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Cada día, muchos profesionales crean numerosos contratos y documentos. La productividad de los profesionales y las empresas se puede aumentar drásticamente si se utilizan las plantillas adecuadas en el proceso de creación de contratos. Pero, ¿Cómo se crean exactamente ellas? ¿Y cómo podemos asegurarnos de que serán las más eficientes?
¿Por qué es importante la creación de un diseño de la plantilla eficaz?
El diseño de plantillas es vital para la marca de su empresa. Influye en cómo los materiales de comunicación son percibidos por su audiencia, independientemente de si se utilizan interna o externamente.
Para la usabilidad y la coherencia de la marca, es importante considerar la ubicación de los logotipos, íconos, renuncias legales y otros elementos de la empresa en los diferentes tipos de contratos. Por ejemplo, un modelo de contrato debe tener un aspecto profesional y al mismo tiempo mejorar la eficacia del profesional. Una plantilla de presentación debe diseñarse con un enfoque en la atención y la claridad, al tiempo que debe contener una marca claramente reconocible.
Otro factor a considerar al diseñarlas son las diferencias que existen en los diferentes marcos legales de cada país, de ahí que debamos modular el contenido de las cláusulas contenidas en los modelos en base al entorno jurídico en que nos encontremos.
Los abogados, los contratos y la automatización
Constantemente los abogados están creando contratos, es por esta razón que una plantilla de contrato de confianza le permitirá a los abogados y a cualquier profesional del sector del Legal Tech reducir el número de errores en la redacción, ya que la automatización disminuye drásticamente los errores.
Un abogado puede tardar en promedio en redactar un contrato simple hasta dos horas. En cambio, con la automatización y las plantillas, esto puede reducirse a 5 minutos, además que la automatización también facilita el envío en segundos y las correcciones en segundo con el cliente, facilitando el proceso para el profesional, la empresa y el cliente. Simplemente, es una herramienta capaz de ahorrar tiempo y mejorar la productividad en toda la organización.
El proceso de diseño de la plantilla
Al diseñar los modelos de contratos, hay muchos factores a considerar. Dependiendo de la estructura organizativa a la cual va el contrato, puede variar en el destino del mismo, la finalidad y el uso que se le vaya a dar.
Cualquier empresa involucrada en la creación y el mantenimiento de la identidad corporativa deberá participar en el proceso de diseño de la misma. Además, asegurarse de que los profesionales y las empresas usen constantemente las últimas plantillas de contratos oficiales, incluidas las plantillas de presentación, de Word y las de correo electrónico, esto es vital para mantener una identidad de marca coherente.
Dada la importancia de ellas para las empresas, ¿Cuál es el proceso para diseñarlas?
Primero, las partes interesadas internas deben crear un manual de identidad de marca que incluya fuentes aprobadas, diseños de logotipos, esquemas de color y gráficos para proporcionar a los diseñadores todos los elementos de marca necesarios.
A continuación, es necesario decidir los contratos para los que se crearán las plantillas. Pueden ser cartas, contratos, memorandos, presentaciones, etc. Es importante considerar cuidadosamente quiénes son las audiencias previstas para cada tipo de contrato, ya que esto afectará la elección del diseño.
Una vez determinados estos aspectos, la siguiente decisión es si subcontratar el proceso de diseño a una agencia o contratar a un diseñador gráfico interno. Al tomar esta decisión, es importante tener en cuenta que el proceso de diseño puede ser costoso y probablemente llevará una cantidad significativa de tiempo crear todas las plantillas. La respuesta a esto involucra muchos elementos diferentes, desde diseñarlas y presentarlas hasta implementarlas, administrarlas y distribuirlas.
Por qué las compañías deberían implementar dicha herramienta en sus sistemas
Una vez que se han diseñado e implementado los modelos de contratos comerciales, los profesionales y las empresas deben usarlas de manera consistente. El sofisticado software basado en la nube de Bigle Legal facilita a los profesionales y las empresas el uso de dichos templates, además de ofrecer presentaciones más actualizadas.
1.-Fácil acceso a plantillas actualizadas
Con nosotros, los patrones de contrato más actualizados están disponibles para todos los profesionales directamente dentro de las aplicaciones de oficina que están utilizando. Esta facilidad de acceso significa que es una plataforma intuitiva de usar. A través de patrones dinámicos, Bigle Legal inserta información específica de la empresa y del empleado en cada contrato y presentación que se crea.
2.- Administración centralizada
Nuestra plataforma de Gestión de contratos basada en la nube significa que cualquier cambio de plantilla se implementa instantáneamente en toda la empresa. Los gerentes de marca y cumplimiento pueden agregar, cambiar o eliminarlas y presentaciones en una ubicación central. Los activos también se mantienen en el mismo lugar, por lo que las imágenes, los logotipos y los elementos de texto se controlan, actualizan y ubican fácilmente.
3.- Se necesitan menos plantillas
Bigle Legal funciona con plantillas dinámicas e inteligentes, lo que significa que ya no hay necesidad de plantillas de contratos específicas para profesionales o empresas. Por ejemplo, en lugar de tener cientos de borradores de cartas guardadas en los dispositivos de los profesionales y las empresas, cada empleado tendrá acceso a la misma. Esto hace que la creación de contratos sea más fácil, rápida y coherente.
