Los contratos son el alma de las relaciones empresariales, pero gestionarlos puede ser una tarea monumental si se realiza de la forma establecioda tradicionalmente. Desde la creación hasta la firma y seguimiento, cada documento legal conlleva un proceso que puede ser lento, complejo y propenso a errores. En este artículo, descubrirás por qué el CLM (Contract Lifecycle Management) y la automatización de contratos son clave para optimizar cada etapa del ciclo de vida de un contrato y conseguir unos procesos más ágiles y limpios. ¡Empecemos!
Este artículo también está disponible en inglés.
El CLM es una tecnología diseñada para gestionar todo el ciclo de vida del contrato. Desde la solicitud del mismo, cubre todas las tareas relativas a este. Pero uno de los mayores beneficios de esta legal tech radica en la automatización de la creación de contratos legales. Este proceso transforma una tarea manual, repetitiva y propensa a errores en una operación rápida y precisa, permitiendo que los profesionales se centren en tareas de mayor valor en lugar de en escribir y corregir a mano cientos y cientos de contratos similares.
La automatización en la creación de contratos comienza con el uso de plantillas preaprobadas, personalizadas para cumplir con las necesidades legales y normativas de cada organización. Estas plantillas incluyen cláusulas estándar y términos previamente validados, lo que garantiza que los contratos sean coherentes y estén alineados con las políticas internas.
El CLM permite generar contratos automáticamente a partir de datos introducidos en formularios intuitivos. Por ejemplo:
La automatización de contratos con CLM no solo acelera el flujo de trabajo. También facilita la colaboración entre departamentos. Por ejemplo, un equipo comercial puede solicitar un contrato a través del CLM u obtenerlo directamente a través de una plantilla de documento automatizada, para que el departamento legal pueda revisarlo y aprobarlo en tiempo récord. Uno de los principales impactos de esta tecnología para las empresas es que además de simplificar sus procesos, aseguran que cada contrato creado sea un documento sólido, preciso y listo para cumplir su propósito estratégico.
Ejemplo práctico:
Una empresa de logística implementó un CLM para automatizar la creación de contratos con sus proveedores. Un proceso que anteriormente tomaba días e incluso semanas debido a revisiones manuales y versiones duplicadas es ahora mucho más ágil y fácil gracias al CLM, que les permite generar y aprobar contratos en cuestión de horas, con una precisión mayor y con tiempos de cierre más ajustados.
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El impacto del CLM en las empresas es amplio. Analicemos algunos de los beneficios clave más inmediatos de la aplicación de este tipo de software:
Ejemplo práctico:
Una multinacional farmacéutica utilizó un CLM para centralizar sus contratos de distribución en múltiples países. Esto no solo redujo errores en el cumplimiento normativo y facilitó la adaptación normativa a diversas jurisdicciones, sino que también facilitó una vista de pájaro sobre términos y vencimientos clave.
Aunque la automatización de contratos con un CLM ofrece numerosos beneficios, su implementación puede presentar algunos desafíos que los impulsores de esta tecnología deben abordar estratégicamente, para garantizar el éxito de su implementación en la empresa. Analicemos los obstáculos más comunes y las estrategias prácticas para superarlos.
Introducir una nueva tecnología suele generar resistencia, especialmente en equipos acostumbrados a métodos tradicionales de trabajo. Este desafío es más pronunciado en departamentos legales, donde la confianza en los procesos manuales estaba profundamente arraigada hasta hace poco.
Estrategia:
Un sistema de CLM es integrable con otras herramientas empresariales, como bases de datos, ERP o plataformas de gestión documental. Sin embargo, la falta de compatibilidad o una integración mal ejecutada puede generar frustración y limitar su potencial, así que presta especial atención a la elección de proveedores.
Estrategia:
El coste de adquisición e implementación de un CLM puede parecer elevado al principio, especialmente para empresas con presupuestos ajustados. Sin embargo, el retorno de inversión (Return On Investment o ROI en inglés) a largo plazo suele ser significativo, gracias a los ahorros en tiempo, reducción de errores y mejora en la eficiencia que aporta esta tecnología.
Estrategia:
El mejor sistema de CLM será inútil si los usuarios no saben cómo aprovecharlo al máximo. La falta de capacitación adecuada puede llevar a errores y subutilización del sistema.
Estrategia:
Ebook: Conoce las funcionalidades clave de un CLM y cómo beneficiarán a tu compañía
La automatización de contratos que brinda un CLM simplifica procesos contractuales manuales y complejos, para transformar la manera en que los profesionales trabajan en su día a día con contratos. Hemos visto cómo, con la estrategia adecuada, su implementación es una puerta abierta a beneficios de diversos tipos, convirtiéndose en un pilar estratégico clave para las corporaciones.
Si tu empresa busca optimizar su gestión contractual y mejorar su desempeño general, el CLM es una herramienta imprescindible. ¿Estás listo para dar el paso hacia una gestión más inteligente y eficiente? ¡El futuro de los contratos empieza aquí!