Trabajar de forma remota no siempre ha sido la opción preferida de los profesional del sector legal. Pero con la desafortunada crisis de Covid-19, incluso los despachos de abogados, notarios, agentes inmobiliarios y proveedores de servicios legales se han visto obligados a operar de forma remota.
La tecnología y el software son entonces la elección correcta, pero ¿cómo llevarlo a cabo sin verse abrumado por todas las herramientas remotas que existen en el mercado?
La industria legal ha sido más lenta que otras para adoptar la tendencia del trabajo en remoto debido a la resistencia cultural. Sin embargo, el aumento constante de las nuevas tecnologías y el poco a poco ir interiorizando sus beneficios, ha supuesto que, desde 2019, cerca de 2/3 de los profesionales del derecho trabajaran desde casa al menos una vez al mes, y está aumentando dramáticamente en 2020 debido a la crisis del COVID 19.
Sin embargo, trabajar de forma remota no se trata solo de descargar software e instalar diferentes herramientas, de hecho, eso mismo puede ser ya abrumador.
En este artículo de hoy, le mostraremos cómo puede abordar las funcionalidades principales con sólo Bigle Legal como su software principal.
El document automation software de Bigle Legal puede ayudarte a dar los primeros pasos para llevar tu propio negocio de forma remota. El software basado en la nube de Bigle Legal no solo facilita el acceso y la redacción de los documentos desde cualquier lugar donde elija trabajar, sino que también permite la integración con otras tecnologías relacionadas con el control remoto.
A continuación, exploraremos algunas de las formas en las que puedes trabajar desde cualquier lugar mediante el uso de Bigle Legal y a su vez completarlo con otra herramienta remota.
El software de automatización de documentos de Bigle Legal permite a los profesionales legales acceder a documentos y contratos de uso frecuente desde cualquier lugar utilizando un sistema basado en la nube.
Bigle Legal ofrece una funcionalidad de formulario dinámico muy fácil de usar que permite a los usuarios crear documentos personalizados en menos de 5 minutos. El sistema se basa en un formulario de preguntas y respuestas para presentar la información necesaria para completar el documento que necesita crear.
Los trabajadores remotos pueden cargar cualquier tipo de documento a Bigle Legal y configurar toda la información necesaria para crear el documento, y puede ser tan complejo como desee. A los juristas les encanta contemplar todas las alternativas a la hora de crear un documento, de modo que la próxima vez sólo tendrán que elegir un clic allí y un clic allá, ¡y boom !, un documento de 200 páginas en dos idiomas en doble columna, y con todas las cláusulas que favorecen a una de las partes insertadas, en menos de 5 minutos. ¡Algo que le hubiera llevado a cualquiera más de 5 horas de duro trabajo!
Además, los trabajadores remotos no necesitan un conjunto específico de softwares en casa, Bigle Legal funciona desde cualquier dispositivo y ubicación, y no requiere una licencia de editor de documentos específica.
Bigle Legal también ofrece firmas digitales en la plataforma. Esto significa que puedes incorporar nuevos clientes y hacerles firmar a distancia propuestas de servicio o hacer firmar a los clientes existentes de forma remota cualquier tipo de documentación. Piensa que con esta funcionalidad muchas de las reuniones presenciales que antes eran necesarias ya no lo serán en adelante.
Esto no solo permite a los profesionales trabajar fuera de la oficina; también significa que se liberan más horas facturables, lo que permite obtener ingresos adicionales a través de una mayor capacidad de trabajo en actividades que generan dinero.
La automatización de documentos sirve como un depósito continuo de conocimiento de la firma, haciéndolo accesible para los usuarios a través de la plataforma en cualquier momento.
Un problema que tienen las compañías es que crear documentos desde cero o replicar plantillas no está alimentando la base de conocimiento de la compañía. La mayoría de las veces, las personas le piden a un colega una plantilla o dos de una operación similar que tengan, para basar el documento que necesitan redactar y comienzan a adaptarlas aquí y allá en un nuevo borrador. Una vez que finaliza la operación, el nuevo borrador se aparca en un software de gestión de documentos y listo. Todo el conocimiento que la persona adquiere en el nuevo borrador se pierde. Si tiene suerte, este nuevo borrador será una de las plantillas que utilice para fusionar con otra en un nuevo borrador, pero eso es todo.
Con una herramienta de gestión del conocimiento como Bigle Legal, las empresas se aseguran de que todas las nuevas cláusulas y ramificaciones de un tipo de documento se introduzcan en la plataforma, de modo que la base de conocimiento se mejore día tras día, operación tras operación.
La próxima vez que los usuarios necesiten un nuevo documento, mostrará automáticamente las nuevas opciones para que no tenga que realizar la molesta tarea de buscar una cláusula específica en cientos de documentos anteriores y comenzar a copiar y pegar.
Esto hace que para los trabajadores remotos sea sencillo estar al tanto de los cambios legislativos sin tener que depender solo de la memoria.
Con Bigle Legal compartir un documento es tan simple como hacer clic en la opción compartir borrador. Esto genera automáticamente un correo electrónico (que incluso se puede cargar con plantillas de correo electrónico preexistentes) y adjunta el documento automáticamente con la última versión.
Además, la plataforma tiene una serie de automatismos para ayudar al usuario a compartir con éxito. Entiende que, si el formulario se completa por debajo del 100% porque falta información, automáticamente inserta una marca de agua como BORRADOR. También tiene la capacidad de renderizar el documento en PDF automáticamente cuando se comparte, o según los permisos de los usuarios. Por ejemplo, los usuarios junior podrían tener autorización sólo para descargar en PDF y los usuarios senior poder descargar en formato WORD.
