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La tecnología de CLM permite hacer frente al riesgo contractual asociado a los documentos legales y aporta un control real a los departamentos jurídicos de las empresas
Los documentos legales forman parte del día a día en las empresas. Lo mismo ocurre con el riesgo contractual asociado a ellos. Los contratos sirven para formalizar, dejar constancia y avanzar hacia múltiples objetivos, por lo que trabajar con ellos es una tarea muy delicada y dejarlos de lado o prestarles poca atención se convierte en una tendencia muy peligrosa para las organizaciones. El riesgo contractual existe en cada fase de los contratos, pero las organizaciones pueden anticiparse a él y mitigarlo gracias a la tecnología de Contract Lifecycle Management (CLM).
Desde los departamentos de recursos humanos, que gestionan los contratos laborales de cada uno de los trabajadores, pasando por los departamentos de ventas, que sellan los acuerdos con nuevos clientes, hasta cualquier área empresarial que deba contratar los servicios de un proveedor externo, el trabajo con contratos exige una correcta gestión del riesgo sobre los documentos legales. Pero, ¿en qué consiste el riesgo contractual?
El riesgo contractual puede definirse como la posibilidad de afrontar pérdidas económicas u otras sanciones como consecuencia de que alguna de las partes no cumpla con los términos esenciales de un contrato. Este incumplimiento se traduce en riesgos de la ejecución del contrato -la posibilidad de que no se cumplan los términos y se incumplan las obligaciones-, riesgos económicos - que alguna de las partes incumpla las obligaciones económicas del contrato- o bien riesgos reputacionales, la mala relación con terceros, etc.
El riesgo contractual llega por múltiples vías
La claridad en el documento y la efectividad del proceso de generación de contratos es clave para evitar los mencionados riesgos, pero la realidad es que la inmensa mayoría de los departamentos legales vive saturado de trabajo, lo que reduce el tiempo dedicado a revisar cada contrato y expone a múltiples riesgos a las organizaciones.
Los riesgos contractuales se extienden a las cuatro fases de la negociación de estos documentos, en distintas formas. Desde la fase preliminar, pasando por la negociación, ejecución y resolución del contrato, los documentos legales están vivos y expuestos a múltiples miradas y modificaciones.
La elección del modelo de contrato es el primer paso que expone a riesgos a ambas partes, ya que este puede no cumplir con necesidades concretas de las partes o estar desactualizado respecto a la legislación vigente. Lo mismo ocurre con los procesos contractuales que se realizan de la forma manual tradicional, que conllevan errores en la redacción del contrato, en la comunicación sobre este o en su firma. Por no hablar de la tardanza en la preparación del documento, que puede llevar a la pérdida de una oportunidad empresarial.
La tecnología como factor diferencial contra el riesgo contractual
Como explicamos en nuestro ebook “Best practices en legal operations”, la tecnología de CLM ayuda a las compañías de todo tipo de sectores a mitigar el riesgo contractual en las distintas fases del ciclo de vida de los contratos.
La tecnología legal ayuda, entre otras, en cuatro vías principales a mitigar el riesgo contractual:
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Mantén tus contratos actualizados al minuto
Haz que tus contratos estén alineados con la legislación vigente y adaptados al ámbito regulatorio correspondiente. Si necesitas realizar un cambio en una cláusula que aplica a cientos de contratos de tu organización, olvídate de realizarlo uno por uno: el CLM permite aplicar cambios en todos los contratos al mismo tiempo.
Controla las distintas versiones del documento y la actualización de todos ellos desde una sola plataforma en la nube. Centraliza el conocimiento para que no existan documentos perdidos en otras áreas de la empresa y elimina riesgos innecesarios.
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Limita el acceso a los contratos
Controla quién en tu organización accede a los contratos, desde una única plataforma en la nube, gestionando permisos y roles en función de tus necesidades. Define quién puede leer o editar los documentos o contratos, evitando que sean leídos por personas no autorizadas y minimizando el riesgo de que se produzca una brecha de seguridad y que se acceda a información confidencial.
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Descentraliza la creación de documentación legal
El área legal puede analizar los tipos de plantillas que se usan en la compañía y convertirlas en un formulario inteligente con la tecnología no-code que brinda el módulo de Document Automation de un CLM.
Así, las tiene disponibles en la nube de forma centralizada y los empleados que necesiten crear contratos tan solo tienen que completar un sencillo formulario con todas las opciones dispuestas previamente por el departamento legal. En un clic, disponen del contrato a medida con la total seguridad de que este cumple con los estándares marcados por la asesoría jurídica.
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Utiliza alertas para un seguimiento efectivo del ciclo de vida del contrato.
Gracias al CLM se visualiza el estado en el que se encuentra cada documento (p.ej.: pendiente de validación, enviado a firmar, firmado, pendiente de renovar, etc.) y se utilizan alertas para ayudar a nuestro yo del futuro.
Gracias a un panel de control con un sistema de filtrado, se pueden visualizar qué alertas se nos notificarán en las próximas semanas, meses, etc. ¿Qué contratos vencen? ¿Cuáles hay que revisar? Y extraer reportes de forma que todo quedará hilado y sin flecos sueltos.
El riesgo contractual es una realidad constante para las organizaciones, de modo que mitigarlo en la medida de lo posible se convierte en una obligación si se quiere garantizar la seguridad de la empresa. Descubre cómo el CLM de Bigle Legal puede ayudar a tu compañía a garantizar la seguridad de los procesos contractuales y elevar tus operaciones legales al siguiente nivel.
