El Contract Lifecycle Management o CLM es una solución legal tech que está revolucionando la gestión de los contratos en las compañías. Justo cuando crees tener todo bajo control, un contrato importante se extravía en un montón de papeles, desatando una cadena de urgencias y complicaciones. ¿Podrías permitirte el lujo de cometer errores, perder tiempo y asumir pérdidas por fallos en la gestión manual de contratos? Aquí es donde entra en juego el software de CLM, una solución que transforma el caos en orden. Sigue leyendo para descubrir cómo el CLM no solo puede salvar tu próximo gran acuerdo, sino también mejorar de forma radical la eficiencia de toda tu organización.
El Contract Lifecycle Management (CLM) es un tipo de software con un enfoque integral en la gestión de contratos dentro de una organización, que abarca todo el ciclo de vida de un contrato, desde la solicitud del mismo hasta su creación automatizada, negociación, aprobación, cumplimiento, firma electrónica hasta la expiración o renovación. Un software de CLM como el de Bigle ofrece una plataforma desde la que gestionar todo el proceso e impulsar, de esa forma, la eficiencia y el compliance en las operaciones legales de las compañías.
Este tipo de solución no solo mejora la eficiencia operativa y reduce los riesgos asociados con la gestión manual de contratos, sino que también optimiza las negociaciones y el cumplimiento normativo. Al integrar un CLM en su operativa, las organizaciones pueden asegurar una mayor coherencia contractual, mejorar la capacidad de respuesta a cambios legales y reglamentarios, así como obtener insights valiosos sobre el rendimiento y la exposición al riesgo contractual.
A medida que las empresas reconocen el valor intrínseco de los contratos, la adopción de tecnologías como el software de Contract Lifecycle Management (CLM) se está convirtiendo en una estrategia esencial. Los beneficios que este software aporta al negocio van desde la digitalización de la gestión contractual hasta el desbloqueo e impulso del valor que los contratos aportan al negocio mediante la tecnología.
Uno de los principales beneficios del CLM es la transparencia que introduce dentro de la organización por medio de la gestión de las legal operations. Los contratos se extienden por todas las áreas del negocio y, al centralizarlos, los diferentes departamentos obtienen una visibilidad clara y en tiempo real de los términos, condiciones y estado de los contratos, por lo que se consiguen alinear más claramente con los objetivos estratégicos de la empresa.
En términos de seguridad, el CLM es crítico en la era de la digitalización. Protege la información sensible que contienen los contratos de las corporaciones y garantiza que los estos estén seguros contra accesos no autorizados, manipulaciones o pérdidas. Además, ayuda a asegurar el cumplimiento de las normativas de protección de datos, un aspecto cada vez más importante en el contexto global actual.
Mirando hacia el futuro, el CLM posiciona a las empresas para adaptarse rápidamente a cambios en el mercado y a regulaciones emergentes, manteniendo su competitividad. Las herramientas de CLM permiten a las organizaciones ser más ágiles, reaccionar más rápidamente ante las oportunidades de negocio y manejar eficazmente los riesgos contractuales, lo que se traduce en una ventaja competitiva sustancial tanto de los departamentos legales como de las compañías en general.
En el núcleo de cada operación exitosa se encuentra la eficiencia y seguridad en la gestión de contratos. A través de la implementación de un software de CLM, las organizaciones mejoran de manera radical sus procesos contractuales. Exploremos los beneficios que aporta la utilización de un CLM.
El software de Contract Lifecycle Management (CLM) aborda una serie de desafíos críticos que enfrentan las organizaciones en la gestión de contratos, aportando solución a problemáticas comunes en las mismas. Analicemos cinco de los principales problemas que resuelve:
Muchas empresas aún almacenan contratos en formatos físicos o en sistemas desorganizados, lo que dificulta el acceso rápido a documentos importantes cuando más se necesitan y aumenta las posibilidades de traspapelarlos y crear brechas de seguridad. El CLM centraliza y digitaliza todos los contratos, permitiendo un acceso fácil y rápido, además de mejorar la capacidad de búsqueda y la seguridad de los documentos.
El manejo manual de contratos es susceptible a errores, desde simples equivocaciones en la entrada de datos pasando por omisiones críticas en los términos y condiciones, hasta el olvido de eventos y fechas clave. El CLM automatiza muchas de estas tareas, reduciendo la posibilidad de errores y asegurando una mayor precisión en la gestión de los contratos.
Mantener el cumplimiento con regulaciones locales e internacionales es un desafío constante. Los softwares de CLM están diseñados para ayudar a monitorizar y asegurar el cumplimiento normativo a lo largo del ciclo de vida de cada contrato, estandarizando la aplicación de nuevos requisitos de cumplimiento o plazos de renovación.
