Para una definición más oficial, podemos echar un vistazo a la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Mundial y Nacional (Ley de firma electrónica), que se firmó en Estados Unidos en el año 2000, donde se define una firma electrónica como "un sonido electrónico, símbolo, o proceso, adjunto o asociado lógicamente con un contrato u otro registro y ejecutado o adoptado por una persona con la intención de firmar el registro".

Así pues, no importa tanto el formato de la firma mientras que esté vinculada al firmante de manera única.

¿Qué es una firma digital?

Es verdad que todas las firmas digitales son electrónicas, pero no todas las electrónicas son digitales.

La firma digital va un paso más allá e incluye la tecnología de encriptación detrás de las herramientas de firma electrónica, que sirve para que terceras personas puedan reconocer la identidad del firmante y asegurarse de que su contenido no ha sido alterado.

En este sentido, aprovechan lo que se llama Infraestructura de clave pública (PKI), que utiliza un algoritmo para generar dos claves diferentes: una pública y una privada.

Cuando la persona firma el documento, se crea una huella digital única llamada ‘hash’. Éste es encriptado usando la llave privada del firmante. Cuando el destinatario abre el archivo, el programa automáticamente usa la llave pública para desencriptar la firma.

Si todo coincide, podemos confiar al 100% que el mensaje no ha sufrido modificaciones. De lo contrario, si el programa no puede descifrar el ‘hash’, significa que ha sido alterado o firmado por otra persona.

¿Cuáles son los beneficios de las firmas electrónicas y digitales?

Si alguna vez has usado una firma electrónica o digital, has podido comprobar que son mucho más prácticas que las escritas a mano a la antigua.

Pero no solo por comodidad. También aportan un plus a las empresas: les ayudan a ofrecer un mejor servicio al cliente, a aumentar su eficiencia y a ahorrar en costos de negocios, entre otras cosas. Echamos un vistazo más de cerca a los beneficios comerciales:

Puedes ahorrar dinero

Lo primero que nos viene a la cabeza es que las firmas digitales y electrónicas nos pueden ahorrar papel, tinta, sobres, sellos postales… Pero lo más importante es que nos pueden liberar de tareas monótonas y poco productivas.

Piensa en el tiempo que tarda cada miembro del equipo en una organización para archivar documentos correctamente, imprimir, escanear y esperar a que un contrato se devuelva firmado.

Descubrieron que las empresas que utilizan firmas electrónicas gastan un 55% menos que si enviaran 200 facturas por correo ordinario y un 79 % menos que las empresas que las envían por correo certificado.

Sin lugar a dudas, invertir en un sistema de firma electrónica o digital es el primer paso para trabajar de forma más eficiente. ¡Pero aún existen más motivos!

Puedes servir mejor a tus clientes

Tener que imprimir, firmar, escanear y cargar documentos puede suponer semanas de trabajo y espera, especialmente cuando una empresa se ocupa de cientos de contratos al mes, como las legales o del sector inmobiliario.

Aprovechar las firmas electrónicas o digitales no solo ahorra tiempo y estrés a los empleados, sino que también facilita las cosas a los clientes. En lugar de tener que dedicar tiempo firmando a mano para volver a escanear y enviar el mismo archivo, las firmas electrónicas y digitales pueden resolver esta tarea fácilmente y con menos coste.

Además, es una pequeña manera de demostrar a los clientes que su tiempo es importante.

Puedes acelerar los contratos de cierre

Las firmas electrónicas y digitales agilizan el proceso de firma de contratos. Esto puede ser una gran ventaja cuando se trata de cerrar negocios, para los cuales el tiempo siempre es esencial.

De hecho, encontramos que las empresas que utilizan nuestra propia herramienta de firma digital Bigle Legal completan los contratos un 91% más rápido que los que no lo hacen.

 

Esto les da a los clientes potenciales menos tiempo para explorar lo que ofrece la competencia y demuestra desde el principio que una organización sabe cómo cumplir con los requisitos rápidamente.

Puede facilitar negocios transfronterizos

Por último, debes considerar las firmas electrónicas y digitales como un importante aliado a la hora de hacer negocios transfronterizos. Si el esfuerzo y la espera para firmar contratos a nivel nacional a veces puede ser largo y pesado, ¡imagínate en qué se puede convertir a nivel internacional!

Las firmas electrónicas y digitales permiten a las personas, organizaciones y entidades públicas completar transacciones en un solo clic, sin importar dónde se encuentren.

De hecho, la UE llama a su Reglamento eDIAS – el cual incluye el uso de firmas electrónicas – uno de los componentes básicos del  Mercado Único Digital, una estrategia diseñada para abrir oportunidades digitales para empresas y personas en toda Europa.

¿Cuál es la mejor opción para tu empresa?

Las firmas electrónicas y digitales brindan a las organizaciones una forma más segura de firmar documentos legales, lo que ayuda a reducir las posibilidades de falsificación y fraude.

Pero mientras que las firmas electrónicas permiten a las organizaciones aprovechar los registros de auditoría para realizar un seguimiento de quién firmó el documento y cuándo – además de otra información – las firmas digitales ofrecen aún más seguridad.

En resumen, las firmas electrónicas son una gran idea para las organizaciones que firman documentos diarios, mientras que las firmas digitales son la mejor opción para los bufetes de abogados y otras empresas o entidades que firman contratos legales que contienen información confidencial.

Transforma tu negocio gracias a la firma electrónica avanzada.

¿Qué debes buscar en una solución de firma digital?

Es importante encontrar una que cumpla con las normas de firma digital internacional de EE. UU., Europa y otras, sobretodo si se trabaja con una base de clientes internacionales.

Además de esto, debes encontrar una solución con un excelente diseñado para que sea fácil de usar o, alternativamente, uno que se integre simplemente con una automatización de documentos u otra plataforma comercial.

Las herramientas como como la nuestra en Bigle Legal tienen las firmas digitales ya integradas en el producto..

Al fin y al cabo

Como has podido ver en este artículo, existe una gran diferencia entre las firmas electrónicas y las firmas digitales. La opción que elijas dependerá de la industria en la que trabajes y el grado de seguridad que necesites en tus documentos y contratos.

Pero si aún tienes dudas de cuál es el sistema más adecuado para ti, te invitamos a contactar con nosotros para que podamos asesorarte de forma más personalizada.