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La relación con los proveedores no siempre es la deseada en el departamento legal. Seguro que más de un lector abogado in-house ha acabado en proyectos frustrados o ha tenido malentendidos en general a la hora de tratar con proveedores legal tech. Bien si eres uno de ellos o bien nunca te ha pasado y estás buscando nuevos aliados tecnológicos, este artículo es para ti. Hoy te presentamos las cinco claves más importantes para tener una relación de confianza, sana y provechosa para ambos con tus proveedores. Tú buscas un win-win y nosotros queremos que lo consigas, así que, ¡vamos allá!
La tecnología legal o legal tech se ha convertido en un aliado fundamental para los departamentos legales de las empresas. Los proveedores legal tech son una pieza clave para la digitalización, ya que son los que proporcionan las soluciones innovadoras que facilitan la gestión de contratos y optimizan las legal operations de las compañías. Sin embargo, como en cualquier relación, trabajar con empresas externas presenta desafíos y riesgos que deben abordarse de manera inteligente.
¿Cuáles son las claves para una buena relación con los proveedores legal tech?
- Claridad sobre las características del software: un esencial exigible a los proveedores
- Los proveedores deben entender tus procesos e involucrarse en la implantación
- Los proveedores no deben subestimar las necesidades y tienen que ofrecer un timeline realista
- El conocimiento sobre la industria legal e innovación como factor clave
- Una comunicación clara y efectiva: clave en la relación con los proveedores
Claridad sobre las características del software: un esencial exigible a los proveedores
Tengamos presente un punto de partida crucial: la claridad sobre las características del software es esencial. Los proveedores deben proporcionarte una explicación clara de sus soluciones para que puedas determinar si se ajustan a tus necesidades específicas. Para lograrlo, es imperativo que tengas una visión clara de lo que requieres y que, a su vez, los proveedores sean transparentes acerca de las capacidades de sus productos.
A menudo, la falta de comprensión clara de las características y exactas que oferta un software legal tech puede llevar a la adquisición de soluciones que no se ajustan a sus requerimientos específicos. Define tus procesos y flujos de trabajo claramente al hablar con los proveedores pero, por encima de todo, realiza las preguntas adecuadas para asegurar que no te estén dando gato por liebre. Veamos algunos ejemplos:
- ¿Cuál es su historial de implementación exitosa en empresas similares a la nuestra?
- ¿Qué facilidades de integración ofrecen para con nuestras aplicaciones actuales?
- ¿Cómo garantizan la seguridad y privacidad de los datos?
- ¿Cuál es su enfoque de atención al cliente y soporte técnico?
- ¿Cuáles son los costos asociados y el modelo de licencia de su solución?
Los proveedores deben entender tus procesos e involucrarse en la implantación
Los proveedores legal tech deben comprender a fondo tus procesos y las operaciones legales que llevas a cabo y tener visibilidad sobre ellos. Que no te parezca una exageración: esta comprensión es esencial para personalizar las soluciones y garantizar su integración sin problemas. Una colaboración exitosa implica que los proveedores estén familiarizados con tus flujos de trabajo y desafíos particulares.
Los proveedores legal tech pueden enfrentar dificultades para comprender completamente los procesos y flujos de trabajo únicos de tu departamento legal. Ante esta problemática, sé claro. Brinda visibilidad sobre tus flujos de trabajo para que los proveedores tengan una visión completa de tus operaciones.
Contrata proveedores que quieran ser tus partners estratégicos, que vean la colaboración a largo plazo y que se interesen por el desarrollo de tus proyectos. De lo contrario, contratarás con un comercial cuyo único interés es cumplir su cuota y venderte la solución para que tú mismo te la instales, lo que en muchas ocasiones termina en un fracaso. Y ya no digamos cuando te han vendido un contrato a 2 o 3 años, del que no puedes salirte, pero que tan sólo a los pocos meses te das cuenta de las dificultades que supone implementar la solución. No te quieres ver en esa tesitura.
Un proveedor tecnológico que además te haga la consultoría de implementación es clave, ya que su éxito lo mide con el éxito de tu implantación y no con la firma del contrato.
Los proveedores no deben subestimar las necesidades y tienen que ofrecer un timeline realista
Un error común en esta relación es que el proveedor subestime las necesidades y entregue promesas poco realistas. A la hora de trabajar con ellos, exige a los proveedores legal tech que sean realistas en cuanto a lo que pueden ofrecer y cuándo. Un timeline realista es esencial para evitar frustraciones y asegurar una implementación efectiva.
Establece expectativas realistas y asegúrate de que comprendan la magnitud de tus necesidades. Juntos, podéis crear un timeline que sea alcanzable y se ajuste a tus objetivos.
Cada empresa es un mundo y tiene unos tiempos de maduración y reacción distintos. Comparte con el proveedor esa información y si hace falta ajusta el cronograma. Lo importante es llegar al destino, antes que querer correr y fracasar en el camino.
El conocimiento sobre la industria legal e innovación como factor clave
Puede que te parezca obvio, pero conviene dejar claro que los proveedores legal tech deben tener un profundo conocimiento sobre la industria legal. La complejidad del trabajo y los procesos del departamento legal requieren que los proveedores estén al tanto de los desafíos específicos que enfrentas. Busca aquellos que demuestren experiencia y comprensión de tu industria. Busca referencias y ejemplos de casos exitosos en contextos similares. Un proveedor con conocimiento de tu industria será más eficaz en la resolución de tus desafíos.
Algunas señales positivas es que su equipo directivo participe activamente en charlas, ponencias e incluso sea profesor de legal tech en universidades. El estar estrechamente conectado a las tendencias del mercado es clave para que el proveedor sepa adaptarse a los nuevos tiempos y mantenga la innovación en todos los productos que desarrollen.
Una comunicación clara y efectiva: clave en la relación con los proveedores
¿Qué sería de nosotros si no nos entendiéramos? La comunicación efectiva es un pilar fundamental en cualquier relación empresarial. Cuando se trata de proveedores legal tech, los departamentos legales a menudo enfrentan desafíos en este aspecto. La jerga técnica o la mera comprensión mutua sobre los procesos puede dificultar el entendimiento, lo que puede llevar a malentendidos y errores costosos.
Solución: fija unos canales de comunicación claros desde el inicio de la relación. Promueve la apertura y fomenta la retroalimentación constante. Esto hará que ambos lados estén al tanto de los objetivos y evitará malentendidos.
Pregunta: ¿quién será el encargado de gestionar el soporte de tu cuenta una vez empecéis a trabajar, ¿en qué horario dispondré de atención al cliente, ¿en qué idioma? Todas estas son preguntas relevantes para asegurarte que el proveedor habla tu mismo idioma, porque cuando lo necesites, sea fácil descolgar el teléfono y que alguien te escuche, te entienda y tome cartas en el asunto lo antes posible.
¡Y hasta aquí el artículo de hoy! Establecer una relación óptima entre el área legal y sus proveedores legal tech tiene sus desafíos. Asegúrate de que el proveedor que elijas cuente con unos servicios corporativos ajustados a tus necesidades y un equipo humano sobresaliente detrás. Sumado a estos consejos, te permitirá poner rumbo hacia una digitalización efectiva de tu departamento legal.
Nos leemos en el próximo artículo.