Seguir el progreso de múltiples contratos a través de su ciclo de vida puede ser complejo y propenso a retrasos, más si cabe en organizaciones grandes. El CLM proporciona una plataforma desde la que automatizar procesos manuales, pulir ineficiencias y seguir el estado de los contratos, asegurando que se cumplan los plazos y se ejecuten las acciones necesarias en cada fase del contrato.
La coordinación entre las múltiples partes para la revisión y aprobación de contratos puede ser lenta y complicada. El CLM facilita la colaboración en tiempo real, permitiendo a las partes interesadas revisar, editar y aprobar documentos de manera eficiente y virtual, acelerando todo el proceso y mejorando la comunicación entre equipos.
El ciclo de vida del contrato describe todas las etapas por las que pasa un contrato, desde su inicio hasta su conclusión, renovación o terminación. Se puede dividir el ciclo de vida de un contrato en dos etapas principales, la pre-firma y la post-firma. Dentro de estas dos etapas encontramos cinco fases principales: la solicitud, la creación del contrato, la negociación y aprobación, la firma electrónica y el cumplimiento de obligaciones y renovaciones o terminaciones.
Cada contrato, dentro de esa fase de pre-firma y post firma, pasa por las siguientes cinco fases:
El software de CLM puede variar de forma ligera en sus funcionalidades, pero un software de última generación debería incluir las siguientes funcionalidades:
Además de las funcionalidades propias del CLM, con la llegada de la inteligencia artificial (IA) un software de Contract Lifecycle Management de última generación debe incluir nuevas funcionalidades asociadas a la IA generativa para impulsar aún más el ciclo de vida del contrato. El CLM de Bigle incluye un asistente de IA generativa que incluye las siguientes funcionalidades:
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El software de Contract Lifecycle Management (CLM) lo utilizan profesionales involucrados en la gestión, supervisión y análisis de contratos en diversas áreas de las compañías. Esto incluye roles enfocados en la gestión de todo tipo de documentos legales, en el cumplimiento normativo, la administración de riesgos, la eficiencia operativa y la colaboración estratégica entre departamentos.
El software de Contract Lifecycle Management (CLM) es fundamental para empresas que manejan un alto volumen de contratos y desean asegurar y optimizar la eficiencia y el cumplimiento normativo en sus operaciones. Estas herramientas son particularmente valiosas en grandes corporaciones y multinacionales que operan en múltiples jurisdicciones y manejan miles de contratos de forma simultánea. En cualquier caso, no solo las grandes empresas se benefician de los sistemas CLM; las empresas medianas con operaciones legales complejas también encuentran en estos sistemas una solución crucial para gestionar de manera efectiva los contratos que son esenciales para su funcionamiento diario.
Los sistemas CLM son útiles en todo tipo de sectores como tecnología, telecomunicaciones, bienes de consumo, salud y farmacéutica, construcción, o servicios financieros y seguros, entre muchos otros.
Dentro de una empresa, varios roles pueden beneficiarse del uso de una plataforma de Contract Lifecycle Management, particularmente los roles relacionados con la gestión de documentos legales y contratos, ya sea de forma interna o externa a la compañía. Los directores legales y abogados in-house de todo departamento legal, así como los directores y equipos de Compras, Ventas, Recursos Humanos, Finanzas o Marketing, se benefician de las funcionalidades de automatización y gestión eficiente de contratos que ofrece el CLM.
El software de Contract Lifecycle Management o CLM se perfila como una de las herramientas legal tech idóneas para los departamentos legales debido a su capacidad para simplificar y automatizar la gestión integral de los contratos. En el departamento legal, donde la precisión y la rapidez son cruciales pero el volumen de trabajo es cada vez mayor, el CLM ayuda a agilizar y eliminar cuellos de botella. Un CLM de última generación ofrece capacidades avanzadas de seguimiento y alertas que aseguran el cumplimiento continuo de los términos contractuales y las regulaciones legales vigentes. Esto no solo optimiza los recursos, sino que también fortalece la capacidad del departamento legal para responder de manera proactiva ante cualquier contingencia, mientras mejora la gestión de riesgos y la eficiencia operativa.
El retorno de inversión (ROI) del software de CLM es un indicador crucial para las organizaciones que buscan justificar su adopción. Una implementación efectiva de Contract Lifecycle Management resulta en un ahorro significativo, por un aumento de la seguridad y eficiencia de las operaciones legales que sirve para eliminar la fuga de ingresos de los procesos contractuales. Las mejoras que aporta el CLM pueden traducirse en un aumento de la eficiencia operativa y una reducción de costos, justificando así la inversión inicial en la tecnología de CLM y marcando unos procesos contractuales no solo para el presente sino para el futuro.
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