Los departamentos legales de las empresas cuentan con un volumen de trabajo altísimo que, al mínimo pico de actividad, les obliga a sufrir jornadas interminables y una lista de decenas de correos electrónicos sin abrir. A pesar de estar muy acostumbrados a trabajar con este tipo de presión, y aunque ya sabemos que los abogados están hechos de una pasta especial, es inevitable perder el control sobre los procesos que se gestionan en el día a día.
En un mundo cada vez más digitalizado, lo tradicional ya no brinda estabilidad y seguridad. La prosperidad de las grandes compañías pasa por una gestión correcta de sus activos y por la preservación de su integridad, algo solo asegurable gracias a la tecnología. Una vez más, esta acude al rescate. Un software de Contract Lifecycle Management (CLM) agiliza y asegura estos procesos cuya firmeza resulta crucial para el bienestar de las empresas.
Un proceso manual que abre la puerta a contingencias legales
El proceso tradicional de creación de documentos legales es manual y mecánico: estos se suelen elaborar en base a plantillas de un editor de texto (como el de Microsoft Word, por ejemplo) que se comparten con distintos profesionales, departamentos e incluso personas externas a la compañía. Las versiones cambian, los archivos se multiplican y se pierde la certeza de quién tiene acceso al documento o lo ha modificado.
Cabe señalar que la supervisión del proceso del contrato depende del área legal pero, a veces, esta debe delegar en otros departamentos porque no tiene tiempo, incluso puede llegar a realizar pequeños actos de fe y no revisar aquellos contratos de menor importancia. Pero, ¿qué tan graves son las consecuencias?
Filtraciones, problemas legales y sanciones severas
La credibilidad de una empresa tiembla ante la palabra filtración. Clientes, accionistas, proveedores, opinión pública… la confianza ganada en años de duro trabajo puede esfumarse con una filtración de datos personales. La información interna es clave en el mundo empresarial y perderla o que quede expuesta al público o a la competencia acarrea graves consecuencias.
No hay más que observar el celo de compañías como Apple antes de presentar sus nuevos smartphones o el de automovilísticas de cualquier marca: la filtración de una foto del último modelo o de un documento comprometedor acarrea grandes pérdidas para las multinacionales. Pero las consecuencias de este tipo de contingencias, sobre todo las relacionadas con datos personales, van más allá, con sanciones millonarias e incluso penas de prisión. La legislación es cada vez más celosa ante la privacidad del usuario.
Un único software para controlar el proceso documental de principio a fin
Hablamos de una solución CLM, un software que permite a los departamentos legales descentralizar el uso de las plantillas de documentos legales, para que otras secciones de las empresas puedan crear esos contratos y documentos en un proceso seguro, sin fallos y controlado en todo momento por el departamento legal de forma sencilla.
El proceso se basa en una tecnología no-code de document automation. Una plantilla de copia y pega una vez se carga en el software hace que el método de generación y validación de los documentos sea además de más ágil y rápido, 100% seguro. El empleado podrá generar documentos a medida tranquilamente que para el abogado interno será mucho más sencillo supervisar el funcionamiento correcto del proceso documental, asegurando el cumplimiento normativo y la seguridad del procedimiento en todo momento.
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