¿Qué es un CLM? Descubre el poder del Contract Lifecycle Management

El Contract Lifecycle Management o CLM es una solución legal tech que está revolucionando la gestión de los contratos en las compañías. Justo cuando crees tener todo bajo control, un contrato importante se extravía en un montón de papeles, desatando una cadena de urgencias y complicaciones. ¿Podrías permitirte el lujo de cometer errores, perder tiempo y asumir pérdidas por fallos en la gestión manual de contratos? Aquí es donde entra en juego el software de CLM, una solución que transforma el caos en orden. Sigue leyendo para descubrir cómo el CLM no solo puede salvar tu próximo gran acuerdo, sino también mejorar de forma radical la eficiencia de toda tu organización.

En este artículo encontrarás:

1. ¿Qué es el Contract Lifecycle Management o CLM?
2. ¿Por qué mi empresa debería tener un software de CLM?
3. Beneficios clave del CLM o Contract Lifecycle Management
4. Problemáticas que soluciona un software de CLM
5. ¿Qué es el ciclo de vida del contrato y qué fases lo componen?
6. Funcionalidades principales del software de CLM
7. ¿Quién utiliza el CLM en las empresas?
8. ROI del software de CLM
9. Explora los beneficios del CLM de última generación de Bigle

¿Qué es el Contract Lifecycle Management o CLM?

El Contract Lifecycle Management (CLM) es un tipo de software con un enfoque integral en la gestión de contratos dentro de una organización, que abarca todo el ciclo de vida de un contrato, desde la solicitud del mismo hasta su creación automatizada, negociación, aprobación, cumplimiento, firma electrónica hasta la expiración o renovación. Un software de CLM como el de Bigle ofrece una plataforma desde la que gestionar todo el proceso e impulsar, de esa forma, la eficiencia y el compliance en las operaciones legales de las compañías.

Este tipo de solución no solo mejora la eficiencia operativa y reduce los riesgos asociados con la gestión manual de contratos, sino que también optimiza las negociaciones y el cumplimiento normativo. Al integrar un CLM en su operativa, las organizaciones pueden asegurar una mayor coherencia contractual, mejorar la capacidad de respuesta a cambios legales y reglamentarios, así como obtener insights valiosos sobre el rendimiento y la exposición al riesgo contractual.

¿Por qué mi empresa debería tener un software de CLM?

A medida que las empresas reconocen el valor intrínseco de los contratos, la adopción de tecnologías como el software de Contract Lifecycle Management (CLM) se está convirtiendo en una estrategia esencial. Los beneficios que este software aporta al negocio van desde la digitalización de la gestión contractual hasta el desbloqueo e impulso del valor que los contratos aportan al negocio mediante la tecnología.

Uno de los principales beneficios del CLM es la transparencia que introduce dentro de la organización por medio de la gestión de las legal operations. Los contratos se extienden por todas las áreas del negocio y, al centralizarlos, los diferentes departamentos obtienen una visibilidad clara y en tiempo real de los términos, condiciones y estado de los contratos, por lo que se consiguen alinear más claramente con los objetivos estratégicos de la empresa.

En términos de seguridad, el CLM es crítico en la era de la digitalización. Protege la información sensible que contienen los contratos de las corporaciones y garantiza que los estos estén seguros contra accesos no autorizados, manipulaciones o pérdidas. Además, ayuda a asegurar el cumplimiento de las normativas de protección de datos, un aspecto cada vez más importante en el contexto global actual.

Mirando hacia el futuro, el CLM posiciona a las empresas para adaptarse rápidamente a cambios en el mercado y a regulaciones emergentes, manteniendo su competitividad. Las herramientas de CLM permiten a las organizaciones ser más ágiles, reaccionar más rápidamente ante las oportunidades de negocio y manejar eficazmente los riesgos contractuales, lo que se traduce en una ventaja competitiva sustancial tanto de los departamentos legales como de las compañías en general.

