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Tanto si trabajas en un departamento de ventas como en jurídico, sabrás que el compliance es una pieza fundamental para toda compañía. Pero también es más que probable que la crisis de final de trimestre sea un escenario bien conocido para ti. Esa carrera alocada en la que se acelera el funnel de ventas para cerrar tratos, cumplir cuotas y aumentar los ingresos de la empresa. Desgraciadamente, el ajetreo del fin de trimestre puede tensar innecesariamente la relación entre el departamento Legal y el Comercial. En el peor de los casos, ambos departamentos trabajan en silos y se consideran mutuamente como obstáculos, algo que no facilita en absoluto el cumplimiento normativo.
En cambio, al trabajar en una colaboración estrecha con el equipo comercial, el departamento legal le brinda al equipo de ventas la orientación que necesita para asegurarse de que las prácticas comerciales se alineen con el compliance de tu compañía. Te preguntarás, ¿y por qué? Aliarse de esta manera reduce el riesgo de infracciones y protege la reputación de la empresa frente a todo tipo de sanciones por incumplimiento normativo. Acompáñanos en este artículo y descubre las claves para conseguir esta alianza que maximizará el compliance de tu departamento al tiempo que impulsa tu funnel de ventas. ¡Vamos allá!
En este artículo encontrarás:
- Impulsando el funnel de ventas a través de la automatización de contratos
- Reducción de errores en las propuestas comerciales
- Evitar deficiencias contractuales que impiden y retrasan el cierre de ventas
Impulsando el funnel de ventas a través de la automatización de contratos
¿Cómo puede la tecnología potenciar esta alianza entre los dos departamentos? Veamos varios ejemplos:
Automatización documental
La automatización de documentos permite crear, rellenando un simple formulario, documentos a golpe de clic en unos pocos minutos. Así, beneficia al equipo legal y le libera de la tarea de crear y revisar contratos a medida cada vez que surja una oportunidad comercial, pero también permite que el área comercial sea más independiente y resolutiva, acelerando todo el proceso de ventas. Es una manera de que el área legal se asegure que todos los documentos creados siguen los parámetros deseados, porque todos estarán controlados desde un mismo software.
¿Cuáles son los contratos que pueden automatizarse dentro del área de ventas?
Cualquier documento legal es susceptible de ser automatizado, independientemente de la extensión o la complejidad que tenga. Existen diversos documentos comerciales que se pueden automatizar para mejorar la eficiencia y la productividad como, por ejemplo:
- Acuerdos de confidencialidad
- Propuestas de servicios
- Contratos de distribución o agencia
- Acuerdos de partners
- Contratos de colaboración
- Órdenes de compra
- Documentos de respuesta a RFP
- Contratos de encargo de tratamiento
- KYC.
Módulo de validación
Validar un documento legal de manera interna no debería ser un desafío, pero muchas veces es una tarea complicada. La tecnología permite que esta tarea sea mucho más fácil para los comerciales. Ya con la aprobación de legal, el departamento comercial pasa el documento a los supervisores pertinentes para que estos den su visto bueno definitivo. En esta etapa del proceso, el Contract Lifecycle Management (CLM) centraliza la validación y hace posible tener los cambios propuestos en una misma plataforma, unificando sugerencias de los equipos o individuos que se requieran en cada caso. En comercial pueden enviar el documento a validar desde la plataforma de CLM, recibir notas de sus supervisores, comentarios, sugerencias de cambios para dejar el documento impecable evitando procesos de validación costosos.
Negociación de contratos
Muy pocas veces un documento legal se firma al primer vistazo. Normalmente asociados a operaciones complejas, estos documentos dan muchas vueltas y pasan de tejado a tejado en varias ocasiones, antes de la firma definitiva. Una plataforma de CLM evita una negociación tediosa en cadenas de email interminables y decenas de versiones que abren un gran margen al error; en su lugar, centraliza toda la negociación sin salir de la plataforma y pone en contacto a las partes interesadas para mantener una negociación segura, autorizada y con un historial de versiones totalmente asegurado.
