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Gestionar contratos con precisión es uno de los mayores retos del abogado moderno y el CLM es una tecnología clave para conseguirlo. No solo se trata de la creación, ni del seguimiento de plazos; los contratos afectan a múltiples áreas, implican decenas de tareas y cada una de ellas requiere una gran precisión, organización y tiempo. Pero, ¿qué ocurre cuando los contratos se pierden entre correos electrónicos, se olvidan fechas clave o los procesos manuales generan errores? Las consecuencias pueden ser costosas, tanto en términos legales como financieros.
Aquí es donde entra en juego el CLM (Contract Lifecycle Management), una herramienta diseñada para automatizar y optimizar cada una de esas múltiples tareas que implica la gestión de contratos. Sin embargo, aunque el CLM facilita enormemente este trabajo, sigue siendo fundamental conocer los aciertos que potencian su efectividad y los errores más comunes que debes evitar en su uso.
En este artículo, exploraremos cinco aciertos y cinco errores frecuentes en la gestión contractual, con ejemplos prácticos que te ayudarán a reconocer y mejorar tus procesos. Si buscas que tu gestión de contratos se convierta en un pilar estratégico para tu empresa, ¡este artículo es para ti!
Este artículo también está disponible en inglés.
En este artículo encontrarás:
- 5 aciertos en la gestión contractual con CLM
- 5 errores más comunes en la gestión contractual
- Cómo evitar errores y potenciar los aciertos con CLM
- Impulsa tu gestión de contratos con un CLM de última generación
5 aciertos en la gestión contractual con CLM
Acierto 1: automatización de la creación de contratos
Casuística: una empresa de logística genera contratos recurrentes con múltiples proveedores.
Ejemplo práctico: gracias al CLM, la empresa utiliza plantillas preaprobadas para generar automáticamente contratos con cláusulas estándar personalizables. Esto reduce el tiempo de creación en un 40% y elimina errores habituales derivados de copiar y pegar términos o redactar manualmente.
Por qué funciona: además de acortar tiempos, la automatización garantiza que los contratos sean consistentes y cumplan con las políticas internas, permitiendo al equipo legal centrarse en tareas de mayor valor.
Acierto 2: centralización de los contratos en una única plataforma
Casuística: una firma de consultoría con contratos dispersos en correos electrónicos y carpetas físicas.
Ejemplo práctico: al implementar un CLM, la firma ahora tiene todos sus contratos digitalizados y accesibles desde una plataforma central. Esto les permite encontrar documentos en segundos y compartirlos con equipos remotos de manera segura.
Por qué funciona: la centralización no solo mejora la eficiencia, sino que también asegura el control total sobre los documentos, evitando brechas de seguridad, pérdidas o duplicados.
Acierto 3: gestión proactiva de plazos clave
Casuística: un departamento legal que olvidaba renovaciones importantes, perdiendo oportunidades clave de renegociación.
Ejemplo práctico: con un CLM, la empresa recibe notificaciones automáticas antes de que los contratos expiren. Esto permitió renegociar un contrato de alquiler a tiempo, ahorrando un 15% en costes anuales.
Por qué funciona: las alertas automatizadas evitan renovaciones no deseadas y garantizan que las empresas mantengan el control sobre sus compromisos.
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Acierto 4: colaboración eficiente entre equipos
Casuística: los equipos comercial y legal trabajaban de forma aislada, lo que generaba retrasos en las aprobaciones de contratos clave.
Ejemplo práctico: un CLM permitió que ambos equipos colaboraran en tiempo real en un contrato, reduciendo el tiempo de revisión de semanas a días.
Por qué funciona: la colaboración en una plataforma compartida mejora la comunicación y acelera el flujo de trabajo en pasos críticos de los contratos, evitando errores por falta de alineación.
Acierto 5: cumplimiento normativo asegurado
Casuística: una multinacional manejaba contratos que incumplían normativas locales, exponiéndola a sanciones graves.
Ejemplo práctico: con un CLM, la empresa configuró plantillas adaptadas a cada región, asegurando que todos los contratos cumplieran con regulaciones como el GDPR.
Por qué funciona: la estandarización y validación automática de cláusulas minimizan riesgos legales y protegen la reputación de la empresa.
5 errores más comunes en la gestión contractual
Error 1: falta de organización y accesibilidad de los contratos
Casuística: una empresa de manufactura perdió un contrato importante por no encontrarlo a tiempo.
Consecuencia: contratos almacenados en carpetas locales y correos electrónicos retrasaron una auditoría, causando sanciones regulatorias.
Solución al problema: centralizar todos los contratos en un CLM garantiza un acceso rápido y organizado.