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Beneficios clave del CLM o Contract Lifecycle Management

En el núcleo de cada operación exitosa se encuentra la eficiencia y seguridad en la gestión de contratos. A través de la implementación de un software de CLM, las organizaciones mejoran de manera radical sus procesos contractuales. Exploremos los beneficios que aporta la utilización de un CLM.

Mejora de la eficiencia operativa

• Automatización de tareas manuales y procesos repetitivos.
• Reducción del tiempo de trabajo en el ciclo de los contratos.
• Implementación de flujos de trabajo estandarizados de forma interdepartamental.

Reducción de riesgos

• Mejor manejo de las cláusulas y términos contractuales.
• Prevención de pérdidas financieras mediante la identificación temprana de incumplimientos.
• Mitigación de disputas legales por errores humanos.

Mejora de la colaboración

• Facilita la interacción entre diferentes equipos y departamentos.
• Herramientas de colaboración en tiempo real para revisiones y aprobaciones.
• Centralización de la comunicación relacionada con los contratos.

Accesibilidad y seguridad de datos

• Acceso centralizado y restringido a todos los contratos y documentos relacionados.
• Protección de datos mediante tecnologías de encriptación y control de acceso.
• Cumplimiento de normativas de protección de datos personales y corporativos.

Visibilidad y control mejorados

• Dashboard y herramientas de seguimiento para una visión completa del estado de los contratos.
• Alertas y notificaciones para evitar vencimientos y renovaciones automáticas no deseadas.
• Capacidad para realizar auditorías y controles de cumplimiento efectivos.

Análisis e informes avanzados

• Generación de reportes personalizados para evaluación de desempeño contractual.
• Análisis predictivo para identificar tendencias y oportunidades de mejora.
• Herramientas de inteligencia de negocio para soportar decisiones estratégicas.

Cumplimiento normativo

• Actualización centralizada de los contratos según las últimas regulaciones y leyes.
• Facilita la adhesión a normativas locales e internacionales.
• Reduce la probabilidad de sanciones por incumplimiento legal.

5 problemáticas que soluciona un software de CLM

El software de Contract Lifecycle Management (CLM) aborda una serie de desafíos críticos que enfrentan las organizaciones en la gestión de contratos, aportando solución a problemáticas comunes en las mismas. Analicemos cinco de los principales problemas que resuelve:

Desorganización y acceso difícil a los documentos

Muchas empresas aún almacenan contratos en formatos físicos o en sistemas desorganizados, lo que dificulta el acceso rápido a documentos importantes cuando más se necesitan y aumenta las posibilidades de traspapelarlos y crear brechas de seguridad. El CLM centraliza y digitaliza todos los contratos, permitiendo un acceso fácil y rápido, además de mejorar la capacidad de búsqueda y la seguridad de los documentos.

Errores manuales en la gestión de contratos

El manejo manual de contratos es susceptible a errores, desde simples equivocaciones en la entrada de datos pasando por omisiones críticas en los términos y condiciones, hasta el olvido de eventos y fechas clave. El CLM automatiza muchas de estas tareas, reduciendo la posibilidad de errores y asegurando una mayor precisión en la gestión de los contratos.

Cumplimiento y riesgos regulatorios

Mantener el cumplimiento con regulaciones locales e internacionales es un desafío constante. Los softwares de CLM están diseñados para ayudar a monitorizar y asegurar el cumplimiento normativo a lo largo del ciclo de vida de cada contrato, estandarizando la aplicación de nuevos requisitos de cumplimiento o plazos de renovación.

Ineficiencias en el seguimiento y ejecución de contratos

Seguir el progreso de múltiples contratos a través de su ciclo de vida puede ser complejo y propenso a retrasos, más si cabe en organizaciones grandes. El CLM proporciona una plataforma desde la que automatizar procesos manuales, pulir ineficiencias y seguir el estado de los contratos, asegurando que se cumplan los plazos y se ejecuten las acciones necesarias en cada fase del contrato.

