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Gestionar eficientemente el «ciclo de vida del contrato» puede ser un quebradero de cabeza para muchas corporaciones. A menudo se dice que las medianas y grandes corporaciones van a un ritmo muy lento y que para ejecutar una acción debe validarse previamente por muchos profesionales y, consecuentemente, la toma de decisiones se dilata innecesariamente en el tiempo. Si quieres saber más acerca del «ciclo de vida del contrato», visita este post.
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¿Qué sucede, en materia contractual?
Este asunto está presente, con mayor o menor incidencia, en todas las corporaciones pero sucede que a menudo no se le presta la suficiente atención. Únicamente cuando los riesgos se materializan es cuando son realmente tenidos en cuenta. Muchas compañías tienen desperdigados los contratos que han firmado con clientes y/o proveedores, almacenándose en formato papel en desfasados archivadores e incluso encima de la mesa de quien lo firmó. Esta forma tan tradicional de almacenarlos, sin supervisión ni control genera multitud de riesgos. O lo que es lo mismo: pérdida de plazos, sanciones financieras, oportunidades de negocio perdidas, etcétera.
Volvamos al inicio de este artículo: gestionar eficientemente el «ciclo de vida del contrato» es primordial en cualquier empresa. Mediante la tecnología todos los miembros de cualquier departamento puede formar, cuando sea requerido, del «ciclo de vida del contrato» de una forma óptima y minimizando al máximo todos los riesgos. Menos bloqueadores y más ejecutores. A continuación te detallamos por qué deberías empezar a utilizar un software de gestión contractual en tu corporación.
Antes de nada, realmente, ¿tu corporación necesita un software de gestión de contratos empresariales?
La respuesta es sí, indudablemente. ¿Por qué? Sencillamente porque permite optimizar los recursos y centralizar la gestión de todos los contratos empresariales. Mediante este software cualquier miembro, al que se autorice (¡cuidado! mediante esta tecnología sólo podrán acceder los usuarios autorizados), lo cual permite reducir el riesgo de que haya una fuga de información. De este modo, sólo los decision maker o partes interesadas podrán acceder al contrato para rastrear, revisar, editar y administrar documentos a lo largo del «ciclo de vida del contrato».
La centralización es un elemento clave para gestionar eficientemente los contratos. Si se realiza de forma descentralizada, es decir, fragmentada, es cuando se producen riesgos como la toma de decisiones fuera de tiempo, mala comunicación entre las partes implicadas y consecuentemente los flujos de trabajo se demoran en el tiempo.
Seguro que llegado a este punto te preguntarás si utilizar un software de gestión contractual es idóneo para todas las corporaciones. La respuesta es sí. No obstante, si tu corporación es uno de los siguientes tipos, deberías considerar introducirlo con mucha prioridad:
(a) Corporaciones de tamaño mediano o grande
Aunque el tamaño no importa si que es cierto que puede influir en el volumen de contratos a gestionar. A medida que se acumulan contratos, gestionar de forma eficiente todo el histórico contractual y los que aún están por negociar y firmar es indispensable para mitigar los riesgos vinculados a estos. De este modo, un sistema manual no puede ser el que se emplee con habitualidad. ¿Por qué? Supone una pérdida de tiempo y de recursos humanos para crear y revisar los contratos. Sin olvidar los dichosos errores humanos (clerical errors) a los que se exponen los profesionales que redactan contratos.
Automatizar permite procesar contratos de forma rápida y eficaz e incluso localizar un contrato específico o encontrar información
(b) Corporaciones con diversos departamentos u oficinas
Con un software de gestión de contratos empresariales, las organizaciones pueden conectar todos sus departamentos y oficinas en una misma plataforma. Además, facilitará la colaboración entre las partes implicadas en la negociación mientras se redacta un contrato, lo que mantiene a todos en la misma línea y evitando, así, riesgos como dilaciones indebidas, malos entendidos o falta de comunicación.
(c) Corporaciones con estrictos estándares de cumplimiento
El denominado compliance, o lo que es lo mismo: actuar conforme a la normativa, es un asunto vital en algunos sectores como el de la salud, legal o la industria alimentaria. Los errores o descuidos que a priori pueden parecer sin importancia pueden provocar el advenimiento de riesgos que pueden poner en serio peligro su porvenir empresarial.
Establecer medidas de seguridad dentro del sistema para que ningún contrato viole los controles internos puede resultar un punto muy a tener en cuenta en el momento de la creación (automatizada) de contratos. Asimismo, en estas corporaciones es fundamental que el software emplee medidas de seguridad para proteger los documentos confidenciales de usuarios no autorizados.