Error 2: olvido de plazos críticos
Casuística: una empresa tecnológica con multitud de frentes abiertos y un departamento legal exigido por tareas y plazos.
Consecuencia: sin alertas automatizadas, un contrato clave expiró y el cliente optó por un competidor.
Solución al problema: las alertas de vencimiento integradas en un CLM son esenciales para evitar pérdidas comerciales.
Error 3: procesos manuales que generan errores
Casuística: un equipo legal copió manualmente una cláusula errónea en un contrato de alta importancia.
Consecuencia: la cláusula mal redactada permitió al cliente cancelar el contrato sin penalización, causando una pérdida financiera significativa.
Solución al problema: automatizar la creación de contratos con plantillas automatizadas en un CLM minimiza errores humanos que pueden ser críticos.
Error 4: falta de comunicación entre departamentos
Casuística: un equipo de ventas envió un contrato a un cliente sin la revisión del área legal.
Consecuencia: esto resultó en términos desfavorables que afectaron la rentabilidad del acuerdo.
Solución al problema: un CLM facilita y centraliza la colaboración entre departamentos, facilitando la validación por parte de Legal y asegurando que todas las partes revisen los contratos antes de enviarlos.
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Error 5: falta de análisis estratégico en la gestión contractual
Casuística: una empresa energética no tenía datos sobre el rendimiento de sus contratos.
Consecuencia: esto impidió renegociar términos más favorables con un proveedor clave, perdiendo oportunidades de optimización.
Solución al problema: los ‘dashboards’ e informes de un CLM permiten tomar decisiones basadas en datos, maximizando el valor de cada contrato.
Cómo evitar errores y potenciar los aciertos con CLM
1. Personaliza los flujos de trabajo según las necesidades de tu equipo
Cada organización tiene procesos únicos y un CLM permite adaptar los flujos de trabajo para ajustarse a las particularidades de cada empresa y sector. En ese sentido, puedes configurar aprobaciones específicas para diferentes tipos de contratos o roles dentro de tu empresa.
Consejo práctico: define etapas claras dentro del ciclo de vida de un contrato (creación, revisión, aprobación, firma y seguimiento) y asigna responsables para cada una. Esto asegura que los contratos no queden estancados en ninguna fase.
2. Implementa controles de acceso basados en roles
La seguridad y privacidad son esenciales en la gestión contractual. Un CLM permite configurar permisos para que cada usuario acceda únicamente a la información que necesita.
Consejo práctico: crea perfiles de usuario según departamentos (legal, comercial, financiero) y define qué secciones del contrato pueden visualizar, editar o aprobar. Esto no solo protege la información confidencial, sino que también reduce el riesgo de errores por acceso indebido.
3. Configura métricas clave para evaluar el rendimiento de contratos
El análisis de datos es una de las mayores ventajas del CLM. Más allá de gestionar contratos, utiliza los datos recopilados para medir el impacto del área legal en el negocio.
Consejo práctico: establece métricas como el tiempo promedio de cierre de contratos, el porcentaje de renovaciones exitosas o el costo por incumplimiento. Estos indicadores te ayudarán a identificar áreas de mejora y demostrar el valor del departamento legal.
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4. Utiliza integraciones con otras herramientas de negocio
Un CLM es más poderoso cuando se conecta con sistemas existentes, como CRM, ERP o bases de datos. Esto permite una visión global de cómo los contratos impactan otras áreas de la empresa.
Consejo práctico: integra el CLM con tu CRM para sincronizar automáticamente los datos de clientes en los contratos. Por ejemplo, los términos negociados en ventas se reflejarán directamente en los contratos, reduciendo la duplicidad de tareas.
5. Realiza auditorías regulares del sistema y de los contratos
El éxito del CLM no termina con su implementación; requiere supervisión continua para garantizar que siga cumpliendo sus objetivos.
Consejo práctico: programa revisiones periódicas para analizar cómo se están utilizando las funcionalidades del CLM y verificar que los contratos cumplen con las políticas internas y normativas externas. Esto ayuda a mantener el sistema actualizado y optimizado.
Impulsa tu gestión de contratos con un CLM de última generación
La gestión contractual eficiente no es solo una ventaja competitiva, es una necesidad. Los aciertos en la automatización, organización y cumplimiento normativo con un CLM marcan la diferencia entre una gestión estratégica y errores costosos que pueden dañar la reputación y los resultados de la empresa.
Con un CLM, puedes transformar tu gestión contractual, evitar errores comunes y aprovechar al máximo cada contrato. ¿Estás listo para llevar tu gestión de contratos al siguiente nivel? ¡El futuro está a un clic de distancia!
