Claves para mejorar tu gestión del tiempo al trabajar con contratos

Si trabajas con contratos complejos, sabes que una gestión del tiempo adecuada no es un lujo, sino una necesidad. Entre borradores, versiones, negociaciones y validaciones internas, las horas se esfuman sin que apenas te des cuenta. Este artículo está pensado para ti, profesional legal, abogado in-house o directivo que necesita optimizar sus jornadas de trabajo sin sacrificar calidad, cumplimiento ni precisión.

La gestión del tiempo legal se convierte en una competencia clave en entornos en los que se trabaja con una alta carga documental, pero se antoja imposible ante las exigencias crecientes y el ritmo frenético de los negocios. La buena noticia es que existen soluciones. A través de este artículo queremos ofrecerte una guía práctica, en la que te mostraremos cómo estructurar mejor tu jornada, reducir el tiempo improductivo y hacer frente a la complejidad de los contratos con métodos probados.

Este artículo está disponible en inglés.

En este artículo encontrarás:

1. Entiende dónde está el tiempo oculto
2. Crea una estructura de trabajo predecible y flexible
3. Optimiza las fases clave del ciclo de vida del contrato
4. Alinea a todo el equipo con la misma metodología
5. Automatiza donde más duele perder tiempo
6. Aprende a decir no o a renegociar tiempos
7. Evalúa resultados y mejora en tus KPI

Entiende dónde está el tiempo oculto

Antes de aplicar cualquier mejora, necesitas saber dónde se va realmente tu tiempo. En el ámbito contractual, los ladrones de tiempo suelen concentrarse en cinco ubicaciones:

• La búsqueda de versiones o cláusulas anteriores.
• La redacción desde cero de documentos repetitivos.
• Los ciclos de aprobación dispersos.
• La falta de plantillas centralizadas.
• El trabajo en silos entre equipos legales y de negocio.

Estos son algunos ejemplos, pero cada profesional tiene los tuyos. Analiza conscientemente tu jornada, tus hábitos y tiempos de trabajo, identifica tus ladrones de tiempo y realiza un registro durante una semana. Anota cuánto tiempo dedicas a tareas repetitivas y cuánto a trabajo estratégico. Esa simple acción te proporcionará una hoja de ruta para actuar.

Crea una estructura de trabajo predecible y flexible

Los contratos complejos necesitan tiempo y atención, de modo que te requerirán tiempo. Si trabajas de manera estructurada habrás dado un gran paso en la optimización de tu tiempo:

• Bloques de enfoque profundo: reserva tramos de tiempo sin interrupciones para revisión o redacción de cláusulas clave.
• Agrupa tareas similares: redacta varios contratos o revisiones similares en una misma sesión.
• Aplica la regla del 80/20: el 80% de los contratos tienen un 20% de cláusulas recurrentes. Centralízalas y tenlas listas.
• Evita la multitarea: trabajar con un contrato complejo mientras contestas correos o atiendes llamadas resta eficiencia y aumenta errores.

Optimiza las fases clave del ciclo de vida del contrato

En cada fase del contrato hay oportunidades para mejorar la gestión del tiempo.

• Solicitud: integra flujos automáticos con otras áreas para evitar correos de ida y vuelta.
• Negociación: centraliza comentarios y cambios en una sola plataforma para evitar confusiones entre versiones.
• Validación: define responsables y plazos concretos para cada aprobación interna.
• Firma: adopta firma electrónica para evitar semanas de impresión y escaneo.
• Postfirma: automatiza alertas de renovación, vencimiento y revisiones periódicas.

Aprende más sobre las fases del ciclo de vida de los contratos

Alinea a todo el equipo con la misma metodología

Una buena gestión del tiempo no es solo una responsabilidad individual, sino de todo el equipo legal. En el trabajo relativo a los contratos, es preciso establecer un orden y una metodología específica:

• Define un proceso unificado para la creación y aprobación de contratos.
• Capacita al resto de áreas de negocio para realizar solicitudes claras.
• Usa checklists internos para reducir errores y re-trabajos.
• Promueve una cultura de “cero versiones dispersas”.

Esto no solo reduce el tiempo invertido por contrato, sino que minimiza errores y asegura una consistencia clave para el correcto funcionamiento de las operaciones legales de la compañía.

Automatiza donde más duele perder tiempo

Si tu equipo legal aún redacta desde cero cada documento o tiene los contratos diseminados entre sus escritorios locales, estáis perdiendo horas muy valiosas y asumiendo riesgos legales y de cumplimiento.

• Utiliza plantillas dinámicas: centraliza contratos tipo con variables modificables.
• Aplica lógica condicional: para que el contrato se adapte según el tipo de contraparte, jurisdicción o valores económicos.
• Crea una biblioteca de cláusulas: para no reescribir nunca más una cláusula de confidencialidad estándar desde cero.

Consejo clave: una plataforma de CLM (Contract Lifecycle Management) completa te ayudará a sistematizar estos procesos y liberar tiempo para tareas realmente estratégicas.

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Aprende a decir no o a renegociar tiempos

Ser asertivo también es una habilidad legal. Uno de los grandes enemigos de la buena gestión del tiempo es la falta de límites. Si todo es urgente, nada lo es realmente. Hay que desarrollar la capacidad para identificar las verdaderas urgencias y diferenciarlas de las tareas que deben quedar en segundo plano.

• Negocia plazos realistas con las áreas solicitantes.
• Rechaza encargos incompletos o que carezcan de un briefing claro.
• Establece políticas de SLA (Service Level Agreements) internos.

Evalúa resultados y mejora en tus KPI

No hay soluciones mágicas. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Así, es momento de que recurras a los Key Performance Indicators (KPI), indicadores clave que te permitirán especificar el tiempo consumido en proyectos relevantes. ¿El objetivo? Discernir entre los procesos eficientes y aquellos que necesitan una revisión.

• Calcula el tiempo medio que te lleva hoy cerrar un contrato complejo.
• Mide el número de versiones que se generan por cada documento.
• Analiza cuántos contratos se retrasan por validaciones o firmas.
• Haz seguimiento de las tareas administrativas que podrías automatizar.

Define indicadores y compáralos cada trimestre. Verás dónde se encuentra tu verdadero potencial de mejora.

El tiempo es tu recurso más estratégico

Los contratos son cada vez más complejos y el volumen no deja de crecer, así que es hora de gestionar mejor el tiempo para mantener el control, la calidad y el valor que aporta el área legal a la organización.

Adoptar estas estrategias no significa convertirte en un robot, sino liberar espacio mental y operativo para centrarte en lo que realmente importa: apoyar a la compañía con visión jurídica, anticipar riesgos y mejorar el funcionamiento del negocio.

En Bigle, acompañamos a equipos legales que buscan precisamente eso. Si quieres transformar la forma en que gestionas tu tiempo y tus contratos, contacta con uno de nuestros expertos y déjate asesorar en el proceso. ¡Es hora de transformar tu trabajo sobre los contratos!