(d) Corporaciones que trabajan con contratos empresariales complejos
¿Te imaginas llevar a cabo una negociación compleja y perder todos los avances porque no se ha almacenado correctamente toda la información? Gestionar manualmente puede ocasionar riesgos de pérdida de información, no poder revisar acuerdos anteriores o no controlar quien hace aportaciones al contrato. En corporaciones que trabajan con contratos empresariales complejos es posible, mediante la tecnología, marcar hitos o milestones en los que se pueda controlar el contenido del documento y revisarlos en el caso de que fuera necesario mediante un sistema de alertas, por ejemplo.
¿Qué hay que tener en cuenta para escoger un software de gestión de contratos empresarial?
Uno de los aspectos que son determinantes para empezar a usar un software como Bigle Legal es la facilidad para usarlo. No todos los usuarios que van a usar la tecnología van a ser nativos digitales, por lo que es muy conveniente que sea intuitivo: learning by doing. Un dashboard atractivo mediante el cual se pueda acceder rápidamente a lo que estamos buscando o se pueda crear / editar rápidamente un contrato o generar un informe puede desembocar en una herramienta atractiva para utilizarla en el día a día como gestor de los contratos de la corporación. Por contra, una interfaz poco intuitiva o procesos complicados disuadirá a los empleados de aprender a usarlo.
Un buen software de gestión de contratos debe tener capacidad para minimizar la cantidad de riesgos asociados a los contratos a través de modelos intuitivos y alertas inteligentes.
Moverse en un entorno colaborativo permite que las partes implicadas puedan trabajar en un mismo sitio, reduciendo los riesgos de que la comunicación no sea fluida y que el contrato en el que se trabaja sea distinto al de los demás. Además, poder revisar qué es lo que los demás usuarios han modificado o añadido permite hacer un control exhaustivo de las versiones para minimizar los riesgos. Empodera a tu equipo con la automatización de documentos.
Como acabamos de ver, cada corporación es un mundo.
Por lo tanto, el factor de configurabilidad permite adaptar el software a la realidad de cada corporación y cada usuario. Si una plataforma puede integrarse en otros software, realizar un seguimiento efectivo de los contratos, gestionar una variedad de riesgos y brindar información sobre los contratos responderá eficientemente a la gestión de contratos empresariales.
No nos olvidemos del tamaño de la corporación. Indudablemente cuan grande sea la corporación va influir significativamente en sí es óptimo implementar un software para automatizar los documentos legales. Aunque a priori en una corporación pequeña o en una startup puede parecer que no es necesario implementarlo, recomendamos hacerlo.
¿Por qué? Hacer bien las cosas desde el principio es la mejor estrategia.
Automatizar procesos, hacer un seguimiento efectivo de los contratos aprobados y habituarnos a trabajar con la tecnología permite que cuando la corporación vaya creciendo y la gestión interna sea más compleja, se haya interiorizado utilizarlo y, consecuentemente, ahorro en costes y minimización de riesgos.
Finalmente, y no menos importante: la seguridad. Es necesario optar por una tecnología que almacene los contratos de forma segura y cifrada y también que permita entregar contratos de forma segura (valga la redundancia) para que las partes los firmen de forma digital. Se trata de proteger todos aquellos datos sensibles y otra información crítica. Almacenar información confidencial en sitios no seguros no es un buen deal, exponen a su corporación y es probable que se materialicen riesgos de violaciones de datos que pueden ser muy perjudiciales para la salud financiera o viabilidad de una corporación.
¿Cuáles son los pasos para fijar una estrategia eficaz de gestión de contratos empresariales?
Lo primero que tienes que hacer es pasar a la acción. No es suficiente pensar acerca de las bondades de un software para gestionar correctamente los contratos, hay que ejecutar. En este primer momento lo que debes hacer es analizar cómo se va a organizar o cómo funciona la mecánica del proceso de contratación. Entender cómo funcionan los procesos de negociación de contratos en tu corporación y planificar cómo se implementará en el software de gestión contractual puede ahorrar mucho tiempo.
También en este momento es primordial familiarizarse, tanto tú como el resto del equipo de la corporación, con las plantillas de contratos para acelerar el proceso de creación y edición de documentos: ¿siguen una estructura conforme a la metodología de la corporación, como es el plazo, notificación, forma de pago, etcétera¿ se automatizan las notificaciones sobre plazos y fecha de vencimiento? ¿se puede utilizar firma electrónica? Para implementar una estrategia de gestión eficaz de gestión de contratos empresariales es necesario desarrollar un proceso uniforme y utilizar documentos con la misma estructura (podemos conseguirlo mediante el uso de plantilla o la automatización de contratos del software).
A continuación, debes poner atención al registro del contrato. Es decir, que sea auditable. En este punto, se analizará la evolución o «ciclo de vida del contrato» y todas las personas que han intervenido en la redacción de éste.
Finalmente, obtener información. Con esta, podremos identificar los riesgos que se derivan y las oportunidades empresariales que se pueden generar. La Inteligencia Artificial es una gran aliada para impulsar nuevos negocios.
