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Las legal operations se han convertido en un pilar fundamental para garantizar la eficiencia y el cumplimiento dentro de los departamentos legales y las compañías. Pero todo lo imprescindible es a veces complejo y, como en cualquier función crítica, las legal operations no están exentas de diversos problemas y riesgos. En este artículo, te acompañamos en la exploración del origen de estos desafíos y, aún más importante, de la forma de afrontarlos de manera efectiva para asegurar un rendimiento óptimo en el departamento legal.
Este artículo también está disponible en inglés.
En este artículo encontrarás:
- ¿Qué son las legal operations?
- Problemas y riesgos en las legal operations: cómo surgen
- Riesgos de unas legal operations ineficaces o inseguras
- Soluciones prácticas para afrontar los problemas y riesgos en las legal operations
- Mantén tu departamento legal en la cima: la clave está en unas legal operations sólidas
1. ¿Qué son las legal operations?
Las ‘legal operations’ están centradas en los procesos, tecnología y recursos para mejorar la eficiencia operativa y alinearse con los objetivos del negocio
Las legal operations se refieren a una función dentro del departamento legal, centrada en gestionar y optimizar los procesos, tecnología y recursos para mejorar la eficiencia operativa y alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa. Este concepto abarca una amplia gama de actividades, incluyendo la gestión de contratos, la gobernanza de datos, la implementación de tecnología legal, la supervisión del cumplimiento normativo y la gestión de presupuestos legales. En esencia, las legal operations buscan transformar el departamento legal en un motor de valor estratégico, facilitando su funcionamiento interno y mejorando su capacidad para gestionar riesgos y apoyar las metas corporativas.
2. Problemas y riesgos en las legal operations: cómo surgen
Las legal operations abarcan una amplia gama de funciones y procesos intrínsecamente complejos, con problemas y riesgos que pueden surgir en cualquier momento. Algunas de las causas más comunes incluyen:
- Falta de alineación estratégica: cuando el departamento legal no está alineado con los objetivos estratégicos de la empresa, es más común que surjan problemas en la priorización de tareas y en la asignación de recursos.
- Implementación ineficaz de tecnología: la tecnología es un componente clave de las legal operations, pero su falta de implementación por parte del equipo puede generar ineficiencias y riesgos.
- Gestión de contratos ineficaz: los contratos son la columna vertebral de cualquier empresa. Una mala gestión de estos lleva a incumplimientos, litigios y pérdidas financieras.
- Falta de conexión interdepartamental: la falta de comunicación efectiva dentro del departamento legal y el resto de áreas puede dar lugar a malentendidos, retrasos y errores.
- Sobrecarga de trabajo y recursos limitados: los equipos legales a menudo enfrentan una gran cantidad de trabajo con recursos limitados, lo que puede llevar a errores y falta de cumplimiento.
3. Riesgos de unas legal operations ineficaces o inseguras
Pero, ¿cuáles son esos temidos problemas? Echemos un vistazo a los más comunes, que suelen derivar de unas legal operations ineficaces o inseguras.
- Errores en la gestión de contratos: una mala gestión de los contratos puede llevar a errores en la redacción, ejecución y renovación de acuerdos. Esto puede resultar en incumplimientos contractuales, litigios o, en casos más críticos. la pérdida de oportunidades comerciales clave. Los errores contractuales también pueden dar lugar a términos desfavorables que no se detectan a tiempo, algo que lleva a pérdidas financieras más adelante.
- Brechas de seguridad y pérdida de datos sensibles: la falta de medidas de adecuadas en las legal operations puede llevar a brechas de seguridad, exponiendo a la empresa a riesgo de ciberataques y pérdida de información confidencial. Esto no solo compromete la integridad de los datos legales, sino que también puede violar normativas de privacidad y protección de datos. Sanciones, pérdida de confianza por parte de stakeholders como clientes y socios… las consecuencias son graves.
- Sanciones regulatorias: si tu compañía cuenta con unas legal operations ineficaces e inseguras, puede incurrir en incumplimiento normativo. Esto puede desembocar en multas significativas, restricciones operativas e incluso la pérdida de aliados, de licencias comerciales... Unas operaciones legales que no tienen en cuenta el cumplimiento de las normativas locales e internacionales ponen en riesgo la continuidad del negocio.
- Retrasos en la toma de decisiones: la falta de eficiencia en las legal operations puede generar retrasos en la toma de decisiones críticas, especialmente en situaciones de alta presión o crisis, algo que afecta a la capacidad de la empresa para responder rápidamente a los desafíos y que puede desembocar en la pérdida de ventajas competitivas en el mercado.
- Daño a la reputación corporativa: los problemas derivados de unas legal operations ineficaces o inseguras pueden llegar a dañar gravemente la reputación de la empresa. La pérdida de confianza por parte de clientes, socios y reguladores puede tener un impacto duradero en la capacidad de la empresa para operar y crecer.
