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¿Alguna vez te has parado a descifrar la lenguaje jurídico de un contrato? ¿Y qué te parecería de una docena?
Día tras día, los abogados tienen que intentar completar contratos sin un proceso estándar, lo que subraya la importancia de una gestión documental eficiente.
En la economía digital, los clientes de los despachos de abogados y los empleados de grandes corporaciones esperan un servicio óptimo, que incluya la rápida y rigurosa elaboración de diversos documentos y acuerdos. Afortunadamente, la mala gestión de documentos es un riesgo que puedes evitar fácilmente mediante la implementación de procedimientos de gestión adecuados.
Vamos a ver de qué manera los abogados que trabajan en despachos, departamentos jurídicos internos e inmobiliarias pueden utilizar la gestión de contratos para mejorar sus resultados comerciales.
¿Qué es la gestión de contratos?
Gestión documental y creación de contratos son dos términos asociados al proceso de gestionar los flujos de documentos entre una empresa y sus clientes/departamento legal y/u otras divisiones dentro de aquélla.
Los elementos de la gestión de contratos incluyen su creación, negociación, adherencia, acuerdos del nivel de servicio, y documentación.
A continuación, se listan algunos de los documentos que los profesionales legales utilizan con mayor frecuencia:
- Escritura de garantía.
- Contrato de arrendamiento.
- Acuerdo de prestación de servicios.
- Acuerdos comerciales.
- Demandas.
Un proceso de gestión de contratos efectivo actúa como protección contra todo tipo de acciones legales, al completar todos los requerimientos satisfactoriamente y a tiempo.
Actualmente, la gestión de proyectos legales (LPM) y la gestión documental son cruciales para manejar varios procesos legales y satisfacer los clientes a escala. Sin unos procedimientos de gestión optimizados, es casi imposible que los equipos legales puedan completar todos sus documentos de manera satisfactoria.
¿Qué es la gestión del ciclo de vida de un contrato?
La gestión del ciclo de vida de un contrato (en inglés, el “contract lifecycle management”, cuyas siglas son “CLM”), se encarga de la gestión de contratos desde su creación hasta su vencimiento, y está dirigido a alcanzar el mayor ahorro posible con la más alta eficiencia.
Las etapas clave en este ciclo contractual son las siguientes: creación (tanto de plantillas como de los propios contratos), revisión, aprobación, ejecución, cumplimiento y vencimiento.
Cada fase del ciclo de vida del contrato tiene que estar gestionada cuidadosamente para asegurar su correcta terminación y el cumplimiento de todos los aspectos relativos al compliance.
Muchos clientes están empezando a pedir a los despachos de abogados que utilicen el contract lifecycle management antes de contratar sus servicios. Y ello sobre la base de que estas herramientas les permiten hacer borradores completos de plantillas, revisar los contratos y entregar los términos acordados de un contrato con más eficiencia que un despacho que no los use.
El papel de la gestión documental para los equipos legales
La gestión de contratos se ha convertido en un componente primordial de la industria legal.
Por ejemplo, de acuerdo con el General Counsel’s Technology Report de Forbes Insights y K&L Gates, el 35% de los abogados piensan que la gestión de contratos es una responsabilidad legal, y un 45% opinan que es una responsabilidad comercial.
Los grandes despachos, que generan ingentes cantidades de contratos, dependen de productos de software para supervisar el vencimiento de todos los acuerdos existentes. Para estos despachos, intentar gestionar los flujos de papeleo con procesos manuales resultaría inasumible a nivel económico.
Según el 2018 Gartner Market Guide for Contract Lifecycle Management, “los equipos de adquisiciones, ventas, y legales están presionados por la empresa para acelerar el desarrollo y ejecución de contratos. Sin una solución CLM, los negociadores de contratos luchan por ejecutar contratos dentro de las expectativas del negocio.”
En otras palabras, el hecho de que los procedimientos de gestión deben ser eficientes se ha convertido en una clara necesidad empresarial.
