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Quizá poco imaginaba el sabio Arquímedes el alcance que su frase: “dame una palanca y moveré el mundo” tendría en el curso de la humanidad. Es que no solo ha sido icono de la Física y la Mecánica, sino que también ha tenido un uso figurativo a la hora de hablar de motivación personal, esfuerzo individual, trabajo de equipo, valor del trabajo y eficiencia en el mundo organizacional.
Ahora bien, en un mundo globalizado y digital la fuerza dada que proponía Arquímedes, queda simplificada a un “clic” en el ordenador como palanca y su punto de apoyo un software adecuado. Esta potencia puede ser fácilmente representada por los beneficios que puede dar a una organización la gestión documental.
Vamos entonces a hacer una revisión de los 12 beneficios que proporcionan los Archivos Digitales y la Gestión de Documentos.
12 beneficios que proporcionan los Archivos Digitales y la Gestión de Documentos
1.- Mejora eficiencia, productividad y competitividad.
¡No es una exageración este enunciado de un triple beneficio de la gestión documental, la palabra clave es Tiempo! Bigle Legal product ofrece un software que crea documentos 20 veces más rápido, y he ahí la receta para que tus empleados ganen en eficiencia y eficacia a la hora de generar, procesar y emitir sin errores, cualquier documentación requerida en la dinámica de trabajo.
Obviamente, la fórmula indica que un trabajo generado en menos tiempo con menos recursos (papel, impresora, fotocopiadora, tinta, sobres, envio) suma productividad y libera tiempo a los colaboradores para invertir en otras actividades lucrativas. Todo esto generaría un beneficio adicional dirigido a la satisfacción del cliente, mejorando la competitividad de la organización y sumando un plus a la imagen corporativa.
Hasta aquí no pareciera necesario decir más nada sobre las ventajas de la gestión documental, pero permítanme mencionar algunos otros beneficios.
2.- Seguridad
Las más grandes corporaciones del planeta invierten grandes cantidades de dinero en seguridad industrial a fin de proteger sus secretos industriales, y es claro que almacenar papeles y archivos facilita el extravío o la copia de los mismos. El software de Bigle Legal brinda la seguridad de que solo los colaboradores y clientes que lo requieran puedan tener acceso a ellos, y Ud. puede determinar quienes y en qué momento se pueden hacer modificaciones o adiciones los mismos, así como hacer seguimiento y auditoría de la ruta y cambios de documento.
3.- Reducción de espacio
Este beneficio no debe pasarse por alto si contabilizamos los costes de amplios espacios para depósitos de documentos en físico, archivadores y estanterías. Tener la nube como depósito global y universal reporta no solo ganancia material sino en lo referido a Seguridad y Salud laboral que trataremos más adelante.
4.- Recuperación de Documentos
Diversas firmas especializadas en análisis de tiempo y movimiento, dan cuenta de la cantidad de horas/hombre que se pierden en la búsqueda y recuperación de documentos mal archivados. Con la herramienta de gestión de documentos y un "clic" se puede acceder a documentos guardados en la nube mediante una palabra o clave del manuscrito original, y hacerlo desde cualquier parte del mundo, a toda hora y con cualquier ordenador o dispositivo móvil conectado a internet.
5.- Flexibilidad
El filósofo griego Heráclito afirmaba que: “lo único constante es el cambio”, en el mundo actual de los negocios esta constante es realidad, las empresas crecen y se contraen rápidamente. Se crean franquicias, sucursales, se cambia domicilio fiscal, se realizan negociaciones a nivel global y ello trae como consecuencia mudanzas y cambios. Bigle Legal guarda sus documentos en la nube de forma segura permitiendo la flexibilidad y elasticidad que demande su negocio, de manera que el acceso a su documentación siempre estará a su alcance de manera rápida y segura sin depender de la expansión o contracción de la organización.
6.- Colaboración Documental
A través del software de gestión de documentos de Bigle Legal, se puede acceder a los documentos capturados en diferentes dispositivos desde diversas ubicaciones, compartir con su equipo y con clientes, se puede permitir y monitorear el acceso autorizado por usuarios externos, consiguiendo trabajar simultáneamente en un mismo documento por un grupo de colaboradores, y finalmente revisarlos, completarlos o modificarlos de ser necesario.
7.- Firma Digital
Es bastante común, aún sin un sistema de gestión documental, enviar documentos utilizando un correo electrónico, WhatsApp, aplicaciones o un mensajero con un pendrive; pero estas estrategias carecen de la certificación o autenticidad que aporta una firma. La firma digital integral avanzada del software de Bigle Legal permite al equipo de colaboradores y a sus clientes firmar en remoto desde su ubicación y en tiempo real.
8.- Control, adaptación y estilo
A partir de las respuestas de un sencillo cuestionario el software crea tu documento digital sin errores y según sus necesidades corporativas. La edición del documento se adapta a las formas morfosintácticas del lenguaje que así lo requiera, por ejemplo género y uso de singular o plural y el software adaptará los artículos, sustantivos y adjetivos requeridos. Si en el cuestionario se incluye información autocalculada el sistema está en la capacidad de hacer cálculos básicos.
Permite además adjuntar imágenes como el logo de la compañía o de un departamento específico, fotografías de proyectos y planos con los que podrá crear, editar y personalizar su documento.
9.- Cumplimientos legales
La gestión documental brinda la seguridad de la elaboración de un documento que cumpla con normas y estándares establecidos internacionalmente (ISO9001, por ejemplo) con herramientas como matrículas de verificación, formularios modelo y organización automática. Evitando así engorrosas revisiones, multas y cancelación de contratos.
Si bien estos 9 beneficios pueden considerarse más que suficientes para convencerle de lo adecuado de la gestión documental le reseño otros beneficios que pudiéramos llamar inmateriales o intangibles:
10.- Ecológico
El ahorro en papel y tinta da una connotación sustentable, sostenible y socialmente responsable de la organización.
11.- Seguridad Industrial
Disminución concreta de los riesgos de pérdida de valiosa documentación en físico por accidentes como derrumbes de edificación, incendio e inundación entre otros desastres naturales o provocados.
12.- Salud Laboral
La ganancia en espacio al eliminar archiveros, estantes y cajas mejora el ambiente laboral, impide el hacinamiento, disminuye los riesgos de accidentes laborales y previene el estrés laboral de su bien más importante, el cliente interno: su trabajador.
Nada más que decir y mucho para considerar sobre los beneficios y ventajas que aporta la Gestión Documental.