4. Soluciones prácticas para afrontar los problemas y riesgos en las legal operations
De acuerdo, hemos analizado causas, problemas y consecuencias. Ahora es turno de pasar a las soluciones, a las claves que los departamentos legales han de seguir para tener unas legal operations sólidas y eficientes que no solo eviten estos riesgos, sino que sean un verdadero pilar sobre el que apoyar el desarrollo del negocio.
Alineación estratégica del departamento legal con la empresa
Para asegurar que el departamento legal esté alineado con los objetivos de la empresa, es crucial establecer una comunicación clara y continua con los líderes empresariales. Esto incluye participar en reuniones estratégicas y asegurarse de que las prioridades del departamento legal reflejen las de la organización en su conjunto. Además, es importante establecer métricas claras que midan el impacto de las legal operations en los objetivos empresariales, lo que permitirá ajustar las estrategias según sea necesario.
Solución práctica: implementa un sistema de métricas y KPIs que te permita evaluar y ajustar continuamente la contribución del departamento legal al negocio, así como la alineación estratégica con el mismo.
Implementación efectiva de tecnología legal
La tecnología es un habilitador clave en las legal operations, pero solo cuando se implementa de manera efectiva. Es fundamental seleccionar las herramientas adecuadas, adaptadas a las necesidades específicas del departamento legal, y asegurar que todo el equipo esté capacitado para utilizarlas. Además, es importante realizar un seguimiento continuo del uso de la tecnología para identificar y resolver cualquier problema de adopción.
Solución práctica: involucra al equipo legal en el proceso de selección de tecnología para garantizar que las herramientas elegidas sean adecuadas. Asegúrate de ofrecer formación continua y soporte técnico para maximizar la adopción y el uso efectivo de las herramientas.
Mejora en la gestión de contratos
Una gestión eficaz de los contratos es esencial para minimizar los riesgos en las operaciones legales. Olvídate de cuellos de botella y centra todas las manos en el esfuerzo de valor, en la labor más estratégica de los contratos. Implementar una solución de Contract Lifecycle Management (CLM) que automatice y optimice todas las etapas del ciclo de vida de un contrato es una medida clave para impulsar el trabajo de tu departamento sobre los contratos. El CLM no solo reduce los errores humanos y centraliza la información, sino que también asegura que los contratos se gestionen de manera proactiva, evitando incumplimientos y litigios.
Solución práctica: evalúa el mercado y escoge un CLM para comenzar con esta labor de impulso del trabajo sobre tus contratos. No es necesario que inicies un proyecto faraónico, ir paso a paso es un método útil cuando se trata de mejorar y automatizar la labor del departamento.
Fomento de una comunicación efectiva
La comunicación efectiva es clave para el éxito de las legal operations. Es importante establecer canales de comunicación claros y abiertos desde el departamento legal al resto de áreas de la empresa y viceversa. Esto incluye la implementación de herramientas de colaboración y la realización de reuniones regulares para discutir proyectos en curso y resolver cualquier problema que surja.
Solución práctica: establece canales de comunicación claros, con tecnologías que fomenten la colaboración y con reuniones regulares, para asegurar que todos estén alineados y al tanto de las tareas y prioridades. Fomenta una cultura de transparencia y colaboración dentro del equipo.
Gestión de la carga de trabajo y recursos
La sobrecarga de trabajo es un desafío común en las legal operations, pero se puede mitigar mediante una gestión eficaz de los recursos y la carga de trabajo, que pasa por priorizar tareas, delegar de manera adecuada y apoyarse en la tecnología para automatizar tareas repetitivas. Es importante monitorear continuamente la carga de trabajo con KPIs para evitar el agotamiento y asegurar que el equipo pueda cumplir con sus responsabilidades de manera efectiva.
Solución práctica: utiliza herramientas de gestión de proyectos como Asana o Monday.com para asignar tareas y monitorizar la carga de trabajo. Implementa un sistema de delegación que asegure que las tareas se distribuyan de manera equitativa y que se prioricen las más críticas.
Guía Completa. Funcionalidades clave del CLM y sus beneficios para las empresas
5. Mantén tu departamento legal en la cima: la clave está en unas legal operations sólidas
Hemos visto cómo las legal operations son fundamentales para el éxito de cualquier departamento legal, pero no están exentas de problemas y riesgos. Minimizar los riesgos y asegurar que el departamento legal funcione de manera eficiente y alineada con los objetivos de la empresa no solo es posible sino recomendable para todo departamento legal. Implementando la tecnología adecuada, mejorando la gestión de contratos, fomentando la comunicación y gestionando de manera efectiva la carga de trabajo estarás dando pasos clave para superar los principales riesgos y problemas de la mala gestión de las legal operations. Te animamos a mantener una postura proactiva y flexible ante los desafíos de las legal operations, esto te permitirá liderar a tu equipo legal para que prospere en un entorno empresarial cada vez más complejo.
