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El proceso de gestión de contratos puede ser complejo y tedioso. Las conocidas como legal operations, que incluyen todo el proceso que envuelve a los contratos, son fundamentales para las empresas: son el engranaje que garantiza el cumplimiento de sus acuerdos y hace que estas avancen hacia sus objetivos. Sin embargo, a menudo se produce una fuga de valor en los contratos que puede generar importantes pérdidas económicas para las empresas. Quédate en este artículo para conocer cuáles son las causas de esa fuga y cómo puedes evitar que tu compañía la sufra gracias a la tecnología de CLM. ¡Empezamos!
En este blog post encontrarás:
- ¿Qué es la fuga de valor de los contratos?
- Causas de la fuga de valor en los contratos
- Puntos débiles de la gestión que dan lugar a la fuga de valor
- Evita la fuga de valor de la mano de la tecnología de CLM
¿Qué es la fuga de valor de los contratos?
La fuga de valor de los contratos se refiere a la pérdida de beneficios o el incumplimiento de las condiciones establecidas en un contrato debido a una gestión ineficiente o inadecuada. Esta fuga de valor puede ser el resultado de diferentes causas, que van desde la falta de visibilidad sobre los términos del contrato hasta la ineficiencia o la falta de control en los procesos relacionados con su cumplimiento.
Se estima que entre un 5% y un 40% del valor de los contratos se pierde debido a unas operaciones ineficientes
Causas de la fuga de valor en los contratos
Las causas más comunes de la fuga de valor en los contratos incluyen:
- Falta de visibilidad: cuando los contratos se gestionan en diferentes formatos o en diferentes sistemas, es difícil obtener una visión completa de los términos y condiciones acordados. Esto puede llevar a la pérdida de información importante, como fechas límite, términos de pago y otros compromisos. Esta falta de visibilidad también dificulta la identificación de problemas en la gestión de contratos, lo que resulta en una pérdida de beneficios e incumplimiento de obligaciones para la compañía.
- Falta de seguimiento: el seguimiento correcto de los compromisos y obligaciones establecidos en los contratos es imprescindible para garantizar su cumplimiento y evitar la fuga de valor. Si no se realiza este seguimiento o es ineficiente, se corre el riesgo grave de incumplir los contratos. La falta de seguimiento puede llevar a la pérdida de beneficios y al incumplimiento de acuerdos lo que, además de generar costos adicionales, daña la reputación de la empresa.
- Errores humanos: reconozcámoslo. Somos humanos y cometemos errores. La gestión manual de los contratos da lugar a fallos, desde la entrada de datos incorrectos hasta la pérdida de documentos. Por muy esporádicos que sean, los errores humanos tienen un impacto negativo en la gestión de contratos y llevan a la fuga de valor.
- Falta de automatización: la falta de automatización de los procesos relacionados con la gestión de contratos puede llevar a una gestión ineficiente y a la pérdida de un tiempo valioso, que podría ser empleado en tareas de mayor valor. Los procesos manuales y repetitivos son tediosos y propensos a errores. Cada error en ellos puede conducir a graves sanciones y a reducir la eficiencia de la empresa. Además, la falta de automatización también dificulta el seguimiento de los compromisos y obligaciones establecidos en los contratos.
Puntos débiles de la gestión que dan lugar a la fuga de valor
De acuerdo, de forma general, las compañías sufren cuatro puntos críticos que llevan a la fuga de valor. Pero, ¿cuáles son los puntos débiles más comunes? ¿Por qué se da esta fuga de valor? Veamos varios puntos que dan lugar a que los contratos pierdan valor o expongan a las compañías a riesgos severos.
¿Cuáles son los principales puntos débiles de la gestión de contratos?
- Desacuerdos sobre el alcance del contrato
- Incumplimientos causados por desacuerdos sobre lo que hay que hacer.
- Deficiencias en la gestión de contratos
- Problemas de rendimiento por exceso de compromiso
- Disputas sobre precios.
- Problemas con los subcontratistas.
- Estructura contractual inadecuada o débil.
Evita la fuga de valor de la mano de la tecnología de CLM
La tecnología de CLM, Contract Lifecycle Management en inglés, ofrece soluciones que evitan la fuga de valor en los contratos. Veamos cuatro principales ventajas que ofrece esta tecnología:
- Centralización: una plataforma CLM completa permite la centralización de la gestión de contratos en un único sistema en la nube, lo que facilita la visibilidad total de los términos y condiciones acordados en ellos. Esta centralización permite el acceso a la información de los contratos en tiempo real (y restringido al gusto del usuario por distintos permisos), lo que reduce el riesgo de errores y garantiza el cumplimiento de los compromisos y obligaciones establecidos.
- Seguimiento automatizado: el software de CLM permite el seguimiento automático de las obligaciones y compromisos establecidos en el contrato, lo que garantiza su cumplimiento y evita la fuga de valor. Gracias a los metadatos, se crea una visión periférica de todos los contratos y documentos legales de la empresa que permite identificar rápidamente cualquier problema y tomar medidas preventivas para evitar su impacto en la empresa.
- Reducción de errores humanos: la gestión automatizada de los contratos que permite el CLM reduce la probabilidad de errores humanos y minimiza el riesgo de pérdida de documentos. La entrada de datos se hace de forma sistemática y consistente, reduciendo la probabilidad de errores, y la gestión automatizada de los contratos asegura que la información se almacena en un lugar seguro y accesible para evitar pérdidas o errores.
- Automatización de procesos: la automatización de los procesos relacionados con la gestión de contratos permite una gestión más eficiente y reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas. Los procesos manuales y tediosos son automatizados gracias al software de CLM, lo que permite a los empleados enfocarse en tareas más importantes y críticas para el negocio. Además, la automatización de procesos permite la gestión de grandes volúmenes de contratos, lo que mejora la eficiencia y reduce costos para las compañías.
La fuga de valor en los contratos puede tener un impacto negativo en la rentabilidad y la eficiencia de las empresas. Sin embargo, el software de gestión de contratos (CLM) ofrece soluciones efectivas para evitar la fuga de valor y maximizar el potencial de los documentos y contratos, que forman parte de la columna vertebral de las compañías.
Si quieres saber más sobre cómo el software CLM puede ayudar a tu empresa a evitar la fuga de valor e ingresos en los contratos, descarga nuestro ebook “Guía para evitar la fuga de ingresos gracias a la tecnología CLM”, en el que encontrarás las claves y estrategias que utilizan las grandes compañías para erradicar estas pérdidas.
