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La automatización de documentos te permite transformar tus plantillas en un sencillo cuestionario. De esta forma, solo tendrás que rellenar dicho cuestionario y tu documento se generará solo, completamente adaptado a tus respuestas.
Suena bien, ¿cierto? Si quieres aprender más, en esta lista te cuento 11 cosas que quizá desconoces sobre los documentos automatizados y que podrían interesarte. Ahí van:
- Te ahorran tiempo, dinero y errores
Podrás crear documentos más rápido y prevenir errores humanos. Además, podrás prescindir de las impresiones en papel y proteger nuestro planeta. No hace falta decir más, ¿verdad?
- Admiten la colaboración de terceros para la aportación remota de datos y adjuntos
¿Necesitas datos de personas ajenas a tu empresa? Mándales un cuestionario para que ellos mismos rellenen la información necesaria y ahórrate intercambiar llamadas y emails. Además, esta información aparecerá directamente en tu documento sin necesidad de ninguna acción por tu parte.
Si quieres, puedes pedirles también que carguen archivos, que pueden tratarse como simples adjuntos al documento, o añadirse además como anexos al final de tu documento. Algunos ejemplos de archivos que podrías solicitar: fotos del documento de identidad, comprobantes bancarios, propuestas técnicas, informes, o presupuestos.
- Permiten mostrar y ocultar cláusulas a tu antojo
Durante la automatización se toman en cuenta todas las cláusulas, párrafos o textos que podría llegar a contener un documento, en cualquiera de sus versiones o bajo cualquier casuística.
Así, cuando crees tus documentos, el sistema se encargará de mostrar las partes aplicables y de esconder el resto.
¿Y sabes que es mejor aún? ¡Las cláusulas se renumerarán solas!
- Están siempre disponibles online
Guardar información en tu ordenador, o en redes corporativas no accesibles desde el exterior, puede jugarte una mala pasada en el momento menos esperado.
Ahora que el trabajo remoto está a la orden del día, que tus documentos estén disponibles cuándo y dónde los necesitas, es más importante que nunca.
- Se adaptan de forma automática al género de las personas involucradas
El uso de la @ (“apreciad@”), las estrategias tipográficas (“el/la”) o las palabras neutras (“personal sanitario” en lugar de enfermeras y médicos) se utilizan a menudo para conseguir la neutralidad de género y, aunque son recursos muy útiles, no siempre facilitan una comunicación clara y directa, ni una lectura fluida.
Por suerte, gracias a la automatización, conseguir un lenguaje directo, inclusivo y consistente en documentos extensos y altamente complejos es tan fácil como:
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- Seleccionar el género de cada persona.
- Esperar a que el sistema elija por ti que artículos, sustantivos y adjetivos utilizar a lo largo de todo el documento.
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- Usan el singular o el plural según aplique en cada caso
Arrendatarios o arrendadores en un contrato de alquiler, representantes en una empresa, socios responsables en una propuesta de servicios, poderdantes o apoderados en una escritura, emisores y receptores en un acuerdo de confidencialidad… los usos son infinitos.
Añade en tu cuestionario tantos como quieras. El documento los mostrará a todos y además usará los artículos, sustantivos y adjetivos en singular o plural.
Pero eso no es todo, además de incluir múltiples partes, elije en cada caso si se trata de personas físicas o jurídicas y… voilà! el texto se adaptará también.
- Realizan automáticamente cálculos básicos
Operaciones tan básicas como el cálculo de impuestos, las sumas de importes, o la aplicación de descuentos, generan frecuentemente errores en contratos.
Incluyendo información autocalculada en tus plantillas, el sistema hará los cálculos por ti.
- Pueden contener imágenes variables
¿Para qué sirven las imágenes variables? Te dejo algunas ideas:
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- Personaliza el logo corporativo a mostrar en cada documento para adaptarlo a sociedades, oficinas o departamentos distintos.
- Incluye en tu propuesta de servicios las fotos del equipo designado o las fotos de tus proyectos de referencia.
- Añade en tus contratos de compraventa el logo de la promoción.
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- Se pueden firmar digitalmente y mandar vía email certificado
La guinda en el pastel.
Manda el documento a todos los firmantes, para que puedan firmarlo cómodamente desde su casa. Ahorra tiempo a todos y limita el contacto (¡y los contagios!).
Utiliza los emails certificados para realizar comunicaciones electrónicas fehacientes (la versión digital de los burofax y correos certificados).
- Promueven el uso de buenas prácticas en tu gestión documental
Al crear un nuevo documento, no necesitarás “investigar” que plantilla debes usar, ni cuál es la última versión disponible. Tampoco tendrás que rebuscar entre documentos antiguos para poder copiar esa cláusula tan poco habitual que casi nunca usas.
Disponer de un repositorio único de plantillas automatizadas, siempre actualizadas, que todos deban usar, contribuirá a la estandarización de tu trabajo y te protegerá frente a incorrecciones.
- ¡Los puedes construir tú mismo!
En Abril, lanzamos nuestro Do It Yourself, un sistema intuitivo y muy fácil de usar para automatizar documentos sin ningún tipo de conocimiento previo.
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