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Cristina Rey Lavado es Talent Acquisition, People and Culture Specialist en Bigle Legal. Tras ejercer casi siete años como responsable de recursos humanos en un bufete internacional, decidió dirigir su carrera al mundo legal tech. Con un entusiasmo y profesionalidad que envidiaría cualquier área de RR. HH., Cristina se caracteriza por buscar la excelencia en los detalles y, en Bigle Legal, ha descubierto una herramienta con la que conseguirla.
Desde que trabaja en la compañía vive de primera mano los beneficios que aporta la plataforma de Contract Lifecycle Management (CLM) a un departamento como el de recursos humanos. Quédate en esta entrevista para conocer unos beneficios que, más allá de la proactividad o la seguridad de los documentos, le permiten centrarse en aportar todo su potencial.
Bigle Legal: ¿En qué procesos del día a día te ayuda el Contract Lifecycle Management en recursos humanos y qué ventajas te aporta?
Cristina Rey: El Contract Lifecycle Management (CLM) es una herramienta muy valiosa para el departamento de recursos humanos. Nos ayuda en la mayoría de procesos del día a día, entre los que se incluyen:
- Búsqueda de talento: el CLM nos ayuda a cumplir con la Ley de Protección de datos para la recogida y tratamiento de datos personales. Recibimos la documentación y datos personales a través de un formulario vinculado a nuestra página web de empresa. Más tarde, esta información la podemos agrupar y segmentar en función del perfil que necesitemos en cualquier momento.
- Contratación: el CLM nos ayuda a crear contratos estandarizados y personalizados para cada puesto de trabajo, lo que nos ayuda a asegurar que se cumplan los requisitos legales y de la empresa. También automatizamos el proceso de aprobación de contratos, lo que acelera el proceso de contratación y mejora la eficiencia del departamento.
- Gestión de empleados: el CLM nos ayuda en la gestión de los empleados desde la perspectiva contractual, seguimiento de los plazos como un periodo de prueba y gestión de las renovaciones, a través del sistema de alertas. En general, nos ayuda con la redacción, negociación, envío y firma de cualquier documento, como la oferta económica, el contrato de trabajo, anexos de teletrabajo, aumentos salariales, aumentos/reducciónes de jornada, cambios de centro de trabajo o excedencias, entre otros.
- Terminación de empleo: a través de CLM automatizamos el proceso de finalización del contrato, garantizando que se cumplan los plazos y que se respeten los acuerdos de confidencialidad y no competencia.
Respecto a las ventajas:
- Mayor eficiencia: automatizamos muchos procesos manuales, lo que nos permite dedicar más tiempo a tareas estratégicas del departamento.
- Reducción de errores: reducimos la posibilidad de errores humanos, mejorando la precisión de los contratos y reduciendo la necesidad de revisión y corrección.
- Control: tenemos un mayor control sobre los procesos contractuales y seguimiento de los plazos. Estamos al día sobre cualquier finalización de periodo de prueba, del periodo formativo o renovación contractual.
- Análisis y reportes: el CLM nos proporciona datos y análisis en tiempo real, algo nos permite tomar decisiones informadas y mejorar continuamente los procesos.
En un ejemplo: explícanos cómo usas el CLM en un proceso de contratación de un empleado.
- En primer lugar, solicitamos al candidato toda la información y documentación de contratación. Lo hacemos a través de un formulario que hemos automatizado dentro del CLM. El candidato, a través de un link, puede cumplimentar y adjuntar toda la información y documentación. Esta información se vuelca en los apartados correspondientes del documento, generando de forma automática el contrato de trabajo y el resto de documentos.
- Personalizamos el contrato a través de una plantilla de contrato que tenemos estandarizada en el CLM y lo mismo con toda la documentación necesaria, como anexos de teletrabajo, normativas de seguridad o acuerdos de confidencialidad, entre otros.
- Negociación y firma del contrato: enviamos al candidato el contrato y documentación para su revisión y negociación. El CLM nos permite rastrear el estado del contrato y enviar recordatorios automáticos para asegurar que la negociación y la firma se realicen de manera oportuna y ágil.
- Archivo del contrato: una vez recibimos el contrato firmado, lo almacenamos y comenzamos a llevar el seguimiento de plazos dentro del CLM. El contrato estará disponible para su revisión y renovación en el momento que sea necesario.
Respecto a la implementación del CLM, ¿cuánto tiempo os llevó, cómo de intuitivo y accesible es el software?
La implementación del CLM en nuestro departamento de recursos humanos fue un éxito. Encontramos que el software era muy intuitivo y fácil de usar, lo que permitió a los usuarios del departamento aprender rápidamente cómo utilizarlo.
Durante el primer mes, y con la formación inicial y soporte, automatizamos todas las plantillas, formularios, contratos y documentos del departamento. A partir del segundo mes ya utilizamos el CLM para todos los procesos del departamento.
De igual forma, seguimos trabajando día a día en la automatización y gestión de procesos de flujos de trabajo y nuevos documentos.
En general, los beneficios han sido notables y todos los miembros del departamento de recursos humanos estamos muy contentos.
¿Cómo os ayuda el CLM en la consecución de vuestros objetivos y KPI?
El CLM nos ha permitido mejorar la eficiencia en la mayoría de procesos de gestión del departamento. Gracias a la automatización de los flujos de trabajo y estandarización de procesos, hemos sido capaces de reducir el tiempo y nos ha permitido centrarnos en otras áreas importantes de nuestro trabajo.
En términos de KPI, hemos sido capaces de medir la eficiencia y efectividad de nuestra gestión de contratos gracias a la funcionalidad de informes y análisis del CLM. Esto nos ha permitido identificar áreas de mejora y oportunidades de optimización.
¿Qué es lo que más te ha enamorado del CLM y lo que hace que no volverías a utilizar las formas de trabajo tradicionales?
Lo que más me ha enamorado del CLM ha sido la mejora de eficiencia y productividad en el departamento, la reducción del uso de papel, la mejora en la gestión documental, la reducción de errores y, por último y no menos importante, el mayor control y visibilidad en la gestión contractual.
En mi opinión, volver a las formas de trabajo tradicional sería dar un paso atrás tanto en la empresa como en mi carrera profesional.
Para terminar, ¿por qué aconsejas al área de RRHH utilizar un software de CLM?
Aconsejo y animo completamente a que los departamentos de recursos humanos utilicen un software de CLM y los miembros de departamento puedan dedicarse a tareas de mayor valor y de estrategia para la empresa.
“Con nuestro CLM, en RRHH dedicamos más tiempo a las personas, la retención del talento y la cultura organizativa”
Es cierto que siempre habrá una parte de trabajo administrativo, pero si lo podemos reducir gracias a un CLM los departamentos de recursos humanos podrán dedicar más tiempo a la gestión de personas, retención de talento, selección de personal, clima laboral, cultura organizacional, programas de desarrollo y capacitación del personal, y mucho más.
¿Quieres conocer el caso de uso al completo? Descárgalo y conoce cuáles son todas las claves que convierten al equipo de RR. HH. de Bigle Legal en un departamento diferenciado.