Ahora que cada vez más despachos de abogados están incorporando todo tipo de innovaciones tecnológicas legales, puedes esperar una mejor experiencia de cliente a lo largo de su ciclo de vida.
Al fin y al cabo, para poder competir a nivel empresarial es necesario optimizar al máximo los procesos de gestión. El hecho de prestar un servicio al cliente basado en criterios de excelencia durante todo el ciclo de vida de un contrato permite a algunos despachos diferenciarse de sus competidores. Esto se puede decir también de los departamentos legales que lideran sus respectivas empresas en términos de eficiencia.
De la teoría a la práctica: las mejores estrategias
A continuación, vamos a desgranar algunos trucos y consejos para dominar la gestión documental:
1. Almacena todos tus documentos en un sistema de gestión de contratos
En primer lugar, deberías almacenar todos tus contratos en un solo sitio como, por ejemplo, un servicio centralizado en la nube. Esto no solo hará que sean accesibles, sino que reducirá la posibilidad de que puedas perder información o documentos importantes.
Un núcleo centralizado de documentos implica que varios abogados o departamentos siguen teniendo acceso a la información que necesitan para trabajar en un caso (tanto desde la oficina como en remoto). Por ejemplo, cualquier abogado con los permisos necesarios puede ver un contrato sin tener que buscar en el archivo.
2. Mide el tiempo que se invierte hasta la formalización definitiva del contrato
Mantener la necesaria agilidad a la hora de formalizar contratos es clave para que tus acuerdos despeguen rápidamente. Cuanto menor sea el tiempo para la firma del contrato, más rápidamente recibirá el cliente el servicio esperado, y mayor será su satisfacción con tu servicio.
Si consigues cerrar los términos del contrato con tu cliente, te garantizas invertir menos tiempo en gestionar todos los cambios que quiera introducir esté.
3. Utiliza plantillas para los contratos (¡y actualízalas regularmente!)
Es muy recomendable emplear plantillas de contratos para minimizar las tareas administrativas. Por ejemplo, el software de Bigle Legal te permite crear una primera plantilla, que podrás personalizar siempre que quieras (en lugar de tener que editar una gran cantidad de documentos de manera individual). Una regla de oro es actualizar estas plantillas cada 3-4 meses para mantenerlas al día.
Usando una plantilla, te asegurarás de que no hay ningún tecnicismo o vacío legal en tus contratos y minimizarás tu vulnerabilidad legal. Sin ellas, ¡estás confiando solo en tu memoria para construir el contrato!
4. Añade el compliance a tus tareas administrativas
Incorporar el compliance al ciclo de vida de cualquier contrato es una buena manera de asegurarte que no estás expuesto a ningún riesgo legal. Revisa con lupa los requerimientos derivados del compliance.
Cualquier error que cometas puede tener un impacto devastador en tu negocio. Por lo tanto, es esencial contar con una estrategia de compliance minuciosa que tu organización esté dispuesta a cumplir.
5. Crea un proceso estandarizado para la negociación de contratos
Desarrolla un proceso específico para la negociación de contratos. De esta manera, otros profesionales que no sean abogados (por ejemplo, los comerciales de tu empresa) también podrán establecer las condiciones básicas de un contrato con los clientes.
Este proceso de estandarización se traduce en un importante ahorro económico. En vez de malgastar el tiempo de un abogado en tareas que no son esenciales, el resto de empleados sin formación jurídica pueden emplear la correspondiente plantilla.
El hecho de hacer que la negociación del contrato sea corta beneficia tanto al cliente como al despacho de abogados. De esta manera, también nos aseguramos de tener toda la información necesaria para proseguir con el proceso sin malgastar tiempo ni recursos.
6. Envía las peticiones de contrato a la persona adecuada
Cuando implementas una nueva solución de gestión, es importante que te asegures de enviar las peticiones de contrato a la persona correcta. La mayoría de las plataformas de software tienen esta opción integrada por defecto.
