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En un mundo empresarial donde la eficiencia y precisión son claves, adoptar una solución de Contract Lifecycle Management (CLM) se ha vuelto esencial. Este artículo te sumergirá en por qué tu empresa necesita un sistema de CLM, destacando las funcionalidades cruciales que no pueden faltar en una solución de mercado. Además, exploraremos recomendaciones vitales para seleccionar un CLM y analizaremos el impacto transformador de la inteligencia artificial en estas plataformas. ¿Preparado para descubrir cómo el CLM puede no solo resolver problemas operativos diarios, sino también impulsar el crecimiento y la innovación dentro de tu organización? Descúbrelo en las próximas líneas.
En este blog post encontrarás:
- ¿Qué es el CLM y por qué lo necesita mi empresa?
- 10 Funcionalidades del CLM que debes buscar en el mercado
- 10 recomendaciones clave a tener en cuenta al buscar un CLM
- Por qué se debe tener en cuenta la IA al buscar un CLM
¿Qué es el CLM y por qué mi empresa lo necesita?
El software de Contract Lifecycle Management (CLM) ofrece una solución completa para manejar los contratos en una organización. Este tipo de sistema abarca cada etapa del contrato: desde que se inicia la solicitud hasta su creación automática, pasando por la negociación, aprobación, y cumplimiento, hasta la firma digital y, finalmente, su expiración o renovación. Utilizando una plataforma como la que proporciona Bigle Legal, las empresas pueden coordinar todo el proceso contractual de manera eficiente, garantizando así el cumplimiento normativo y optimizando las operaciones legales. Este enfoque no solo simplifica las tareas administrativas sino que transforma la manera en que las compañías gestionan sus obligaciones y derechos contractuales.
10 Funcionalidades del CLM que debes buscar en el mercado
Al considerar un software de CLM, es importante buscar características que se alineen con las necesidades específicas de tu empresa. En cualquier caso, un CLM de última generación debería incluir al menos las incluidas en este listado:
- Automatización de plantillas: Incluye herramientas para la negociación, almacenamiento de documentos y configuración de flujos de trabajo automatizados que agilizan la creación y gestión de contratos.
- Automatización documental: Capacidad de generar documentos rápidamente, reduciendo drásticamente los tiempos de procesamiento y aumentando la eficiencia operativa.
- Firma electrónica: Elimina la necesidad de papel, permitiendo la firma de documentos de manera digital y segura, acelerando así los ciclos de aprobación.
- Plataforma segura basada en la nube: Ofrece la flexibilidad de trabajar desde cualquier lugar del mundo y garantiza la disponibilidad incluso sin conexión a Internet.
- Trazabilidad de principio a fin: Proporciona un seguimiento completo del ciclo de vida de cada contrato con alertas automáticas para mantener a todos informados sobre los plazos y cambios.
- Compatibilidad con todos los dispositivos y fácil integración con otros software: Diseñado para funcionar a través de dispositivos múltiples y se integra sin problemas con otros sistemas empresariales como ERP y CRM.
- Plataforma multilingüe: Admite varios idiomas, facilitando la gestión de contratos en un entorno globalizado.
- Traducción a distintos idiomas con un solo clic: Simplifica la traducción de documentos a varios idiomas directamente desde la plataforma, mejorando la comunicación con partes internacionales.
- Posibilidad de integrar otros software y bases de datos vía API: Permite una integración fluida con sistemas de ERP, CRM y gestores de documentos, creando un ecosistema conectado y eficiente.
- Uso de metadatos personalizables: Ofrece opciones avanzadas para personalizar metadatos, creando vistas, informes y estadísticas específicas que ayudan a analizar y optimizar la gestión contractual.
10 recomendaciones clave a tener en cuenta al buscar un CLM
El enfoque a la hora de buscar una solución de CLM puede estar motivado por muchas razones y buscar diversos objetivos, pero hay ciertas máximas que son aplicables en la totalidad de los casos. Permite que te dejemos cinco recomendaciones atemporales (de momento) y comunes en todo proyecto de implementación del CLM.
- Usabilidad: Busca un CLM que ofrezca una interfaz de usuario intuitiva y fácil de navegar. La usabilidad es fundamental, ya que afecta directamente la rapidez con la que tu equipo puede adaptarse y aprovechar al máximo el software. Un sistema fácil de usar reduce la curva de aprendizaje y aumenta la aceptación por parte de los usuarios.
- Soporte: el equipo antes de nada: Asegúrate de que el proveedor del CLM ofrece un excelente soporte técnico. No solo en términos de solucionar problemas, sino también ofreciendo capacitaciones y recursos que ayuden a tu equipo a entender y manejar el sistema de manera eficaz. Un buen soporte puede significar la diferencia entre un proyecto exitoso y uno que genera frustración y errores.