Firma electrónica avanzada
Una vez el documento está listo para su rúbrica, la tecnología permite realizarla de una forma más segura, intuitiva y efectiva que la tradicional. Una solución de firma electrónica, normalmente incluida en un CLM, permite sellar los documentos desde la misma plataforma, asegurando unos estándares de calidad superiores a la firma tradicional en papel y haciendo que el proceso sea mucho más ágil para el departamento de ventas.
Reducción de errores en las propuestas comerciales
El equipo comercial tiene tantos frentes abiertos que a veces es complicado mantener el foco en las tareas. Gracias a herramientas imprescindibles como CRM o ERP, la gestión se facilita enormemente, pero en lo referente a los documentos legales, integrar todas ellas con un CLM aporta un plus de seguridad y eficiencia. Con esta tecnología, el director comercial tiene un mayor control en la gestión de su equipo: puede supervisar y rastrear el progreso de los contratos, le es más fácil identificar posibles cuellos de botella y asigna las tareas de forma que optimice todos los procesos.
El control del equipo comercial es uno de los puntos fuertes que ofrece el CLM porque este garantiza el control de todo el contenido de las propuestas, desde el punto de vista de los precios o la garantía de que las cláusulas estándar estén actualizadas y simplificadas. Esta mejora de la visibilidad durante el proceso de negociación es una de las grandes ventajas que ofrece la tecnología.
En definitiva, se garantiza que todas las etapas del proceso se desarrollen de la manera más eficiente posible. Además, al estandarizar las plantillas y cláusulas legales, se reducen los errores humanos y se garantiza la coherencia en los contratos y propuestas.
Evitar deficiencias contractuales que impiden y retrasan el cierre de ventas
Descentralización de información y contratos vs. centralización
Al centralizar la información y los contratos en un mismo sistema o plataforma, se mejora la visibilidad, el control y la seguridad de todas las operaciones comerciales.
Inseguridad y errores en las operaciones vs. seguridad y confianza en el proceso
Al establecer un flujo de trabajo estructurado y utilizar herramientas adecuadas de automatización y gestión de contratos, se reducen los errores humanos y los fallos en las operaciones. La automatización de documentos y la estandarización de procesos minimizan los riesgos y garantizan la coherencia en todas las transacciones comerciales.
Descontrol en las propuestas vs. supervisión a vista de pájaro
Una herramienta de CLM ayuda en la gestión de propuestas y proporciona una supervisión a vista de pájaro de todos los casos al director comercial. Gracias a los metadatos existentes en los documentos, es posible elaborar vistas e informes para tener todos los documentos ordenados, analizando plazos o fechas de vencimiento, cuantías, o el estado de la negociación en unos pocos clics. Se trata de un complemento idóneo para cualquier CRM, ya que elimina preocupaciones adicionales que surgen sobre los contratos cuando estos no están bajo control. Además, permite monitorizar cualquier cambio que se realice en el documento y gestionar sus versiones de forma ágil, con el fin de mantener el control sobre la negociación al milímetro.
Ineficiencia y pérdida de oportunidades vs. aceleración de los procesos
Sentar las bases de una estrategia colectiva y una colaboración efectiva entre el área Comercial y Legal, de la mano de las ventajas que brinda la tecnología, lleva a un departamento de ventas coordinado con la estrategia de negocio y con herramientas para cerrar tratos más rápido y con una precisión que lo diferencia de la competencia.
Tecnología para agilizar acuerdos y contribuir al negocio
Si quieres conocer al detalle cómo generar una sinergia efectiva y transparente entre el área legal y la de ventas, ¡descarga nuestro nuevo ebook! En este encontrarás ejemplos prácticos y consejos útiles, sumados a la experiencia de Matthew Luzaich, director comercial de Bigle Legal.
Desde su experiencia trabajando con el área legal codo con codo, desvelamos con qué herramientas y conocimientos se puede asegurar el compliance de la compañía al tiempo que los ritmos del funnel de ventas son los más eficientes.
