Las legal operations se han convertido en un pilar fundamental para garantizar la eficiencia y el cumplimiento dentro de los departamentos legales y las compañías. Pero todo lo imprescindible es a veces complejo y, como en cualquier función crítica, las legal operations no están exentas de diversos problemas y riesgos. En este artículo, te acompañamos en la exploración del origen de estos desafíos y, aún más importante, de la forma de afrontarlos de manera efectiva para asegurar un rendimiento óptimo en el departamento legal.
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Las ‘legal operations’ están centradas en los procesos, tecnología y recursos para mejorar la eficiencia operativa y alinearse con los objetivos del negocio
Las legal operations se refieren a una función dentro del departamento legal, centrada en gestionar y optimizar los procesos, tecnología y recursos para mejorar la eficiencia operativa y alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa. Este concepto abarca una amplia gama de actividades, incluyendo la gestión de contratos, la gobernanza de datos, la implementación de tecnología legal, la supervisión del cumplimiento normativo y la gestión de presupuestos legales. En esencia, las legal operations buscan transformar el departamento legal en un motor de valor estratégico, facilitando su funcionamiento interno y mejorando su capacidad para gestionar riesgos y apoyar las metas corporativas.
Las legal operations abarcan una amplia gama de funciones y procesos intrínsecamente complejos, con problemas y riesgos que pueden surgir en cualquier momento. Algunas de las causas más comunes incluyen:
Pero, ¿cuáles son esos temidos problemas? Echemos un vistazo a los más comunes, que suelen derivar de unas legal operations ineficaces o inseguras.
De acuerdo, hemos analizado causas, problemas y consecuencias. Ahora es turno de pasar a las soluciones, a las claves que los departamentos legales han de seguir para tener unas legal operations sólidas y eficientes que no solo eviten estos riesgos, sino que sean un verdadero pilar sobre el que apoyar el desarrollo del negocio.
Para asegurar que el departamento legal esté alineado con los objetivos de la empresa, es crucial establecer una comunicación clara y continua con los líderes empresariales. Esto incluye participar en reuniones estratégicas y asegurarse de que las prioridades del departamento legal reflejen las de la organización en su conjunto. Además, es importante establecer métricas claras que midan el impacto de las legal operations en los objetivos empresariales, lo que permitirá ajustar las estrategias según sea necesario.
Solución práctica: implementa un sistema de métricas y KPIs que te permita evaluar y ajustar continuamente la contribución del departamento legal al negocio, así como la alineación estratégica con el mismo.
La tecnología es un habilitador clave en las legal operations, pero solo cuando se implementa de manera efectiva. Es fundamental seleccionar las herramientas adecuadas, adaptadas a las necesidades específicas del departamento legal, y asegurar que todo el equipo esté capacitado para utilizarlas. Además, es importante realizar un seguimiento continuo del uso de la tecnología para identificar y resolver cualquier problema de adopción.
Solución práctica: involucra al equipo legal en el proceso de selección de tecnología para garantizar que las herramientas elegidas sean adecuadas. Asegúrate de ofrecer formación continua y soporte técnico para maximizar la adopción y el uso efectivo de las herramientas.
Una gestión eficaz de los contratos es esencial para minimizar los riesgos en las operaciones legales. Olvídate de cuellos de botella y centra todas las manos en el esfuerzo de valor, en la labor más estratégica de los contratos. Implementar una solución de Contract Lifecycle Management (CLM) que automatice y optimice todas las etapas del ciclo de vida de un contrato es una medida clave para impulsar el trabajo de tu departamento sobre los contratos. El CLM no solo reduce los errores humanos y centraliza la información, sino que también asegura que los contratos se gestionen de manera proactiva, evitando incumplimientos y litigios.
Solución práctica: evalúa el mercado y escoge un CLM para comenzar con esta labor de impulso del trabajo sobre tus contratos. No es necesario que inicies un proyecto faraónico, ir paso a paso es un método útil cuando se trata de mejorar y automatizar la labor del departamento.
La comunicación efectiva es clave para el éxito de las legal operations. Es importante establecer canales de comunicación claros y abiertos desde el departamento legal al resto de áreas de la empresa y viceversa. Esto incluye la implementación de herramientas de colaboración y la realización de reuniones regulares para discutir proyectos en curso y resolver cualquier problema que surja.
Solución práctica: establece canales de comunicación claros, con tecnologías que fomenten la colaboración y con reuniones regulares, para asegurar que todos estén alineados y al tanto de las tareas y prioridades. Fomenta una cultura de transparencia y colaboración dentro del equipo.
La sobrecarga de trabajo es un desafío común en las legal operations, pero se puede mitigar mediante una gestión eficaz de los recursos y la carga de trabajo, que pasa por priorizar tareas, delegar de manera adecuada y apoyarse en la tecnología para automatizar tareas repetitivas. Es importante monitorear continuamente la carga de trabajo con KPIs para evitar el agotamiento y asegurar que el equipo pueda cumplir con sus responsabilidades de manera efectiva.
Solución práctica: utiliza herramientas de gestión de proyectos como Asana o Monday.com para asignar tareas y monitorizar la carga de trabajo. Implementa un sistema de delegación que asegure que las tareas se distribuyan de manera equitativa y que se prioricen las más críticas.
Guía Completa. Funcionalidades clave del CLM y sus beneficios para las empresas
Hemos visto cómo las legal operations son fundamentales para el éxito de cualquier departamento legal, pero no están exentas de problemas y riesgos. Minimizar los riesgos y asegurar que el departamento legal funcione de manera eficiente y alineada con los objetivos de la empresa no solo es posible sino recomendable para todo departamento legal. Implementando la tecnología adecuada, mejorando la gestión de contratos, fomentando la comunicación y gestionando de manera efectiva la carga de trabajo estarás dando pasos clave para superar los principales riesgos y problemas de la mala gestión de las legal operations. Te animamos a mantener una postura proactiva y flexible ante los desafíos de las legal operations, esto te permitirá liderar a tu equipo legal para que prospere en un entorno empresarial cada vez más complejo.