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Administrar el conocimiento de las empresas en un entorno cada vez más virtual es una tarea complicada, pero se convierte en una ventaja competitiva si se realiza con las herramientas adecuadas.
El conocimiento es clave para las empresas. Más en un entorno cada vez más digitalizado y envuelto en la tecnología, en el que saber gestionar ese conocimiento de forma adecuada marca la diferencia entre unos procesos efectivos o ineficientes. Conocer e implementar las herramientas correctas para la gestión del conocimiento debe ser una de sus prioridades para los negocios, así que analicemos qué es el KM (knowledge management), qué relación guarda con el CLM (Contract Lifecycle Management) y cómo su fusión marcará la digitalización de las empresas.
Ante un entorno laboral cada vez más centrado en la nube, surgen nuevas necesidades para las compañías. Como explica Lexsoft, un proveedor de software especializado que ofrece la solución de gestión del conocimiento T3 a bufetes de abogados de todo el mundo, las compañías aceleran en esa transición hacia la digitalización y cada vez es más urgente que implementen soluciones para garantizar la correcta gestión del conocimiento.
¿Por qué? La agilidad, seguridad y versatilidad en los servicios que ofrece la nube hace que su uso se generalice. Las empresas son atraídas por esta, pero también puede dar lugar a problemas, debido a la propia configuración y a la estructura de cada empresa. Por eso es clave elegir tecnologías que ayuden en su gestión. Así lo explica Lexsoft: en un mundo globalizado e interconectado en la nube, se impone la necesidad de crear repositiorios de datos online y organizados para las compañías en distintos idiomas.
Lo mismo ocurre con la búsqueda de datos. Esta debe ser unificada, accesible y sencilla para los profesionales de las empresas. El volumen de documentos con los que se trabaja es masivo; en las grandes firmas de abogados, por ejemplo, se trabaja con millones de documentos. Pongamos que, de todos ellos, hay 50.000 que interesa organizar y reutilizar. Se trata de una clasificación muy concreta y difícil de realizar. Esto es lo que conocemos por knowledge management.
Sin embargo, la tecnología no solo facilita esta tarea, sino que la hace mucho más eficiente. Además de clasificar y categorizar las cláusulas de los documentos, el knowledge management proporciona herramientas de análisis de datos y búsqueda avanzada, para localizar las cláusulas de forma más sencilla y efectiva.
Este tipo de tecnología categoriza los documentos en distintos grupos, para crear una biblia que los unifique. Todos juntos, crean una unidad necesaria para conocer cómo abordar determinados procesos desde el punto de vista documental: por ejemplo, ¿qué documentos y contratos hacen falta para comprar una empresa?
El CLM completa el ciclo
Gracias a la tecnología de knowledge management, los documentos se ordenan bien por familias o bien por cláusulas que luego se utilizan en la propia creación de los documentos que ofrece el CLM. Una de las funcionalidades que más interés genera es el uso de la inteligencia artificial para extraer cláusulas de los contratos y compararlas, para poder categorizarlas e identificar las cláusulas maestras, las que más van a usarse en el futuro.
Bigle Legal es un CLM que permite tomar el relevo en este proceso de knowledge management y maximizar el resultado final. Se trata de una solución de CLM que cubre todo el proceso documental y aprovecha esa categorización de cláusulas para automatizar los contratos: gracias a la automatización documental, uno de los pilares de este tipo de solución, las cláusulas deseadas se incorporan a un formulario que permite crear documentos a medida en cuestión de minutos.
De la mano de la tecnología, cualquier profesional que trabaje con contratos y documentos legales puede olvidarse de copiar y pegar cláusulas manualmente, buscar la versión final de un documento entre infinidad de archivos y de pasar horas y horas de su tiempo elaborando documentos de forma manual.
El CLM crea un repositorio de documentos en la nube, para poder rescatar cláusulas, datos de las partes implicadas o cualquier información necesaria en el futuro a golpe de clic. Todo esto es solo una de sus funcionalidades, ya que esta herramienta cubre el proceso documental de principio a fin: además de la creación y almacenamiento del documento, incluye la colaboración sobre este, los procesos de aprobación y la firma electrónica avanzada.
La nube ofrece un mar de oportunidades, pero conocer las mejores herramientas es clave para saber aprovecharlas e implementarlas. Además, es necesario para poder diferenciarse de la competencia y ofrecer el mejor servicio tanto a los clientes como a los propios trabajadores de las empresas. Conoce todas las ventajas que ofrece la combinación del knowledge management y el CLM y ¡haz que tu organización de el salto!
