Metadatos: tecnología disruptiva para controlar tus documentos legales

Posted by Bigle Legal on 16-jun-2022 12:23:29
Bigle Legal

 

Gracias a la inteligencia artificial, el software CLM más completo ofrece posibilidades innumerables para la gestión del ciclo de vida de los contratos.

Los metadatos son una nueva funcionalidad clave para todo profesional que trabaje con contratos que supone una nueva forma de entender los procesos documentales. Permiten controlar, encontrar y clasificar los contratos y documentos legales de forma personalizada, ofreciendo posibilidades infinitas. Te invitamos a descubrir qué son los metadatos y cómo funcionan, parecidos a la magia, pero obra de la inteligencia artificial.

Manos de un abogado tecleando en un ordenador portátil. Software de CLM de Bigle Legal.

 

¿Qué son los metadatos?

Se trata de una funcionalidad disruptiva que incluyen los mejores software de CLM (Contract Lifecycle Management). Los metadatos son datos sobre los datos. Permiten identificar valores concretos de los documentos legales para poder encontrar, ordenar y crear reportes sobre los contratos de una forma intuitiva y sencilla.

¿Cómo funcionan los metadatos?

Esta tecnología se utiliza para clasificar y controlar los contratos. Los metadatos se basan en fechas, lugares, cantidades, nombres… Distintas variables personalizables que otorgan multitud de ventajas al usuario, como la de visualizar todos los contratos de la compañía de una pasada.

Los metadatos se pueden generar de forma automática a partir de un documento legal, creando un conjunto específico para ser rellenado durante la creación del documento o bien desde un formulario de automatización de contratos.

Gracias a los metadatos, el usuario puede clasificar los contratos de su empresa y crear vistas en cascada para controlarlos en su software de CLM. Los filtros personalizables permiten analizar de un vistazo qué contratos están pendientes de firma, cuáles han sido creados por cada departamento, cuándo se han creado, o cuál es el importe superior a determinadas cláusulas de exclusividad.

Cuatro beneficios de los metadatos para controlar tus contratos

  1. Personaliza. Define qué metadatos quieres usar en tu espacio de trabajo. Son personalizables y adaptables a las necesidades de cada departamento.
  2. Recopila. Añade los metadatos personalizados asociados a los contratos de forma manual creando tus sets de metadatos, extráelos automáticamente de los datos de tus contratos o deja que tu proveedor de CLM te los proporcione.
  3. Estructura. Los datos contractuales estructurados permiten realizar búsquedas avanzadas y automatizar la gestión de los contratos, reduciendo la carga de trabajo y minimizando los errores humanos.
  4. Analiza y reporta. Crea vistas y extráelas en un archivo Excel para analizar en profundidad tus documentos legales.

Descubre posibilidades infinitas gracias a los metadatos

Los metadatos pueden utilizarse para infinidad de casuísticas y, entre otras muchas funcionalidades, permiten elaborar informes y reportes. Lo que hoy son datos que sirven para conocer el estado del documento, de su firma o de su fecha de creación, pueden convertirse en alertas para el futuro o información de la negociación muy útil para los departamentos.

Este es solo un ejemplo de cómo los metadatos aportan versatilidad y conocimiento del trabajo diario a los departamentos que manejan contratos, pero las posibilidades son innumerables. Cada área de la empresa que cuente con un CLM con esta funcionalidad podrá utilizarlos según su objetivo.

Gracias a los metadatos, se pueden visualizar todos los contratos por fecha de expiración para evitar que ninguno venza o se renueve sin antes revisarlo de manera adecuada. Además, se pueden establecer alertas automáticas para que no haya ningún error de cálculo al respecto. Asimismo, los metadatos permiten gestionar todos los contratos pendientes de firma, para darles prioridad o agilizar así los flujos de trabajo.

La tecnología más disruptiva camina de la mano de los proveedores más innovadores. Si buscas un software que te asista en tus operaciones legales, asegúrate de elegir uno que cuente con los metadatos. El CLM completo debería incluir los metadatos, ya que son imprescindibles para que este se encuentre entre los más completos del mercado.

Visión general de los metadatos de Bigle Legal:

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Topics: CLM, legal operations, Contract Lifecycle Management, metadatos