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La transformación del sector legal evoluciona a pasos agigantados y en gran parte es gracias al legal tech. En Bigle Legal realizamos una encuesta, parte de nuestro estudio “Legal tech: estado actual y predicciones para 2023”, para preguntar a los directivos y profesionales legales cuáles son sus prioridades a la hora de hablar de innovación y tecnología. Automatización documental, Contract Lifecycle Management… En este artículo vamos a analizar cuáles son los objetivos y prioridades en los departamentos legales para los próximos 24 meses. Quédate a ver los resultados, que no dejan indiferente a nadie. ¡Vamos allá!
¿Qué prioridades tienen los equipos legales en los próximos dos años?
- Automatización de documentos y de procesos legales
- Utilización de dashboards de seguimiento de KPI
- Implementación de una plataforma de CLM
- Apuesta por la negociación de contratos
- Creación de un self-service jurídico para el resto de departamentos
- Flujos de validación y sistemas de alertas
Automatización de documentos y de procesos legales
Nuestra encuesta expuso que un 80% de los profesionales legales tiene entre sus prioridades automatizar sus documentos y procesos legales en los próximos 24 meses. Los departamentos legales han visto cómo tienen mucho margen de mejora en este ámbito, con muchos procesos de agilizar en torno a un elemento que supone la mayoría de su trabajo: los documentos y contratos. Algunos de los beneficios de automatizar la documentación y los procesos que la rodean son:
- Ahorro de tiempo y reducción de errores al eliminar tareas manuales y repetitivas.
- Mejora de la consistencia y precisión al garantizar que los documentos se creen y se manejen de manera uniforme y coherente.
- Mejora de la eficiencia y la productividad al permitir que los abogados dediquen más tiempo a tareas de mayor valor.
- Cumplimiento y mitigación de riesgos al garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
- Reducción de costos al minimizar la necesidad de tiempo dedicado a tareas manuales y repetitivas.
- Tiempo para tareas de alto valor añadido. Los profesionales pueden centrarse en aportar su conocimiento y experiencia a tareas más ligadas al negocio.
Utilización de dashboards de seguimiento de KPI
La utilización de dashboards de seguimiento de KPI (Key Performance Indicators en inglés) para el departamento legal es otra de las prioridades más demandadas dentro de los equipos legales, en concreto para un 76% de los encuestados por nuestro estudio.
La utilización de esta tecnología proporciona a los departamentos legales una visión en tiempo real de su desempeño en diferentes áreas, lo que les permite identificar puntos de mejora y tomar medidas para aumentar su eficiencia y productividad. Además, los dashboards de seguimiento de KPI también pueden ayudar a los departamentos legales a comunicar su desempeño de manera efectiva a los líderes de la empresa, lo que mejora su alineación con los objetivos de la organización y demuestra su valor para el negocio. Son una herramienta valiosa para la toma de decisiones y para mejorar la comunicación de los departamentos legales.
Implementación de una plataforma de CLM
La implementación de un software de Contract Lifecycle Management (CLM) es otra de las prioridades para los encuestados, con un 66% de ellos indicando que les interesaría adoptarlo en los próximos dos años.
Una plataforma de CLM de última generación aglutina todas las tecnologías para gestionar todo el ciclo de vida de un documento en una sola plataforma, desdela creación automatizada hasta la firma electrónica, pasando por validación, negociación, almacenamiento… Esto, además de unificar e impulsar los beneficios de todas ellas, ayuda a centralizar el trabajo y reducir el uso de distintas soluciones. Igualmente, una plataforma de CLM completa facilita la integración con otras tecnologías, bases de datos y las herramientas de trabajo más comunes, como Google Workspace.
Apuesta por la negociación de contratos
De las personas encuestadas, un 66% considera como prioridad media/alta implementar una funcionalidad de negociación de contratos. Una herramienta legal tech de negociación de contratos asiste a los departamentos legales en la automatización y simplificación del proceso de negociación: proporcionan una plataforma centralizada desde la que gestionarlos, lo que facilita la revisión, seguimiento y negociación de todo tipo de documentos por parte del equipo legal.
Al reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para este fin, una herramienta para la negociación de contratos mejora la eficiencia y la productividad de los departamentos legales. Una herramienta de este tipo debería incluir funcionalidades como metadatos, almacenamiento y búsqueda, vistas e informes para los documentos y administración de distintos roles para el uso de la herramienta.
Creación de un self-service jurídico para el resto de departamentos
El 65% de las personas encuestadas también cree prioritario implementar un self-service jurídico para el resto de áreas. Esta tecnología permite que otros departamentos puedan acceder a recursos y realizar tareas legales básicas sin la necesidad de consultar directamente al equipo legal, ya sea la creación de documentos a través de formularios automatizados, acceso a políticas y procedimientos o guías de cumplimiento, entre otros.
Al proporcionar estas herramientas, los departamentos legales pueden reducir la carga de trabajo y aumentar la eficiencia de su equipo, ya que los demás departamentos pueden resolver problemas legales básicos por su cuenta, sin tener que esperar la respuesta del equipo legal, que muchas veces se demora por esa misma saturación del departamento.
Flujos de validación y sistemas de alertas
Establecer flujos de validación y sistemas de alertas en los eventos contractuales es prioridad para un 61% de los especialistas encuestados en nuestro estudio. Una tecnología de este tipo hace que los departamentos legales puedan automatizar el proceso de aprobación y firma de los contratos, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar los trámites burocráticos. Además, permiten enviar notificaciones a los miembros del equipo legal cuando se acercan las fechas de vencimiento o renovación de los contratos, lo que ayuda a evitar la pérdida de oportunidades de renovación y a prevenir posibles incumplimientos de contrato. Esto lleva a mejorar la colaboración y la eficiencia, a reducir el riesgo de incumplimiento de los contratos y aumentar la seguridad en la gestión de los documentos.
¿Quieres conocer más sobre legal tech, soluciones efectivas para tu departamento y cuál será el futuro del trabajo con documentos? Ya puedes descargar nuestro estudio “Legal tech: estado actual y predicciones para 2023” y explorar las soluciones que ya se implementan en las compañías a la vanguardia de la digitalización.