Dificultades en la colaboración y aprobación de contratos

La coordinación entre las múltiples partes para la revisión y aprobación de contratos puede ser lenta y complicada. El CLM facilita la colaboración en tiempo real, permitiendo a las partes interesadas revisar, editar y aprobar documentos de manera eficiente y virtual, acelerando todo el proceso y mejorando la comunicación entre equipos.

¿Qué es el ciclo de vida del contrato y qué fases lo componen?

El ciclo de vida del contrato describe todas las etapas por las que pasa un contrato, desde su inicio hasta su conclusión, renovación o terminación. Se puede dividir el ciclo de vida de un contrato en dos etapas principales, la pre-firma y la post-firma. Dentro de estas dos etapas encontramos cinco fases principales: la solicitud, la creación del contrato, la negociación y aprobación, la firma electrónica y el cumplimiento de obligaciones y renovaciones o terminaciones.

Las 5 fases del ciclo de vida de los contratos

Cada contrato, dentro de esa fase de pre-firma y post firma, pasa por las siguientes cinco fases:

1. Solicitud. Petición formal por parte de una persona interna o externa a la compañía para elaborar un contrato.
2. Creación. Elaboración del borrador del contrato.
3. Negociación y aprobación. Intercambio de comentarios y cambios entre las partes; obtención del visto bueno final.
4. Firma electrónica. Firma del contrato por las partes implicadas.
5. Obligaciones, riesgos y renovaciones. Gestión de las obligaciones contractuales y compromisos de las respectivas partes; renovación o terminación del contrato en función de las condiciones descritas en el mismo.

Funcionalidades principales del software de CLM

El software de CLM puede variar de forma ligera en sus funcionalidades, pero un software de última generación debería incluir las siguientes funcionalidades:

1. Gestión de solicitudes o ticketing jurídico. Permite a los usuarios internos o a clientes / colaboradores de una empresa solicitar servicios legales y gestionar esas solicitudes de una manera unificada y centralizada. Automatiza la asignación de tareas y facilita el seguimiento y la priorización de las solicitudes jurídicas, mejorando la organización y la respuesta de los departamentos legales.
2. Creación automatizada de contratos (document automation). El CLM utiliza plantillas automatizadas, personalizadas con reglas predefinidas, para automatizar la creación de contratos. Así, la generación de documentos se realiza a partir de formularios que se adaptan automáticamente según los datos ingresados y las necesidades específicas del usuario, reduciendo el tiempo y los errores asociados con la redacción manual.
3. Negociación y workflows. En la misma plataforma de CLM se incluye un módulo para la negociación de contratos, que permite múltiples rondas de revisiones y ajustes de manera estructurada. Además, integra workflows o flujos de trabajo inteligentes que automatizan el proceso de aprobación según las jerarquías y políticas internas, asegurando que todos los contratos pasen por las revisiones necesarias antes de su firma.
4. Firma electrónica. La funcionalidad de firma electrónica integrada permite a todas las partes firmar los contratos a distancia de una manera mucho más sencilla y segura, lo que agiliza el cierre de acuerdos. Esto no solo acelera el proceso, sino que también brinda un método seguro y legalmente reconocido para la ejecución de contratos.
5. Repositorio. El CLM proporciona un sistema centralizado para almacenar todos los contratos de la organización, facilitando su acceso, búsqueda y recuperación. Se trata de una de las mejores formas de evitar la dispersión y filtración de documentos. Además, incluye alertas que notifican automáticamente a los usuarios sobre fechas importantes, como vencimientos de contratos, fechas de renovación y otros hitos críticos.
6. Creación de reportes. Esta funcionalidad permite generar reportes detallados sobre varios aspectos de la gestión de contratos, incluyendo el estado, el cumplimiento, el rendimiento y los riesgos asociados a los contratos. Los reportes pueden ser personalizados para ofrecer insights específicos y generar KPIs que ayuden a los encargados de gestionar los contratos a impulsar su trabajo de cara al negocio.

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¿Qué funcionalidades de IA debería incluir un CLM?