No necesitas nada más: buscar, abrir documento, insertar marca de agua, guardar como PDF, abrir servicio de correo electrónico, redactar correo electrónico, adjuntar archivo y enviar. ¡Con Bigle Legal todo en un clic!
Otro paso realmente molesto de un ciclo documental es solicitar información que finalmente irá dentro del documento. Como la información que te falta sobre una empresa o una persona que se menciona en el documento o que quieres asegurarte de que esté actualizada.
El proceso ahora es muy ineficiente, ya que los usuarios promedio envían un correo electrónico con una lista de información para que la otra persona complete o valide. Esto lleva tiempo de redacción y de esperar a que los correos electrónicos se procesen y se respondan, por lo que se ralentiza toda la operación. Además, luego se debe copiar y pegar la información del correo electrónico en el nuevo Word, lo que lleva mucho tiempo y conlleva errores humanos.
Con Bigle Legal si necesitas obtener o validar información es tan simple como compartir el formulario con esa persona. Un clic y la plataforma crea un enlace para compartir de forma que el tercero complete o valide. Toda la información se vincula automáticamente al documento que desees crear para que no tengas que hacer nada más después. No más copiar-pegar y estar pendiente de las comunicaciones. Todo se gestiona en la plataforma Bigle Legal.
Los trabajadores remotos han experimentado una aceleración drástica del ciclo del documento ya que el mismo no se atasca en este paso. Fluye fácilmente a la siguiente fase. Además, los profesionales remotos tienen más confianza en que no se cometen errores en el documento final.
La gerencia puede tomar precauciones adicionales y trabajar con la función de validación de documentos. Los documentos serán gestionados inicialmente por el cliente o el usuario, pero sólo se permite llevarlos a la versión definitiva una vez que el administrador los aprueba, de esta manera, se garantiza que todos los datos sean relevantes y se puedan descargar o firmar con seguridad.
Esta característica también podría permitir a los abogados internos realizar un seguimiento de los documentos y los contratos que se envían fuera de la empresas al hacer que el abogado interno valide el documento y lo apruebe antes de que el usuario pueda firmarlo o descargarlo de forma definitiva.
La gestión de clientes y casos puede ser difícil cuando se trabaja de forma remota, especialmente cuando los casos involucran a múltiples abogados. Integrar un buen software CRM (Customer Relationship Management) en tu práctica es una excelente manera para que los equipos de abogados se mantengan al tanto de lo que sucede con un caso sin tener que celebrar reuniones en persona. Las plataformas CRM también son excelentes recursos para los nuevos profesionales que asumen clientes existentes que han tratado con otros colegas dentro de la empresa.
En lugar de buscar la información de otros archivos, los usuarios pueden extraer toda la información necesaria de la base de datos CRM y volcarla en la plataforma Bigle Legal.
Bigle Legal se integra fácilmente con estos softwares CRM, lo que significa que puede disponer de toda la documentación relacionada con el historial del cliente en cualquier momento.
La presencia online es cada vez más importante para los profesionales del derecho en general, y más aún si son contratistas independientes o dirigen sus propias empresas. Las plataformas CMS (Content Management Software) permiten a las personas con ninguna habilidad en programación informática crear, ejecutar y administrar un sitio web básico.
Se puede acceder al software CMS desde cualquier lugar con conexión a Internet, por lo que es una herramienta fantástica para los trabajadores remotos que buscan crear conciencia y aumentar la marca para sus negocios. CMS también permite actualizaciones frecuentes de contenido, lo que ayudará a su sitio a posicionarse en los motores de búsqueda. Cuanto más alto sea su ranking en los motores de búsqueda, más aumentará los clientes potenciales entrantes, eliminando parte de la presión de construir una base de datos.
Los sistemas CMS también son útiles para el almacenamiento de documentos y contenido. Las plataformas de automatización de documentos como Bigle se pueden integrar para un acceso rápido a cualquier contenido de las mismas.
Un software de facturación puede ayudarte a cobrar fácilmente por su tiempo y esfuerzo con características como el seguimiento del tiempo y la facturación al cliente. Muchas de estas herramientas de software se integran con las plataformas de administración del despacho, por lo que todos los datos relacionados con la facturación de temas son accesibles en cualquier momento, desde cualquier lugar.
Y Bigle Legal es compatible con la mayoría de las plataformas de gestión de facturación y práctica legal, lo que significa que puede enviar y recibir cualquier documento necesario para procesar el pago mientras trabajas digitalmente.
Las herramientas de procesamiento de pagos online también se integran fácilmente, por lo que una vez que tus clientes reciben sus facturas, pueden liquidarlas sin esperar más de lo previsto. Lo que está claro es que se aumenta la probabilidad de cobro a tiempo cuando se les da la oportunidad de pagar online, por lo que se puede esperar una aceleración en los cobros sin tener que perseguir a nadie.
El futuro del trabajo está cambiando. Invertir en softwares como Bigle Legal ahora significa mitigar los riesgos futuros y continuar operando tu actividad frente al cambio. Es importante mantenerse a la vanguardia y familiarizarse con estos productos para garantizar que podrás permanecer en el negocio en caso de que surjan circunstancias difíciles como la actual. Y con tecnologías intuitivas y basadas en la nube como Bigle, no hay razón para posponer hacer todos estos cambios en la empresa. Recuerda, renovarse o morir.
Descubre más sobre la herramienta de Contract Lifecycle Management (CLM) de Bigle Legal.