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Automatización de contratos con CLM: ventajas y desafíos para empresas

Los contratos son el alma de las relaciones empresariales, pero gestionarlos puede ser una tarea monumental si se realiza de la forma establecioda tradicionalmente. Desde la creación hasta la firma y seguimiento, cada documento legal conlleva un proceso que puede ser lento, complejo y propenso a errores. En este artículo, descubrirás por qué el CLM (Contract Lifecycle Management) y la automatización de contratos son clave para optimizar cada etapa del ciclo de vida de un contrato y conseguir unos procesos más ágiles y limpios. ¡Empecemos!

Este artículo también está disponible en inglés.

Contrato impreso flotando sobre una mesa en una oficina acristalada luminosa. Artículo de Bigle sobre CLM.

En este artículo encontrarás:

  1. ¿Qué es el CLM y cómo automatiza los contratos?
  2. Beneficios de automatizar contratos con CLM
  3. Principales desafíos vs. estrategias al implementar un CLM
  4. El CLM como pilar estratégico para la empresa innovadora

¿Qué es el CLM y cómo automatiza la creación de contratos?

El CLM es una tecnología diseñada para gestionar todo el ciclo de vida del contrato. Desde la solicitud del mismo, cubre todas las tareas relativas a este. Pero uno de los mayores beneficios de esta legal tech radica en la automatización de la creación de contratos legales. Este proceso transforma una tarea manual, repetitiva y propensa a errores en una operación rápida y precisa, permitiendo que los profesionales se centren en tareas de mayor valor en lugar de en escribir y corregir a mano cientos y cientos de contratos similares.

Creación automatizada de contratos con CLM

La automatización en la creación de contratos comienza con el uso de plantillas preaprobadas, personalizadas para cumplir con las necesidades legales y normativas de cada organización. Estas plantillas incluyen cláusulas estándar y términos previamente validados, lo que garantiza que los contratos sean coherentes y estén alineados con las políticas internas.

El CLM permite generar contratos automáticamente a partir de datos introducidos en formularios intuitivos. Por ejemplo:

  • En un contrato de suministro, el usuario puede seleccionar una plantilla predefinida, introducir detalles como el nombre del proveedor, fechas y términos de pago y el CLM generará automáticamente un contrato listo para revisión.
  • En acuerdos de confidencialidad (Non Disclosure Agreements o NDA), el sistema puede generar múltiples contratos personalizados para diferentes contrapartes en cuestión de minutos, eliminando el trabajo manual repetitivo.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización en la creación de contratos?

  1. Ahorro de tiempo: lo que antes tomaba horas o días ahora se completa en minutos, permitiendo al equipo legal enfocarse en tareas más estratégicas.
  2. Reducción de errores: las plantillas y procesos automatizados minimizan el riesgo de inconsistencias y omisiones.
  3. Cumplimiento normativo: las cláusulas preaprobadas garantizan que los contratos cumplan con las regulaciones vigentes.
  4. Escalabilidad: en grandes volúmenes, resulta mucho más sencillo generar contratos, como en procesos de contratación masiva o acuerdos estandarizados (aunque un CLM a la última permite automatizar las plantillas más complejas posibles).

¿Cuál es el impacto de la automatización de contratos en la práctica diaria?

La automatización de contratos con CLM no solo acelera el flujo de trabajo. También facilita la colaboración entre departamentos. Por ejemplo, un equipo comercial puede solicitar un contrato a través del CLM u obtenerlo directamente a través de una plantilla de documento automatizada, para que el departamento legal pueda revisarlo y aprobarlo en tiempo récord. Uno de los principales impactos de esta tecnología para las empresas es que además de simplificar sus procesos, aseguran que cada contrato creado sea un documento sólido, preciso y listo para cumplir su propósito estratégico.

Ejemplo práctico:
Una empresa de logística implementó un CLM para automatizar la creación de contratos con sus proveedores. Un proceso que anteriormente tomaba días e incluso semanas debido a revisiones manuales y versiones duplicadas es ahora mucho más ágil y fácil gracias al CLM, que les permite generar y aprobar contratos en cuestión de horas, con una precisión mayor y con tiempos de cierre más ajustados.

Te puede interesar: ¿Qué es un CLM? Descubre el poder del Contract Lifecycle Management

Beneficios de automatizar contratos con CLM

El impacto del CLM en las empresas es amplio. Analicemos algunos de los beneficios clave más inmediatos de la aplicación de este tipo de software:

  • Ahorro de tiempo y recursos. Al automatizar tareas repetitivas, como la redacción y revisión de contratos, el CLM libera al equipo legal para centrarse en actividades estratégicas.

  • Mayor precisión y reducción de riesgos. La automatización documental del CLM permite crear documentos a partir de plantillas preaprobadas, lo que elimina errores humanos que llevan a todo tipo de problemas legales y sanciones, así como brechas de seguridad críticas. 

  • Cumplimiento normativo. El CLM puede utilizarse para garantizar que todos los contratos cumplan con las regulaciones locales e internacionales, protegiendo a la empresa de sanciones legales.