Además de las funcionalidades propias del CLM, con la llegada de la inteligencia artificial (IA) un software de Contract Lifecycle Management de última generación debe incluir nuevas funcionalidades asociadas a la IA generativa para impulsar aún más el ciclo de vida del contrato. El CLM de Bigle incluye un asistente de IA generativa que incluye las siguientes funcionalidades:

• Sumarización: revisión y síntesis de documentos, así como generación de resúmenes.
• Legal Chatbot (Q&A): El question & answering ofrece respuesta a preguntas específicas sobre un documento.
• Generación: redacción de contenido de calidad, como cláusulas o contratos.
• Traducción: traduce a múltiples idiomas con una gran precisión.

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¿Quién utiliza el CLM en las empresas?

El software de Contract Lifecycle Management (CLM) lo utilizan profesionales involucrados en la gestión, supervisión y análisis de contratos en diversas áreas de las compañías. Esto incluye roles enfocados en la gestión de todo tipo de documentos legales, en el cumplimiento normativo, la administración de riesgos, la eficiencia operativa y la colaboración estratégica entre departamentos.

Qué tipo de empresa utiliza un CLM

El software de Contract Lifecycle Management (CLM) es fundamental para empresas que manejan un alto volumen de contratos y desean asegurar y optimizar la eficiencia y el cumplimiento normativo en sus operaciones. Estas herramientas son particularmente valiosas en grandes corporaciones y multinacionales que operan en múltiples jurisdicciones y manejan miles de contratos de forma simultánea. En cualquier caso, no solo las grandes empresas se benefician de los sistemas CLM; las empresas medianas con operaciones legales complejas también encuentran en estos sistemas una solución crucial para gestionar de manera efectiva los contratos que son esenciales para su funcionamiento diario.

En qué industrias se utiliza el CLM

Los sistemas CLM son útiles en todo tipo de sectores como tecnología, telecomunicaciones, bienes de consumo, salud y farmacéutica, construcción, o servicios financieros y seguros, entre muchos otros.

¿Quién puede utilizar el CLM dentro de mi empresa?

Dentro de una empresa, varios roles pueden beneficiarse del uso de una plataforma de Contract Lifecycle Management, particularmente los roles relacionados con la gestión de documentos legales y contratos, ya sea de forma interna o externa a la compañía. Los directores legales y abogados in-house de todo departamento legal, así como los directores y equipos de Compras, Ventas, Recursos Humanos, Finanzas o Marketing, se benefician de las funcionalidades de automatización y gestión eficiente de contratos que ofrece el CLM.

¿Por qué el CLM es el software idóneo para tu departamento legal?

El software de Contract Lifecycle Management o CLM se perfila como una de las herramientas legal tech idóneas para los departamentos legales debido a su capacidad para simplificar y automatizar la gestión integral de los contratos. En el departamento legal, donde la precisión y la rapidez son cruciales pero el volumen de trabajo es cada vez mayor, el CLM ayuda a agilizar y eliminar cuellos de botella. Un CLM de última generación ofrece capacidades avanzadas de seguimiento y alertas que aseguran el cumplimiento continuo de los términos contractuales y las regulaciones legales vigentes. Esto no solo optimiza los recursos, sino que también fortalece la capacidad del departamento legal para responder de manera proactiva ante cualquier contingencia, mientras mejora la gestión de riesgos y la eficiencia operativa.

ROI del software de CLM

El retorno de inversión (ROI) del software de CLM es un indicador crucial para las organizaciones que buscan justificar su adopción. Una implementación efectiva de Contract Lifecycle Management resulta en un ahorro significativo, por un aumento de la seguridad y eficiencia de las operaciones legales que sirve para eliminar la fuga de ingresos de los procesos contractuales. Las mejoras que aporta el CLM pueden traducirse en un aumento de la eficiencia operativa y una reducción de costos, justificando así la inversión inicial en la tecnología de CLM y marcando unos procesos contractuales no solo para el presente sino para el futuro.

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