El project management es un concepto que cobra cada vez más importancia en los equipos legales, en los que gestionar proyectos acostumbra a ser una tarea complicada. El 75% de los abogados internos tiene complicaciones para hacer frente a sus tareas diarias, por lo que gestionar personas, recursos y tiempo del departamento legal es cada vez más necesario.
El término project management, o gestión de proyectos, se utiliza para referirse al planeamiento, organización, motivación y gestión de los recursos para desarrollar un determinado producto o servicio, con el fin de alcanzar unos objetivos concretos. Se basa en la planificación de un proyecto, en su programación, su supervisión una vez está en marcha y la revisión al finalizarlo. Sobre este concepto, el project management exige cuatro componentes esenciales a tener en cuenta para completar con éxito un proyecto:
Aplicado al departamento legal en concreto, el legal project management es un término que describe la estrategia aplicada para desarrollar un determinado producto o servicio en un contexto legal. Una estrategia adecuada está formada por cuatro fases o pasos concretos que vale la pena tener en cuenta.
El principal aporte que ofrece el project management al sector legal es la efectividad y la organización. Se trata de una herramienta fundamental para que los equipos legales ofrezcan un servicio más completo tanto al resto de departamentos como a sus clientes. Se trata de llevar a cabo todas las fases de los proyectos legales de la forma más estandarizada y efectiva posible.
Así, además de agilizar y hacer más eficientes las tareas del presente, esta estandarización ayuda a sentar precedentes para próximos proyectos del futuro, con el fin de que sea más sencillo llevar a cabo determinadas tareas al volver sobre proyectos ya desarrollados. El legal project management consta de cuatro etapas para llevarlo a cabo.
Lanzar un nuevo proyecto y definir objetivos.
El departamento legal recibe una tarea o petición de servicio, motivado por otro departamento o por una nueva necesidad que surge en el área jurídica. Se deberán analizar los requerimientos que implica el proyecto y cómo lograr los objetivos planteados.
En este paso se debe valorar la magnitud del proyecto de la forma más detallada posible y, a continuación, se asigna un abogado interno para la gestión del proyecto, que será quien garantice que este progresa conforme a lo establecido.
Definir los requerimientos del cliente, desarrollar objetivos, establecer un periodo de tiempo y asignar un presupuesto.
Descrito el proyecto a grandes rasgos, es turno de definir puntos más específicos. Con la propuesta definida, es necesario evaluar y valorar cómo realizarla de manera más eficiente. Además del encargado, en esta fase se asignan tareas al personal que sea necesario y se establecen los procedimientos, tareas y próximos pasos a seguir.
Monitorizar el proyecto de principio a fin, hacer el seguimiento del uso de recursos tanto físicos como financieros, diseñar un programa y monitorizar el resultado de las tareas.
Tras desarrollar el plan, es momento de llevarlo a cabo. Se deben monitorizar las distintas tareas y pasos para que el desarrollo del proyecto sea lo más acorde posible al plan que se ha preparado previamente. Podrás controlar el desarrollo del proyecto estableciendo reuniones periódicas, mensuales o semanales, para analizar cómo avanza y observar posibles desviaciones o riesgos que haya que afrontar.
Es probable que surjan riesgos o imprevistos de distinto tipo, por lo que es necesario contar con una segunda vía de trabajo o un plan B alternativo para seguir adelante.
Evaluar el éxito del proyecto, reconocer las áreas de mejora e implementar los cambios en proyectos futuros.
A pesar de haber cerrado un proyecto, pasar al próximo sin parar un momento a reflexionar es un error. Es esencial evaluar qué ha funcionado y, por contra, qué ha sido un error para poder mejorar en próximas ocasiones.
El momento ideal de hacerlo es justo tras concluirlo, aunque se estima un plazo de 45 días, con el fin de que todavía esté fresco en nuestra mente y que esta tarea de evaluación sea efectiva. La clave reside en evaluar los pasos mencionados punto por punto y valorar qué tal han funcionado para hacer más hincapié en aquellos que hayan ido peor.
Una vez la teoría está clara, analicemos qué tecnología es la más adecuada para llevar a cabo los proyectos del equipo legal en las corporaciones.
Los departamentos legales son los últimos encargados de supervisar la corrección y cumplimiento de los contratos y documentos legales de su empresa. Este tipo de documentos se utiliza a diario, tanto en el propio departamento legal como en todo el resto de departamentos de las corporaciones. Son un medio necesario para llevar a cabo proyectos de muy distinto tipo, así como para sellar decisiones estratégicas.
Una solución de Contract Lifecycle Management (CLM) es una herramienta para hacer mucho más sencillo y efectivo el día a día de los abogados internos, así como del resto de empleados de la compañía. Esta solución permite la creación automatizada de documentos legales a medida, en cuestión de minutos. Además, desde una sola plataforma en la nube, facilita la colaboración y procesos de revisión sobre estos, además de ofrecer una firma electrónica avanzada para sellar los contratos.
De cara al project management, supone una revolución en la forma en la que se trabaja con los documentos legales, para avanzar ágilmente y obtener resultados más eficientes en una tarea que, de la forma tradicional, se alarga mucho en el tiempo y es tediosa para el abogado in-house.
El software de gestión de tareas o de project management asiste a los profesionales legales en la organización de sus proyectos. Este tipo de solución permite hacer más sencilla la colaboración interdepartamental, ya que asiste a los equipos centralizando en una plataforma las distintas tareas y subtareas que requiere un proyecto, establece plazos, ayuda a compartir archivos…
Existen multitud de aplicaciones que asisten en el project management, veamos tres de la multitud de soluciones disponibles en el mercado:
En cualquier caso, es recomendable el uso de uno o varios comparadores de software para dar la solución correcta que se adapte a las necesidades de tu departamento. En el caso de que tu compañía trabaje con equipos en remoto, tanto la solución de CLM como la de gestión de tareas te ayudarán a mantener el orden en el desarrollo de proyectos de tu departamento legal.
Una estrategia adecuada de project management, acompañada por una tecnología que agilice y asegure, en el proceso, todo tipo de tareas rutinarias, hará que los proyectos de tu departamento legal sean más exitosos por diferentes razones. En primer lugar, ayudará a que la consecución de los objetivos sea mejor y más rápida, y a que el resto de equipos implicados estén satisfechos.
Así mismo, la gestión de riesgos del departamento legal (y, por ende, la de la empresa) mejorará de forma notable: ante una estrategia marcada y una atención mayor al detalle, el cumplimiento normativo mejora y aumenta la seguridad de las operaciones. Más aún si se cuenta con un software desde el cual monitorizar cada paso del proceso, restringir el acceso o edición de contratos a las personas autorizadas y firmar electrónicamente los documentos de forma segura.
Además, gracias a un correcto project management será más sencillo para el equipo ajustar presupuestos y reducir costes del proceso, al tiempo que se podrá calcular mejor el beneficio que traerá un proyecto para los departamentos implicados. Una vez más, gracias a la tecnología se maximiza la ganancia de todas las partes implicadas, optimizando recursos y simplificando tareas para centrar esfuerzos en el valor añadido de los profesionales.
Reflexiona sobre cómo se llevan a cabo los proyectos en tu empresa, poténcialos gracias al project management y la tecnología, y consigue que tu equipo trabaje con una sinergia imparable para diferenciar a tu compañía de la competencia.