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Si trabajas en un departamento legal, conocerás la importancia de asegurar el compliance de toda operación de la compañía y sabrás que toda área tiene dudas y cuestiones sobre ciertos procesos. Los departamentos de compras no son una excepción. Es más, sienten la presión de aprovisionar a su compañía de una forma efectiva y segura y, en el proceso, trabajan con cientos, incluso miles, de documentos. Esto implica un apoyo y una revisión del departamento legal que, muchas veces, está saturado de trabajo y peticiones; hasta puede ser que Legal llegue a ser considerado un stopper de los procesos en alguna ocasión.
En este artículo te mostraremos consejos y herramientas para impulsar la colaboración entre Legal y Compras, cómo eliminar esos cuellos de botella y crear una alianza estratégica entre ambos departamentos. ¡Vamos allá!
En este artículo encontrarás:
- Cómo evitar el bloqueo de procesos colaborando con compras
- Cómo equilibrar la velocidad y el compliance
- Disminuir tareas manuales de Legal y Compras
- Documentos del área de compras que se pueden automatizar
- Tecnología legal de última generación para el área de compras
Cómo evitar el bloqueo de procesos colaborando con compras
En muchas ocasiones, la priorización de objetivos y el alto volumen de trabajo, junto a las prisas por cumplir los plazos, hacen que las áreas de legal y compras acaben trabajando aisladas en silos. Esto, a la larga, lleva al conflicto y al bloqueo de procesos de forma inevitable. La clave para lograr un equilibrio exitoso entre los intereses de ambos departamentos está en fomentar el trabajo colaborativo, en compartir objetivos más que en buscar diferencias.
Al alinear las metas y comunicarse de manera efectiva, ambos departamentos pueden encontrar soluciones conjuntas que optimicen los procesos sin comprometer la integridad legal. Veamos algunos objetivos que requieren una colaboración entre ambos departamentos:
- Costo total de adquisiciones.
- Cumplimiento de contratos.
- Nivel de satisfacción del proveedor.
- Tiempo de entrega de compras.
- Reducción de riesgos.
Cómo equilibrar la velocidad y el compliance
En Legal deben constatar que los documentos que maneja el departamento de compras sean seguros, así como garantizar la integridad de estos conforme a la ley y también conforme a los intereses de la empresa. Pero existe un conflicto directo que va contra esta idea: el área legal es un departamento transversal sobrepasado por el trabajo y la mayoría de las veces no tiene tiempo de revisar los contratos a tiempo para asegurar esos dos puntos. En este contexto, la tecnología juega un papel clave.
La tecnología desempeña un papel fundamental porque ayuda a estandarizar, automatizar y controlar procesos rutinarios y que queman mucho trabajo, tanto del área de compras como del área legal. Mediante el uso de una solución de gestión de contratos unificada con la base de datos y el resto de plataformas de compras, los procesos se aseguran al tiempo que se asegura la adhesión a los requisitos legales del área legal.
Para ello, existe tecnología que permite aunar esfuerzos entre áreas, concretamente para el las áreas de compras y legal. La tecnología de Contract Lifecycle Management (CLM) contribuye a una colaboración efectiva y permite conseguir ese ansiado equilibrio entre la velocidad y el compliance.
Disminuir tareas manuales de Legal y Compras
Existen tareas manuales y repetitivas que consumen excesivo tiempo y recursos, tanto al área legal como al de compras; tareas que han quedado obsoletas en los ritmos de trabajo actuales. Pero la tecnología permite reducirlas al mínimo o incluso eliminarlas, para que los profesionales puedan dedicar su valioso tiempo al aporte de valor con tareas más estratégicas. Es por eso que es crucial que el área de compras y legal busquen la automatización de los procesos con documentos.
¿Cuántas horas pasa un profesional gestionando contratos o respondiendo emails? Lo cierto es que todas esas horas perdidas podrían invertirse en el desarrollo de estrategias, en la relación con los proveedores o en la mejora de la comunicación interdepartamental, entre otras muchas.
Documentos del área de compras que se pueden automatizar
Gracias a la tecnología adecuada de automatización documental, el área de compras puede autoabastecerse de documentos legales. ¿Qué quiere decir esto? ¿Irán por su cuenta y legal no tendrá acceso a los documentos legales que se creen en compras? Al contrario. El sistema está basado en una colaboración estrecha y unas bases previas sólidamente fijadas por legal. Al automatizar las plantillas de documentos de compras, legal asegurará que estas cumplan con todos los requisitos legales y estén actualizadas y sincronizadas al último cambio. Compras podrá ser independiente del área legal en puntos de los que antes no lo era; esta no dependencia continua dota a los departamentos de compras de mayor velocidad y efectividad.
Desde compras podrán acceder a un formulario de forma sencilla, que servirá para generar sus documentos en cuestión de minutos y sin ningún tipo de fallo. Veamos algunos ejemplos de los documentos que compras puede automatizar con un CLM:
- Contratos de confidencialidad.
- KYC’s o Know Your Customer.
- RFI o Request For Information.
- RFP o Request For Proposals.
- Contratos de proveedores.
- Contratos de suministro de productos.
- Acuerdos de servicios.
- Acuerdos de licencia de software.
- Acuerdos de colaboración.
- Contratos de encargo de tratamiento de datos personales.
Tecnología legal de última generación para el área de compras
La tecnología es poder y el software ya forma parte del día a día de los departamentos de compras, en los que la eficiencia es una máxima prioritaria. Pero, en una actualidad plagada de distintos tipos de software, ¿está el departamento de compras apostando por aquellos que le facilitan y eficientan el trabajo de verdad? Los software de gestión de inventario son imprescindibles, al igual que todo aquel que facilite la operativa, la correcta colaboración, la escalabilidad de procesos.
Pero existe un tipo de solución pensada para dar una vuelta de tuerca más a la eficiencia del departamento y complementar el resto de software que utiliza, solo que además lo hace desde un punto de vista interdepartamental. Esta tecnología impulsa no solo la colaboración sino también la efectividad entre las áreas que comparten objetivos comunes, como es el caso del CLM, que beneficia tanto a compras como a legal. En este caso, además de asumir la implementación de esta tecnología, ambas áreas comparten sus beneficios y hasta la distribución de costes.
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- Cómo agilizar los procesos de aprobación del área legal al de compras.
- Cómo el área legal puede ayudar al de compras a disminuir tareas manuales.
- Tecnología legal de última generación para consolidar el área de compras del futuro.