  • Visibilidad y control total. Con un CLM, las empresas pueden acceder a todos sus contratos desde una plataforma centralizada, ampliando el control y garantizando el acceso a informes para maximizar el registro de indicadores clave (Key Performance Indicators o KPI en inglés) del departamento legal.

Ejemplo práctico:
Una multinacional farmacéutica utilizó un CLM para centralizar sus contratos de distribución en múltiples países. Esto no solo redujo errores en el cumplimiento normativo y facilitó la adaptación normativa a diversas jurisdicciones, sino que también facilitó una vista de pájaro sobre términos y vencimientos clave.

Manos de abogado sujetando una tablet de la que brotan contratos. Artículo de Bigle sobre CLM.

Principales desafíos vs. estrategias al implementar un CLM

Aunque la automatización de contratos con un CLM ofrece numerosos beneficios, su implementación puede presentar algunos desafíos que los impulsores de esta tecnología deben abordar estratégicamente, para garantizar el éxito de su implementación en la empresa. Analicemos los obstáculos más comunes y las estrategias prácticas para superarlos.

Resistencia al cambio: cómo superar las barreras culturales dentro de los equipos

Introducir una nueva tecnología suele generar resistencia, especialmente en equipos acostumbrados a métodos tradicionales de trabajo. Este desafío es más pronunciado en departamentos legales, donde la confianza en los procesos manuales estaba profundamente arraigada hasta hace poco.

Estrategia:

  • Comunicación clara: explica cómo el CLM reducirá la carga de trabajo y mejorará la precisión en la gestión contractual.
  • Participación activa: involucra a los equipos desde las etapas iniciales de selección y personalización del sistema, para que sientan que su opinión cuenta.
  • Embajadores del cambio: identifica líderes dentro del equipo que adopten tecnología con entusiasmo y puedan motivar al resto.

Adaptación tecnológica: integración del CLM con herramientas existentes

Un sistema de CLM es integrable con otras herramientas empresariales, como bases de datos, ERP o plataformas de gestión documental. Sin embargo, la falta de compatibilidad o una integración mal ejecutada puede generar frustración y limitar su potencial, así que presta especial atención a la elección de proveedores.

Estrategia:

  • Evaluación inicial: realiza un análisis de los sistemas existentes y asegúrate de que el proveedor de CLM ofrezca integraciones preconfiguradas o personalizables.
  • Soporte técnico: trabaja con un equipo de Tecnología de la Información (TI) interno o externo que facilite la implementación y asegure que el sistema funcione sin interrupciones.
  • Fase de adaptación: antes de la puesta en marcha de un proyecto faraónico, prueba la integración con un grupo para identificar y resolver problemas técnicos.

Coste inicial: justificando la inversión a largo plazo

El coste de adquisición e implementación de un CLM puede parecer elevado al principio, especialmente para empresas con presupuestos ajustados. Sin embargo, el retorno de inversión (Return On Investment o ROI en inglés) a largo plazo suele ser significativo, gracias a los ahorros en tiempo, reducción de errores y mejora en la eficiencia que aporta esta tecnología.

Estrategia:

  • Cálculo del ROI: presenta un análisis que compare el coste inicial con los beneficios proyectados, como el tiempo ahorrado por contrato o los riesgos legales evitados.
  • Casos de éxito: comparte ejemplos de empresas similares que han obtenido resultados positivos tras implementar un CLM.
  • Escalabilidad: selecciona un CLM que permita empezar con funcionalidades básicas y ampliar su alcance según las necesidades futuras.

Formación del equipo: garantizar el correcto uso del sistema

El mejor sistema de CLM será inútil si los usuarios no saben cómo aprovecharlo al máximo. La falta de capacitación adecuada puede llevar a errores y subutilización del sistema.

Estrategia:

  • Capacitación personalizada: organiza sesiones de formación adaptadas a las funciones específicas de cada equipo (legal, comercial, TI, etc.).
  • Recursos continuos: proporciona tutoriales, guías y soporte técnico para resolver dudas a medida que surjan.
  • Evaluaciones periódicas: realiza auditorías para identificar áreas donde el equipo pueda necesitar apoyo adicional.

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Abogado al teléfono ante un amplio ventanal al atardecer. Artículo de Bigle sobre CLM.

El CLM como pilar estratégico para la empresa innovadora

La automatización de contratos que brinda un CLM simplifica procesos contractuales manuales y complejos, para transformar la manera en que los profesionales trabajan en su día a día con contratos. Hemos visto cómo, con la estrategia adecuada, su implementación es una puerta abierta a beneficios de diversos tipos, convirtiéndose en un pilar estratégico clave para las corporaciones.

Si tu empresa busca optimizar su gestión contractual y mejorar su desempeño general, el CLM es una herramienta imprescindible. ¿Estás listo para dar el paso hacia una gestión más inteligente y eficiente? ¡El futuro de los contratos empieza aquí!

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