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La automatización de bases de datos, el 'game changer'

Legaltech, el inevitable paso evolutivo hacia la era digital. Para el ejercicio de las leyes alrededor del mundo. Cada vez están quedando más en desuso los documentos físicos, lo que es más, los que existen se están transfiriendo a una versión digital para mayor comodidad y accesibilidad. Así que, la vieja era de gestión documental: con secretarias, grandes habitaciones llenas de archivos, largas horas/hombre, analizando documentos, además del constante riesgo de cualquier tipo de error humano asociado al proceso de creación de nuevos documentos; ha quedado cada en el pasado.

¿Ha que esto ha llamado tu atención?
Sigue leyendo y encontrarás toda la información necesaria para entender el tema.

 

¿Cómo era antes la gestión y automatización de las bases de datos y como es ahora?

En los tiempos antes de la digitalización una buena gestión documental era imprescindible para la buena organización y administración de los documentos en cualquier empresa. De manera que, podemos definir la gestión documental como un conjunto de técnicas y prácticas utilizadas para la organización y administración de todo tipo de documentación. 

Este tipo de actividades eran realizadas sobre todo por especialistas o encargados de los archivos y bibliotecarios que eran los responsables de almacenar los documentos de manera lógica y organizada para poder revisarlos en cualquier momento que se quisiera disponer de ellos. Se seguía un algoritmo bastante ineficiente: creación, revisión, compartir entre las diferentes partes involucradas y finalmente la firma.

Hoy en día, gracias a la informática la gestión de documentos ha evolucionado hacia la digitalización de grandes volúmenes de archivos y la creación de bibliotecas y bases de datos digitales. Hasta el punto en que se puede, incluso, aplicar inteligencias artificiales a gran parte de las actividades en la industria legal, sin llegar a prescindir del componente humano.

Más allá del simple hecho de almacenar cantidades de información; para el siguiente paso en la evolución de la industria, se busca automatizar la gestión de documentos de manera que una de las vertientes del Legaltech, vendría a ser la creación de la infraestructura digital para que cualquier persona pueda tener acceso a documentos de índole legal en cualquier parte del mundo sin necesidad de ser abogado. Entonces, de esta manera las inteligencias artificiales podrían acercarle, a dicha persona, cualquier documento que sea de su necesidad. Al menos, así lo afirma Jorge Morell, jurista especializado en Legaltech en su conferencia para UPF Barcelona School of Management.

Primero se deben digitalizar los documentos, para luego automatizarlos y después de todo se le aplica la inteligencia artificial. Es por este motivo, que entender el funcionamiento del software de automatización de documentos es crucial, ya que la automatización es la columna vertebral del proceso de digitalización de la industria.

 

¿Cómo funcionan los softwares de automatización?

Un contrato legal consta de tres partes: la información que representa la identificación del documento, por ejemplo, el nombre los lugares donde va la firmas información que siempre va a estar allí, además está el campo que se conoce como texto variable dónde va cualquier tipo de información que varía según el documento, por ejemplo, los precios, nombres y direcciones, también está el campo de texto condicional qué va a contener las cláusulas legales que aparecen en función del caso. Entonces, para que el documento sea automatizado el usuario deberá llenar diferentes campos que serán representados como preguntas: por ejemplo, el nombre del vendedor, cuál es la fecha de nacimiento, si se quieren introducir, alguna cláusula, la dirección. De manera que, de hecho, la automatización de documentos transforma una planilla legal en un cuestionario basado en campos de preguntas que va a llenar el usuario.

La digitalización de documentos cambió el ritmo de los negocios debido a que ahora es más fácil la creación de documentos, además la ubicación de la información es centralizada, lo cual permite que los documentos puedan ser indexados con facilidad. Encima, permite su fácil acceso, también elimina gran parte del error humano asociado a la transcripción de documentos legales y por sobre todo ahorra tiempo, dinero, carga de trabajo e incluso es ambientalmente amigable.

 

¿Qué es un Document Management Software (DMS) ?

Un software de administración de documentos (DMS, por sus siglas en inglés) es una pieza clave que nos permite registrar todos los cambios hechos a los documentos y guardar los mismos en los servidores de la compañía. De manera que, puedan ser anexados con facilidad desde cualquier terminal. Además, este tipo de software permite llevar un registro de los cambios hechos por el documento y auditarlos de manera que ninguna persona puede sobrescribir información importante sin la autorización necesaria.

Por ejemplo, una de las ventajas de los archivos digitales, es que nos permiten tener la información almacenada en un servidor o nube, la cual puede acezar múltiples personas. Así como modificarlo, sin embargo, este sistema deja un registro de los responsables de la modificación de los documentos de tal manera que se puede llevar un control estricto.

 

Ventajas de la automatización de documentos

  • Permite la búsqueda y acceso a documentos de manera sencilla y rápida desde cualquier terminal.
  • Se puede filtrar la información por campos de modo que sólo restringen la búsqueda de los documentos a lo que interese de momento.
  • Reduce significativamente el error humano en la entrada manual de datos.
  • Mejora la colaboración del equipo debido a que todos pueden monitorear el progreso del proyecto en tiempo real
  • Se pueden realizar auditorías a los documentos de manera de saber quién han completado las tareas cuando lo hizo de que todo queda registrado.

 

Bigle Legal

Es un software de automatización de documentos que permite, valga la redundancia, automatizar tus plantillas, crear documentos nuevos, revisar y compartir, firmas digitales, guardar y gestionar. La solución perfecta en cuanto a motores de automatización de documentos para tu negocio, por ejemplo: inmobiliarias, corporaciones, despachos y notarías.

Más allá de eliminar la necesidad de un abogado entrenado, el software de automatización de documentos de Bigle Legal, optimiza las funciones de los mismos ya que en vez de invertir horas y horas editando plantillas, buscando entre qué documentos cortar para editar, a su vez, el documento del caso en cuestión. Con el software, lo podrán hacer rápidamente, ahorrando tiempo para ser invertido en otros casos. De manera que no se elimina en nada la necesidad del abogado, simplemente se le permite ser mucho más efectivo por medio del uso de una herramienta tecnológica.

Características del software

  • Transformaciones automáticas del texto por ejemplo puede transformar números a letras.
  • Cambia los plurales automáticamente incluso el género.
  • Permite los autos cálculos numéricos.
  • Habilita la firma electrónica desde una locación remota y con total validez legal.
  • Con Bigle Legal puedes categorizar tus documentos, según criterios comunes y en función a sus similitudes.