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La gestión efectiva y segura del ciclo de vida de los contratos, conocida como Contract Lifecycle Management (CLM), es fundamental para cualquier empresa que quiera optimizar la administración de sus acuerdos y reducir riesgos legales. Para conseguir esa gestión eficaz, es esencial comprender cada una de las fases que componen el CLM y saber cómo tu equipo puede aplicar la tecnología y la inteligencia artificial (IA) para optimizar estos procesos. En este artículo, exploraremos las seis fases del CLM que tu equipo debe controlar, desde la prefirma hasta la postfirma, y analizaremos las responsabilidades de los departamentos implicados, el impacto de la tecnología y el papel de esta en cada paso. ¡Vamos allá!
Este artículo también está disponible en inglés.
En este artículo podrás encontrar:
- ¿Qué es el ciclo de vida de un contrato?
- El ciclo de vida del contrato: prefirma y postfirma
- La fase de prefirma del ciclo de vida del contrato
- La fase de postfirma del ciclo de vida del contrato
- Optimiza la gestión de contratos y mantén a tu empresa a la vanguardia
¿Qué es el ciclo de vida de un contrato?
El Contract Lifecycle Management, CLM o gestión del ciclo de vida de un contrato se refiere al conjunto de etapas que atraviesa un contrato o documento legal desde su inicio hasta su finalización, seguimiento y eventual renovación. El objetivo de la tecnología CLM es optimizar cada una de estas fases para garantizar que los contratos sean claros, se cumplan los términos acordados y se minimicen los riesgos asociados. Una gestión eficiente del ciclo de vida contractual ayuda a las empresas a mejorar su eficiencia operativa y a reducir problemas legales. Pero, ¿qué fases componen este ciclo? Veámoslo.
El ciclo de vida del contrato: prefirma y postfirma
El proceso del ciclo de vida del contrato abarca todas las etapas por las que pasa un contrato, desde su creación hasta su cumplimiento final y archivo. Este se divide en dos grandes fases: prefirma y postfirma, cada una con sus propias tareas, responsabilidades y objetivos.
La fase de prefirma cubre todas las actividades que ocurren antes de la firma del contrato. Desde la solicitud de creación del documento con una necesidad concreta, la elaboración del mismo, las negociaciones entre las partes y la validación final para asegurarse de que cumple con todas las normativas y políticas de la empresa. El objetivo principal en esta etapa es garantizar que el contrato sea claro, preciso y beneficioso para las partes involucradas, evitando futuros conflictos o ambigüedades.
Por otro lado, la fase de postfirma se centra en la ejecución y administración del contrato una vez firmado. En esta etapa, el enfoque cambia a monitorear el cumplimiento de las obligaciones, gestionar riesgos, realizar revisiones periódicas y planificar renovaciones si es necesario. Aquí, la clave es asegurar que todas las partes cumplan con los términos acordados y que el contrato continúe proporcionando valor a lo largo del tiempo.
La fase de prefirma del ciclo de vida del contrato
1. Solicitud legal
La fase de solicitud legal es el primer paso en el ciclo de vida del contrato, donde surge la necesidad de crear un nuevo acuerdo. En esta etapa, un departamento (por ejemplo, el de ventas, compras o recursos humanos) solicita al equipo legal que inicie el proceso contractual. Es crucial que los responsables del área jurídica reciban la solicitud con toda la información necesaria, incluyendo los objetivos del contrato, las partes implicadas y las condiciones especiales.
Los departamentos involucrados pueden variar según el tipo de contrato, pero el equipo legal siempre desempeña un papel central. La colaboración con otros departamentos es esencial para definir los requisitos y asegurarse de que se cumplan las políticas de la empresa. Aquí, el uso de tecnología CLM que incluya un módulo de solicitudes que las centralice y automatice la generación de flujos de trabajo puede marcar una gran diferencia, asegurando que todas las partes estén alineadas desde el inicio y el trabajo sea lo más eficiente posible.
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2. Creación del contrato
La siguiente fase es la creación del contrato en sí, en la que el equipo legal o el departamento responsable elabora el primer borrador del documento. La automatización de documentos juega un papel fundamental en esta etapa, ya que permite a las empresas generar contratos estandarizados y personalizados de manera rápida y precisa, reduciendo el esfuerzo manual y asegurando unos estándares de seguridad y cumplimiento. Gracias a la tecnología CLM, es posible crear plantillas preaprobadas que incluyen cláusulas estándar y condiciones legales específicas, todas orientadas al aumento de seguridad y eficiencia.
