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Un contract management efectivo es un elemento clave para el progreso del negocio en el competitivo entorno empresarial actual. La gestión de contratos se ha convertido en un pilar esencial para el éxito organizacional porque los contratos son el cemento con el que se construyen las compañías; son la llave para contrataciones, relaciones comerciales, adquisiciones… y un largúisimo etcétera de operaciones. Sin embargo, gestionar estos documentos vitales puede ser una tarea compleja y demandante. Ya seas director legal, abogado interno o cualquier profesional encargado de elaborar y gestionar contratos en una corporación, sigue leyendo porque vas a conocer cómo impulsar tu labor gracias a la mejor estrategia de gestión contractual.
Exploraremos qué es el contract management, su importancia para tu empresa, las fases clave del proceso y los riesgos de una gestión ineficaz del mismo, para después adentrarnos en los consejos prácticos para optimizar tu gestión de los contratos. Si buscas transformar la manera en que tu empresa maneja sus contratos y mejorar la eficiencia operativa, sigue leyendo para descubrir cómo puedes llevar la gestión de contratos de tu empresa al siguiente nivel.
En este artículo encontrarás:
- ¿Qué es el contract management?
- ¿Por qué son tan importantes los contratos en las compañías?
- Fases del contract management
- ¿Cuáles son los riesgos de un contract management ineficiente?
- 5 consejos para elevar tu contract management
¿Qué es el contract management?
Definición de contract management
El contract management, o gestión de contratos en castellano, es el proceso de manejar contratos de una empresa de manera eficiente y sistemática desde su ideación, pasando por la creación hasta su conclusión. Este proceso complejo incluye la negociación de los términos y condiciones, así como el aseguramiento del cumplimiento de los aspectos acordados, documentación y coordinación.
La gestión de contratos es esencial para mantener el control sobre las obligaciones y derechos de una empresa, permitiendo una mejor administración de riesgos y cumplimiento normativo. Un sistema de contract management robusto no solo ayuda a crear y mantener contratos y facilita el trabajo sobre ellos, sino que también asegura que se cumplan los términos establecidos, evitando conflictos y sanciones.
¿Por qué son tan importantes los contratos en las compañías?
Los contratos: el corazón de toda operación comercial
Los contratos son vitales porque constituyen la base de toda transacción comercial y relación en las empresas. Estos pedazos de papel, ya sea físico o electrónico, son la columna vertebral que define las expectativas, responsabilidades y la provisión de servicios y productos, protegiendo los intereses legales y financieros de la empresa.
Un contrato bien gestionado garantiza que ambas partes cumplan con sus obligaciones, evitando disputas y fortaleciendo las relaciones comerciales. Además, los contratos bien redactados y administrados pueden proporcionar claridad y seguridad, lo que permite a las empresas operar de manera más eficiente y segura.
Fases del contract management
¿Cuáles son las etapas clave de la gestión de contratos?
Solicitud, iniciación y redacción
- Solicitud: petición de un cliente, interno o externo, de un contrato con una finalidad.
- Inicio: identificación de necesidades y establecimiento de términos clave.
- Redacción: creación de un documento que refleje fielmente los términos negociados.
Negociación y aprobación
- Negociación: ajuste de los términos para asegurar el acuerdo mutuo.
- Aprobación: revisión interna para garantizar la conformidad con las políticas de la empresa.
Ejecución y seguimiento
- Ejecución: formalización del acuerdo mediante firmas autorizadas.
- Seguimiento: supervisión del cumplimiento y desempeño contractual.
Revisión y renovación / finalización
- Revisión: evaluación de las condiciones previa expiración del contrato.
- Renovación o finalización: extensión o conclusión del documento.
Cada una de estas fases es crucial para asegurar que los contratos se gestionen de manera efectiva, reduciendo riesgos y mejorando la eficiencia operativa. La tecnología puede jugar un papel fundamental en la automatización y mejora de estas fases, facilitando una gestión más precisa y rápida.
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¿Cuáles son los riesgos de un contract management ineficiente?
Las consecuencias de una gestión deficiente de los contratos
Un manejo inadecuado de los contratos puede llevar a lo que se conoce como revenue leakage, una pérdida de ingresos que ocurre debido a fallos en el cumplimiento y la administración de los contratos. La causa habitual son términos mal negociados en los contratos, una falta de seguimiento en las entregas o errores manuales en los documentos que derivan en riesgos legales severos. Estudios estiman que se pierde entre un 5 y un 40% del valor de los contratos por culpa de operaciones ineficientes, algo que puede llegar a derivar en una pérdida de hasta un 9% del ingreso anual de las compañías.
Un estudio de World Commerce & Contracting encontró que las empresas pueden perder hasta el 9% de su ingreso anual debido a una gestión deficiente de contratos.
5 consejos para elevar tu contract management
Mejora tu estrategia de gestión de contratos
- Implementa el legal tech adecuado: utiliza software especializado en gestión de contratos para automatizar y estandarizar procesos. Herramientas como el CLM (Contract Lifecycle Management) suponen una enorme reducción de errores y un gran impulso de la eficiencia y la seguridad en los procesos contractuales.
- Mantén un equipo actualizado y familiarizado con las legal operations: asegúrate de que todos los implicados entiendan los procesos y herramientas de gestión de contratos en la empresa. La formación constante garantiza que el equipo esté actualizado y familiarizado con las últimas tendencias legal operations.
- Evalúa tu gestión de los contratos: verifica el cumplimiento y la eficacia de los contratos en sus distintos procesos para identificar y corregir problemas proactivamente. Las auditorías periódicas también ayudan a mantener la integridad y el valor de los contratos.
- Mejora la comunicación entre los departamentos implicados: facilita canales de comunicación efectivos entre departamentos para mejorar la colaboración sobre los contratos. La transparencia y la comunicación clara pueden evitar malentendidos y asegurar que todos estén alineados. Este punto está estrechamente ligado con el primero. El CLM garantiza esa centralización en la comunicación sobre los contratos.
- Aplica un máximo esfuerzo en reforzar la seguridad de los contratos: protege la información contractual contra accesos no autorizados y pérdidas de datos. Implementa medidas de seguridad robustas para asegurar que los datos sensibles estén siempre protegidos. Un CLM con permisos y accesos restringidos ayuda a erradicar accesos indebidos, filtraciones y pérdida de documentación clave.
Una gestión de contratos eficiente es indispensable para maximizar la rentabilidad y minimizar los riesgos en cualquier organización. Implementar prácticas robustas de contract management no solo protege los activos de la empresa sino que también facilita operaciones comerciales fluidas y eficientes.
¡Y hasta aquí el artículo de hoy! Si quieres saber más puedes seguirnos en LinkedIn para estar al tanto de lo último en innovación para el sector legaltech. Si además deseas aprender a adoptar una estrategia integral de gestión de contratos y empezar ya con la transformación de la gestión de contratos de tu compañía, solicita una demo con uno de nuestros expertos en legal operations y déjate asesorar por un equipo ganador.
