Los avances tecnológicos de las últimas décadas se han desarrollado a una velocidad vertiginosa, la globalización de la información, la nube, los teléfonos inteligentes, las diversas apps, etcétera, han reconfigurado la forma de hacer negocios, de ofrecer y acceder a bienes y servicios, de hacer publicidad y marketing y en fin han transformado no sólo la forma en que nos comunicamos con nuestros seres queridos sino el carácter de los negocios.
Para nadie es un secreto que cada día más, profesionales independientes y empresas se ven en la perentoria necesidad de actualizar constantemente sus sistemas a fin de mejorar su ventaja competitiva frente a otras marcas, ¡o nos actualizamos o perecemos!
En la actualidad, existen una serie de procesos y estrategias de trabajo modernas que nos facilitan la vida. En este caso, hablamos de la gestión de documentos. Este es un proceso que sirve para aumentar los niveles de productividad, ahorrar tiempo y costos en la producción, garantizar mayores niveles de seguridad y accesibilidad.
La gestión de documentos se refiere a el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía, es un medio para compartir, distribuir y gestionar la documentación de una empresa.
En pocas palabras, la automatización documental implica tomar ciertos documentos que se presentan de forma repetitiva y usar un software especializado para que estos se generen de forma automática, y con mucha más facilidad. El software genera tu documento personalizado según tus necesidades, con el objetivo de archivar, gestionar e identificar documentos electrónicos, ya sean estos de carácter textual o visual.
Ahora, antes de saltar a la llamativa lista de ventajas de los softwares de automatización de documentos, a todos nos vendría bien una rápida lección de historia sobre el tema. ¡Así que aquí vamos!
Todo se trata de la memoria. Esa palabra tan difícil de definir. Es un instinto, es algo antropológico, es nuestro instinto de tratar de almacenar nuestro recuerdos para nunca perderlos. Obviamente, esto se extiende a la escritura. Es natural, y es inteligente, querer conservar nuestros escritos. En conjunto con la evolución de la humanidad y desde los inicios de la escritura, la producción de conocimiento debía ir de la mano con la necesidad de preservar y mantener documentos.
Si hay que nombrar a un padre de la criatura, este debería ser Jean Mabillon monje benedictino francés del siglo XVII, que en 1681, publicó un tratado denominado “De re diplomática”, en el que determina la autenticidad de ciertas cartas y propone herramientas que permiten autenticar un documento y dotarlo. Mabillon crea la técnica del análisis documental y muestra los métodos que harán posible la identificación de los documentos falsos.
Desde entonces la tarea de guardar, mantener y reponer documentos era parte del trabajo de archivistas y bibliotecarios, el desarrollo del sistema decimal permitió obtener ayuda para encontrar los libros y documentos más fácilmente en una biblioteca.
Hasta la aparición de los ordenadores no se produjeron muchos cambios, pero el uso de la computadora marca un antes y un después en la gestión de documentos. Inicialmente con los recordados “floppy disk” con capacidades de 512 Kb o 1024Kb que se etiquetaban manualmente e igual se guardaban en cajas.
Años después y tras una disruptiva transformación digital, con la creación de la interfaz gráfica incorporada de los sistemas Windows y Mac, los floppy disk fueron reemplazados por carpetas que eran almacenadas en discos duros “hard drives”. Actualmente contamos con el software de gestión documental y sus múltiples ventajas. ¿Qué opinará el buen Jean Mabillon?
Ahora, cuando se habla de gestión documental en el área jurídica, es todo un tema adicional. Para empezar, lo llamamos legaltech, es decir, tecnología legal. Pues, obviamente, los documentos legales son material delicado, que merecen tratamiento especializado. Si necesitas digitalizar, compartir, administrar documentos jurídicos, necesitas un sistema de gestión documental confiable, es decir, un SGD, y muy probablemente vas a querer uno especializado.
Una compañía cualquiera, y más importante, tu compañía, va a necesitar un SGD. El acceso a la nube es un gran beneficio pero no es suficiente, o sí? Tu y tu equipo necesitáis orden, una base de almacenamiento y procesamiento de datos confiable. Estos sistemas los puedes aprovechar cómo más necesites, y déjame decirte, las posibilidades son infinitas.
Después de este brevísimo recorrido histórico y legal, vamos a concentrarnos en las múltiples ventajas de los software de gestión documental:
Al disminuir los tiempos de búsqueda y generación de documentos, se incrementa la efectividad del trabajador maximizando el rendimiento de sus horas de trabajo, lo que redunda en la satisfacción del cliente, se economiza en gastos de papel, copias e impresiones, el costo de inversión para la implementación del software es bajo.
No hay que pensar mucho para imaginar todas las formas en que un pedazo de papel se puede dañar, estropear, o perder para siempre. Pero, una copia digital almacenada en la nube… mucho más difícil de perder! Con un click puedes asegurar la confidencialidad del documento y el acceso sólo a empleados y clientes que tú decides.
Disponibilidad del documento en todo momento, desde el lugar que lo necesite a través de cualquier ordenador o dispositivo móvil conectado a internet.
Flexibilidad: La gran capacidad de espacio de servidor que representa la nube, permite flexibilidad y elasticidad que demande un negocio, es decir puede expandirse o reducirse a medida que las empresas crecen o se contraen.
El software gestión documental permite compartir de forma interna como externa logrando que múltiples colaboradores trabajen en un mismo documento, así como la participación de grupos externos como clientes y/o proveedores.
Permite certificar y legalizar un documento mediante una firma digital.
Control, adaptación y personalización: Se puede adaptar todas las características de redacción, adjuntar imágenes, archivos, datos en cualquier momento que lo requiera.
Más allá de todas las ventajas de orden económico, legal y administrativas, existen factores inherentes al ámbito social. Al restringir el uso de papel nos convertimos en empresas con responsabilidad ecológica que colabora con la preservación del medio ambiente; el ahorro de espacio al eliminar incómodos archiveros favorece el orden y limpieza, contribuyendo a mejorar la seguridad y salud laboral de nuestros trabajadores.
Tan sencillo como transformar tus planillas de documentos en un sencillo cuestionario. Adaptado a tus respuestas, el software genera un documento personalizado, seguro, adecuado a las necesidades organizacionales y lo que es más importante sin errores.
Tendrás este documento en la nube con todas las ventajas que hemos mencionado, transformando un trabajo de 2 horas por un movimiento y un clic en un instrumento digital de 5 minutos.
Puedes compartir, revisar y completar tus documentos con tus trabajadores, clientes y proveedores.
Con el software de Bigle Legal y su formato de firma digital avanzada integrada puedes certificar el documento con la firma de tu equipo de trabajo o de tus clientes.
Bigle Legal guarda tus documentos en la nube de manera segura.
Si me permites el cliché “El futuro es ahora” y ahora es el momento de gestionar tus documentos y contar con todos los beneficios que ello conlleva.
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