3. Negociación y colaboración sobre el contrato
Una vez creado el primer borrador, comienza la fase de negociación y colaboración, donde las partes implicadas revisan y ajustan los términos del contrato. Esta fase suele involucrar no solo al equipo legal, sino también a otros departamentos, como compras o ventas, así como a la contraparte (como clientes, proveedores, socios comerciales y todo tipo de stakeholders).
La tecnología de CLM facilita la colaboración en tiempo real, permitiendo que varias partes editen y comenten en un mismo documento, manteniendo un registro de las modificaciones y versiones del contrato de manera centralizada y en la nube. Además, la IA puede identificar discrepancias o conflictos entre las cláusulas, alertando a los responsables sobre áreas que requieren una revisión especial o que no cumplen con los estándares de la empresa. En este paso, el CLM no solo agiliza las negociaciones, sino que también minimiza los riesgos legales.
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4. Revisión y validación del contrato
La fase de revisión y validación es crucial para garantizar que el contrato cumpla con todos los requisitos legales y corporativos antes de proceder a la firma. El equipo legal revisa el documento para asegurarse de que esté completo, sea coherente y cumpla con las políticas de la empresa. Y no te descubrimos un nuevo mundo si te decimos que otras áreas suelen querer intervenir en este proceso para añadir su visto bueno, comentarios o correcciones.
Aquí, la IA jurídica también es una herramienta poderosa, ya que permite analizar el contenido del contrato en segundos para identificar términos problemáticos, errores o posibles riesgos. Por ejemplo, la IA puede resaltar cláusulas que no son consistentes con otros acuerdos previos o sugerir mejoras para fortalecer la posición de la empresa.
La fase de postfirma del ciclo de vida del contrato
5. Firma del documento
Una vez validado el contrato, llega el momento de proceder con su firma. En la era digital, la firma electrónica se ha convertido en un estándar, proporcionando una manera segura, legalmente vinculante y eficiente de cerrar acuerdos. No solo facilita la firma de contratos a distancia, sino que también automatiza el registro y almacenamiento de los documentos firmados, mejorando la trazabilidad y el cumplimiento normativo.
La tecnología CLM integra firmas electrónicas que permiten firmar el contrato desde la propia plataforma, para además almacenarlo automáticamente en una plataforma centralizada, lo que simplifica el acceso y la gestión posterior.
6. Obligaciones, riesgos, revisiones y renovaciones
La última fase del CLM se enfoca en la gestión de las obligaciones contractuales, la identificación de riesgos y la planificación de revisiones o renovaciones del propio contrato. Una vez firmado, es esencial monitorear el cumplimiento de los términos y las fechas clave, como pagos, entregas o plazos de renovación.
Un asistente de IA puede desempeñar un papel fundamental en esta fase, ayudando a identificar automáticamente obligaciones contractuales y riesgos asociados, como ya hemos comentado. Además, un CLM permite programar recordatorios automáticos de fechas de renovación, alertas sobre cláusulas que requieren atención especial o análisis de cumplimiento para detectar incumplimientos potenciales. La capacidad de automatizar estas tareas reduce el trabajo manual y mejora el control sobre los contratos activos, permitiendo una gestión proactiva y evitando sorpresas desagradables.
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Ahora ya conoces las seis fases del Contract Lifecycle Management esenciales para que tu departamento pueda optimizar su gestión contractual y reducir riesgos. Desde la solicitud legal hasta la firma y el monitoreo de obligaciones postfirma, el uso de la tecnología y la IA ayuda a los equipos legales a automatizar tareas repetitivas, mejorar la eficiencia y asegurar el cumplimiento de los acuerdos.
Si bien cada fase presenta desafíos únicos, las herramientas de CLM modernas ofrecen soluciones integrales para que tu equipo gestione contratos de forma eficaz. Así que es hora de Implementar un enfoque tecnológico y automatizado en la gestión del ciclo de vida de los contratos. ¡Garantiza que tu empresa se mantenga competitiva y cumpla con los más altos estándares!
