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¡Querido abogado inhouse, detente un momento! Estamos seguros de que alguna vez te has encontrado en la situación de apagar fuegos constantemente, en lugar de poder adelantarte a que prendan. También es probable que hayas sentido ese deseo de haberlos prevenido pero, tranquilo, si es así, estás en el lugar adecuado. En este artículo, vamos a explorar cómo cambiar el enfoque del compliance pasando de ser reactivos a ser proactivos. ¿La meta? Impulsar el cumplimiento normativo, desde tu departamento legal a toda la compañía, con estrategias innovadoras y prácticas que te permitirán anticipar y evitar problemas legales antes de que se conviertan en crisis.
¿Estás listo para llevar tu departamento legal al siguiente nivel? ¡Vamos a sumergirnos en el mundo del compliance del futuro!
5 pasos para el compliance del futuro
- ¿Reaccionas o previenes? Un nuevo paradigma para el ‘compliance’
- Anticipa los problemas legales: implementa políticas y procedimientos preventivos
- Emplea legal tech para potenciar el compliance de forma estratégica
- Crea un equipo de superhéroes del compliance
- Abre la mente. Nuevos enfoques para nuevos retos del compliance
1. ¿Reaccionas o previenes? Un nuevo paradigma para el ‘compliance’
Entre los múltiples retos que afrontas como abogado in-house, es probable que la gestión del compliance se haya convertido en una tarea de la que participas, como mínimo, indirectamente. Sea tu responsabilidad directa o indirecta, el cumplimiento normativo es un factor crítico para el éxito y la sostenibilidad de las organizaciones y la labor del área legal contribuye directamente a este fin. Sin embargo, ¿cómo abordas esta gestión? ¿Los problemas surgen y ante ellos tu departamento reacciona, o se anticipa y previene posibles riesgos de forma activa?
Si se adopta la primera opción estamos ante un enfoque reactivo. Este implica abordar los problemas legales solo después de que surjan, lo que puede llevar a consecuencias costosas y dañinas incluso para la reputación de la empresa. La segunda opción, sin embargo, es la de un enfoque proactivo, que implica anticiparse y prevenir posibles riesgos antes de que se conviertan en crisis. Este enfoque se centra en identificar y mitigar los riesgos legales antes de que se materialicen y deriven en diversas crisis; en última instancia, ayuda a proteger la reputación de la empresa y evitar sanciones legales.
Un ‘compliance’ proactivo implica anticiparse y prevenir posibles riesgos antes de que se conviertan en crisis
2. Anticipa los problemas legales: implementa políticas y procedimientos preventivos
Establece políticas claras
Para ser efectivas, las políticas de compliance de tu compañía deben ser claras, específicas y fácilmente comprensibles para todos los empleados de la organización.
Estructura los procedimientos internos
Además de establecer políticas claras, es crucial desarrollar procedimientos internos estructurados que operen como una guía para el personal en situaciones cotidianas.
Capacita y conciencia
No basta con establecer las políticas y procedimientos; hay que comunicarlas y que lleguen a todo empleado, así que debes capacitar y concienciar al personal sobre su importancia y aplicación.
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3. Emplea legaltech para potenciar el compliance de forma estratégica
Afortunadamente, no estás solo en esta tarea: analicemos qué herramientas pueden ayudarte a automatizar procesos, evitar errores y prevenir brechas en el compliance de tu compañía.
Sistemas de solicitudes legales para abrir la colaboración
Los sistemas de solicitudes legales, también conocidos como sistemas de ticketing jurídico, permiten a los empleados de la empresa enviar solicitudes legales de manera estructurada y organizada. Esto no solo facilita la comunicación entre los distintos departamentos y Legal, sino que también garantiza que todas las solicitudes se registren, centralicen y aborden de manera oportuna. Antes de recibir solicitudes por los pasillos, por mail o incluso Whatsapp (o también por tierra, mar y aire), adopta un sistema centralizado para anticiparte y recibirlas de forma organizada.
Automatización documental y de procesos
La automatización de la creación, revisión y almacenamiento de documentos legales ahorra un tiempo valioso y reduce enormemente los errores humanos pero, sobre todo, estandariza los documentos y contratos, algo que impacta directamente en el compliance. Además, al utilizar estas herramientas de automatización, los departamentos legales pueden agilizar procesos rutinarios, como la redacción de contratos o la revisión de políticas internas, liberando así recursos para centrarse en tareas más estratégicas.
Estandarizar documentos y contratos impacta directamente en el ‘compliance’ de las compañías
Firma electrónica avanzada
Al adoptar la firma electrónica avanzada, tu departamento legal puede estandarizar los procesos de firma y garantizar la integridad y autenticidad de los documentos firmados, así como almacenar múltiples datos biométricos de los firmantes lo que contribuye a cumplir con los requisitos legales y regulatorios. Al eliminar la necesidad de impresión, escaneo y almacenamiento físico de documentos, la firma electrónica avanzada reduce el riesgo de errores humanos y pérdida de documentos, lo que fortalece la trazabilidad y el control sobre los procesos de firma.
Plataformas de CLM ('Contract Lifecycle Management')
Las plataformas de CLM de última generación ofrecen una solución completa para la gestión del ciclo de vida de los contratos, desde la creación hasta la firma y la renovación. Al centralizar todos los contratos y documentos relacionados en un único repositorio seguro y accesible, las plataformas de CLM facilitan la monitorización y el cumplimiento de los términos contractuales, así como la identificación de posibles riesgos y oportunidades de mejora.
4. Crea un equipo de superhéroes del compliance
La efectividad del compliance no solo depende de la implementación de políticas y procedimientos, sino también del equipo encargado de llevar a cabo estas iniciativas. Veamos cómo crear un equipo capaz de enfrentar los desafíos normativos de manera proactiva y efectiva.
Construcción de un equipo diverso
Necesitas abogados con experiencia en compliance, pero también profesionales con experiencia en tecnología, análisis de datos, auditoría interna, gestión de riesgos y otras áreas relevantes.
Formación y desarrollo profesional
Esto incluye programas de formación en temas específicos de cumplimiento, así como oportunidades para adquirir habilidades técnicas y de gestión relevantes.
Fomento de una cultura de cumplimiento
Comunicar las políticas y procedimientos de compliance y, al mismo tiempo, deberás promover valores éticos y de integridad en toda la empresa.
Colaboración interdepartamental
Por último, es importante fomentar la colaboración y la comunicación entre el equipo de compliance y otros departamentos y funciones de la organización.
5. Abre la mente. Nuevos enfoques para nuevos retos del compliance
Programa hackathons legales
Estos eventos ofrecen a los miembros del equipo la oportunidad de trabajar juntos para identificar y resolver desafíos legales específicos de la empresa de manera creativa y eficiente. Durante un hackathon legal, los participantes pueden desarrollar soluciones tecnológicas innovadoras, revisar y optimizar procesos existentes y generar nuevas ideas para mejorar la eficiencia del programa de compliance.
Participación en simulacros de crisis
Otra práctica innovadora es la participación en simulacros de crisis periódicos. Estos ejercicios simulan situaciones de emergencia y riesgos legales, como ciberataques, filtraciones de datos, litigios inesperados o crisis reputacionales, y ofrecen al equipo de compliance la oportunidad de practicar la gestión proactiva de estas situaciones.
Si has leido hasta aquí es que te interesa velar por el compliance de tu compañía, de modo que déjanos darte un último consejo: síguenos en LinkedIn si quieres mantenerte al día de lo último en innovación para tu departamento legal ¡y no te pierdas nuestros próximos artículos!