- Involucra a los equipos correctos, implica a los usuarios, recopila feedback: La implementación de un CLM debe ser un esfuerzo colaborativo. Involucra desde el principio a los usuarios finales que interactuarán diariamente con el sistema. Esto incluye recoger su feedback y hacer ajustes basados en sus experiencias y necesidades. Cuanto más involucrado esté el equipo, más personalizado y efectivo será el sistema.
- Cuál es mi problema. ¿El software elegido lo soluciona?: Antes de elegir un CLM, identifica claramente los problemas que necesitas resolver. Evalúa cómo cada opción de software se alinea con estos problemas y considera si proporciona soluciones efectivas. Recuerda, el objetivo es lograr "victorias" claras y tangibles que mejoren los procesos de gestión de contratos en tu organización.
- Confía en los legal ops: un perfil cada vez más necesario: Los profesionales de operaciones legales (legal ops) juegan un rol crucial en la optimización de procesos y tecnologías en el ámbito legal. Su experiencia y conocimientos pueden ser invaluable al seleccionar y configurar un CLM. Si no tienes un experto en legal ops, considera contratar asesoramiento externo o invertir en capacitar a alguien dentro de tu equipo para este rol.
Pero aterricemos aún más la búsqueda. Estas ideas teóricas, son muy importantes, pero la práctica nos impone una serie de desafíos que agradeceremos tener en cuenta antes de que se conviertan en palos en las ruedas de nuestra bicicleta. No puedes perder de vista los siguientes aspectos:
- Presupuesto. Es imprescindible contar con un presupuesto para tecnología. El CLM como tal es un software por el que la compañía deberá pagar una cantidad de manera recurrente por su uso. Ten en cuenta este recurrente, el precio por usuario así como el precio de implementación. Valora estos aspectos, así como tus tecnologías actuales y cómo encaja el CLM con ellas.
- Integraciones. Siguiendo con lo anterior, evalúa con detenimiento las integraciones que exigirá la implementación del nuevo software. Bases de datos, software ya existentes en el departamento… Asegura que todas las integraciones sean posibles y que no supongan un tiempo de espera desproporcionado o un precio extra desorbitado.
- Plazos de implementación y roadmap. Buscar proyectos prácticos y victorias a corto-medio plazo es clave. Evalúa cuándo estará disponible la herramienta para su uso a velocidad de crucero. Además, es clave conocer el roadmap de la solución elegida, para medir el recorrido que llevará la herramienta de CLM, cómo evolucionará.
- Ámbito de aplicación en procesos. Valora qué procesos has de automatizar, qué fases del ciclo de vida del contrato son las que más tiempo y trabajo manual conllevan, en las que más errores se dan y las que más dolores de cabeza comportan. Reflexiona sobre el encaje del CLM y cómo ayudará en cada una de ellas.
- Complejidad de los contratos. ¿Puede el CLM gestionar tus contratos más complejos? Evalúa tus contratos y asegura que el CLM se adecue a ellos, que pueda hacer frente a su complejidad.
Por qué se debe tener en cuenta la IA al buscar un CLM
En la elección de un sistema de Contract Lifecycle Management adecuado para tu compañía, es crucial considerar las capacidades avanzadas que ofrecen las últimas innovaciones en inteligencia artificial (IA). Aquí dos puntos esenciales a tener en cuenta:
IA generativa: chatbot jurídico y generación de contenido
Conectar una IA generativa específica para el sector legal en tu CLM puede revolucionar la manera en que interactúas con los contratos. Un chatbot jurídico asiste en la respuesta rápida a consultas legales y facilita la búsqueda de información específica en contratos. Además, la capacidad de generar contenido a base de prompts, como borradores de contratos o cláusulas personalizadas adaptadas al conocimiento del departamento legal.
Detección de entidades con IA
La funcionalidad de detección de entidades mediante IA es otra herramienta poderosa que deberías buscar en un CLM. Esta tecnología permite identificar y clasificar automáticamente información clave dentro de grandes volúmenes de texto, como nombres, fechas y términos legales específicos. Esta capacidad asegura una gestión más eficiente y precisa de los contratos, ayudando a mitigar riesgos al destacar elementos importantes que podrían requerir atención adicional.
Al incluir estas tecnologías avanzadas de IA en tu CLM, no solo optimizas la gestión de contratos, sino que también elevas el nivel de sofisticación y eficiencia de las operaciones legales de tu organización. Escoger un CLM con estas capacidades puede significar una ventaja competitiva significativa, alineando tecnología de punta con las necesidades y estrategias legales de tu empresa.
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