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A un abogado interno se le encarga preparar un contrato con uno de los proveedores de su empresa. Accede a su plataforma de gestión documental, responde a un formulario y, en cuestión de minutos, ya tiene el contrato listo. Lo envía, por medio de la plataforma, a la otra parte implicada. Aprueba sus comentarios, directamente en el documento y vuelve a enviarlo para que se firme de forma digital. Firmado y listo, en tiempo récord.
La gestión documental se vuelve así de rápida y sencilla gracias al Contract Lifecycle Management (CLM), uno de los software que más ayudan en el desempeño de las operaciones legales.
El CLM, como bien indica el propio término, es un tipo de software que ayuda a establecer, gestionar y controlar el ciclo de vida de los documentos, facilitando en gran medida la labor de los abogados in-house de las organizaciones, así como la de letrados de grandes despachos. Es una herramienta que permite a los departamentos legales generar documentación y controlar todo su ciclo de vida de principio a fin, desde la creación del propio documento hasta la colaboración sobre este, su negociación, firma y almacenamiento en la nube.
Esa simplificación y ayuda en los procesos parte de un software que sirve para automatizar, compartir y comentar los documentos, firmarlos digitalmente… La herramienta de CLM aúna distintas tecnologías en una sola, para convertirse en la referencia de gestión documental para todos los profesionales que están vinculados con las operaciones legales de las empresas. Además del ahorro de tiempo y costes que supone para los equipos, esta tecnología cuenta con otro tipo de ventajas.
Recordatorios para evitar el vencimiento de plazos
Volvamos al caso de ese abogado in-house mencionado al inicio, que ya tiene el contrato firmado con uno de sus proveedores. El contrato tiene vigencia para tres años y ambas partes acuerdan revisarlo llegado el momento. Sin embargo, el ritmo de trabajo no le da tregua y el abogado olvida por completo que tiene que acordar los nuevos términos del documento. El CLM hace que esto no sea un problema, ya que una alerta del software le notifica que el contrato va a finalizar, para que tenga tiempo de renegociar las condiciones.
Gracias al CLM este proceso también se simplifica, dado que permite rescatar documentación y datos concretos del anterior contrato, a golpe de clic. Solo con modificar el formulario inicial en la plataforma se obtiene el nuevo contrato, con nuevas cláusulas concretas y las secciones a renegociar deseadas.
Los recordatorios automáticos evitan ese vencimiento de plazos y aportan tranquilidad al abogado, para que no se olvide de generar una nueva vinculación y para evitar todos los riesgos que eso comporta.
Aumenta el control, disminuyen las preocupaciones
La gestión documental suele implicar que más de una persona, incluso más de un equipo, participe en la preparación de los documentos. Sumado a que, en muchas ocasiones, no tienen un espacio de almacenamiento fijo, los controles de acceso y modificación a ciertos documentos son habitualmente insuficientes.
El CLM permite decir adiós a almacenar los escritos en carpetas esparcidas por los distintos equipos y departamentos. El equipo legal gestiona y controla los documentos en la nube, centralizando el conocimiento de la empresa. Las plantillas las modifican las personas elegidas para ello y se establece un mayor control sobre las versiones.
Un software válido para todo tipo de sectores
No importa el tipo de sector, los documentos legales se tratan a diario y son muchos los ámbitos que pueden beneficiarse del CLM. Grandes corporaciones de sectores como la banca, seguros, farmacéutico, inmobiliario o bienes de consumo, entre otros, pueden agilizar y controlar su gestión documental, dado que este tipo de software es adaptable a las necesidades puntuales de cada empresa.
Contratos con proveedores, de prestación de servicios regulares, contratos laborales internos… Los ejemplos de documentación a automatizar con un CLM son muy variados. El software hace que el proceso esté controlado por el departamento legal, pero también permite que otros departamentos, como el de recursos humanos, se vean beneficiados por esta tecnología.
Las ventajas que aporta el CLM hacen que sea sencillo olvidarse de los métodos tradicionales de trabajo. Es un software que supone una revolución de la gestión documental: olvídate de procesos tediosos y céntrate en las tareas que de verdad importan. Aporta tu valor diferencial cada día.
