Hoy día, la tecnología invade cada rincón de nuestras vidas: desde automóviles que conducen solos hasta dispositivos que ofrecen visualización virtual y aumentada. Sin embargo, parece que no es solo la tecnología lo que avanza, sino que también está evolucionando la forma en la que percibimos y llevamos a cabo la actividad comercial.
El sector inmobiliario no es ajeno a esta evolución. Ya podemos observar cómo los principales actores inmobiliarios se están adaptando a esta nueva era tecnológica, haciendo buen uso de sus bondades. Las tecnologías emergentes, como la Inteligencia Artificial, el aprendizaje automático o el blockchain, están teniendo un fuerte impacto en la forma actual de gestionar las actividades comerciales. Esto ha aumentado la eficiencia de diferentes tipos de negocios, mucho más de lo que solía ser habitual hace décadas.
Incluso hemos tenido que especificar las tecnologías creadas para el sector inmobiliario, o que lo afectan, nombrándolas con un nuevo término: “Proptech”.
Las proptech pueden contribuir a la actividad de este sector de varias maneras. Se pueden utilizar en el plano de los agentes o comisionistas, en las empresas de promoción, las constructoras, comercializadoras e incluso en asuntos financieros relacionados con el negocio inmobiliario.
Sin embargo, la transición de las pymes inmobiliarias a la transformación digital puede consumir mucho tiempo, y en algunos casos también se hace necesaria una inversión importante. Pero este es el único camino para la supervivencia de la empresa en un entorno comercial de rápida evolución, donde incluso las búsquedas iniciales que hacen los usuarios se realizan en internet. Y para seguir el ritmo de los clientes, estas empresas tienen que adoptar estas tecnologías proptech y empezar ya su viaje a la transformación digital.
La automatización documental: una de las medidas principales para la transformación digital
La automatización documental es, sin lugar a dudas, una de las medidas principales que pueden tomar las empresas para alcanzar la transformación digital, pudiendo ser incluso el punto de partida del recorrido. Es indiscutible que la gestión digital de documentos nos conduce a equipos que piensan y operan internamente de una forma novedosa, pues lograr la eficacia en el trabajo en equipo es la clave para que funcione la transformación digital.
Muchas empresas ya utilizan esta tecnología para obtener una ventaja competitiva sobre otras firmas del mercado, ya que no sólo facilita los procedimientos comerciales, sino que también favorece al negocio en muchos otros aspectos, como aumentando la eficiencia y reduciendo la tasa de errores.
La automatización documental es el proceso por el cuál aquellos documentos que se repiten con frecuencia se automatizan y se generan fácilmente a través de un software. Y todo ello sin cambiar su formato o la apariencia que tiene el documento final, sino modificando el proceso de redacción, convirtiéndolo en unos simples clics de ratón.
Piensa en la cantidad de contratos de compraventa o alquiler que se preparan por mes en tu empresa, dedicándole a cada uno una media de 2 horas para su redacción y revisión. Con la automatización documental, este proceso puede suponer menos de 5 minutos. Y con un software como el de Bigle Legal, puedes compartir estos documentos con tus clientes, pedirles que los firmen digitalmente, y guardarlos en la nube para ahorrar papel y espacio en tu empresa.
La utilización de la automatización documental puede ayudar en el proceso de comunicación, abriendo un espacio enorme para la creatividad. Proporcionará nuevas perspectivas en la ejecución de procesos dentro del sector inmobiliario, y realizará los cambios necesarios en el mismo para que el enfoque futuro sea más amplio.
En este futuro, la recopilación de documentos, su gestión y uso cuando se requiera podrá ser un proceso sencillo que no debería superar los 10 minutos como máximo. La automatización documental será la clave para proporcionar una mejor gestión de los documentos mediante un método más preciso y libre de errores.
La automatización documental de Bigle Legal
La automatización documental es beneficiosa para el sector inmobiliario. Ha logrado que esta industria y, específicamente, las empresas que están utilizando esta tecnología, sean más creativas e innovadoras. Incluso si el volumen de transacciones al mes es bajo , el trabajo asociado siempre conlleva una dedicación extensa que requiere la aplicación de diversas habilidades para lograr retornos rentables.
La ayuda necesaria se consigue a través de la automatización documental, una proptech para la empresa inmobiliaria. Libera a los empleados de una tarea que les consumía mucho tiempo, simplificándola y garantizando su ejecución en un espacio de tiempo limitado.
Al mismo tiempo, la automatización documental puede ser extremadamente beneficiosa a la hora de gestionar clientes y arrendatarios, ya que mantiene un registro detallado de los pagos de los clientes y puede ayudar a la hora de mantener el perfil de los mismos, algo que se puede usar en acuerdos futuros. Y no solo eso, sino que incluso puedes enlazarla e integrarla en tu software CRM o ERP y herramientas que ya utilizas. Bigle Legal ya lo hace para diferentes clientes.
Las mejoras en la automatización documental y en el uso de la inteligencia artificial harán que estas sean incluso más revolucionarias, ya que conseguirán que los procesos consuman cada vez menos tiempo, llegando hasta el punto de poder crear una enorme cantidad de documentos en apenas una hora.
La introducción de cualquier tecnología innovadora no debería realizarla una sola persona. Todo el equipo debe ser consciente de los cambios que se introduzcan en la empresa, y si es necesaria la formación de los empleados, esta debe realizarse lo antes posible. Las proptech ya se han infiltrado en muchas empresas inmobiliarias y, como se ha mencionado anteriormente, muchos clientes esperan que sus proveedores inmobiliarios estén a la última. Por eso, el uso de las proptech más innovadoras les ayudará a sentirse cómodos sabiendo que serán atendidos de forma eficaz.
Sin embargo, para su implementación y funcionamiento correctos, los empleados deben estar bien formados en el uso de esta tecnología. Es muy importante conocer las últimas novedades en la automatización documental que se esté utilizando, y es por eso que es mejor utilizar una herramienta basada en la nube que los proveedores puedan actualizar en tiempo real o agregar nuevas funciones, en lugar de tener que instalar software local que es difícil de mantener.
Planificar una estrategia competente sin lagunas y tomar el paso decisivo puede ser difícil y complicado, pero esto no debería ser un motivo para echarnos atrás. Las proptech evolucionan día tras día y es un ahora o nunca. Muchas empresas ya las están utilizando para lograr una mejora de su funcionamiento. Realizar el proceso paso a paso reducirá las posibilidades de que aparezcan posibles inconvenientes.