También deberías asegurarte de que todos los empleados saben qué información necesitan facilitar con la petición de contrato. De esta manera, tienes la garantía de que el abogado puede actuar con la información que necesita sin tener que reclamar datos adicionales.
7. Forma a tu equipo para adoptar un nuevo software
Tu habilidad para contratar nueva tecnología dependerá de la formación de tus empleados. Si los trabajadores no están formados sobre cómo utilizar un nuevo software, ¡se sentirán incómodos usándolo! Crea guías y tutoriales para enseñar a tus empleados cómo usar nuevas herramientas.
El uso de una plataforma de adopción digital también es una excelente opción para acelerar la incorporación de software. Las plataformas de este tipo tienen instrucciones en pantalla y orientación contextual para mostrar al empleado cómo usar una plataforma de software.
8. Determina cómo se firman los contratos
Implementar un proceso para la firma de contratos es importante para minimizar contratiempos a la hora de gestionar el contrato. Si digitalizas el proceso de gestión documental, la firma digital es una necesidad. La firma electrónica tiene la misma validez legal que la firma escrita, y a menudo puedes integrarla directamente en tu plataforma de automatización de contratos.
Si tus empleados están familiarizados con cómo enviar peticiones de firmas digitales, los contratos se firmarán sin duda de forma eficiente. Cuanto más optimizado esté el proceso de firma, menor será el tiempo que tardes en completar tus contratos.
Enfoques tradicionales vs digitales para la gestión de documentos
Existen dos caminos que los despachos pueden tomar en materia de gestión de contratos.
Los enfoques tradicionales se basan en procesos manuales, papeleo y correo electrónico para gestionar contratos.
La ruta digital utiliza plataformas de software que automatizan el proceso de gestión de documentos y contratos. El enfoque tradicional está anticuado y es una manera ineficiente de gestionar contratos (particularmente para despachos que manejan cientos de acuerdos diferentes).
Es preferible el enfoque digital porque automatiza la gestión de documentos y almacena contratos en un servicio en la nube al que pueden acceder los abogados que lo necesiten.
Herramientas de gestión documental que debes utilizar
Un factor importante que determinará tu éxito o fracaso en la gestión de tus contratos es la herramienta que utilices.
Algunos de los productos que puedes utilizar son:
Bigle Legal – software para la automatización de documentos.
LawGeex – software para la automatización del proceso de revisión de contratos.
Tray.io – software para automatización de la prórroga de contratos.
Existen 101 tipos diferentes de herramientas de gestión de contratos que puedes usar para supervisar la entrega de contratos. Una de las más efectivas que puedes usar es el document management and automation software (software para automatización de documentos contractuales).
Este software te permite crear documentos y plantillas, así como almacenarlos en la nube. De hecho, puedes crear un contrato y guardarlo en una localización central para que puedas acceder a él fácilmente. Tus abogados pueden iniciar sesión e interactuar y compartir sus asuntos con otros miembros del equipo.
Asimismo, existen herramientas para la automatización (como Bigle Legal) que también ofrecen la función de firma digital, de manera que puedes firmar contratos sin el engorro de imprimirlos y después escanearlos. La gestión sin papel es beneficiosa porque elimina los procesos manuales y reduce los costes.
La optimización de la gestión de contratos y documentos es el futuro
La gestión de contratos es crucial para completar documentos de forma efectiva y cumplir los plazos requeridos. Gestionar documentos con una perspectiva de principio a fin te da la visibilidad necesaria para ofrecer a tus clientes la experiencia de usuario que esperan.
Sin embargo, la gestión de contratos por sí misma no es suficiente si los abogados no la utilizan correctamente. Si formas a los abogados en tu equipo sobre cómo optimizar los procesos y usar el software, te asegurarás de que los contratos se entreguen de forma impecable.
