Elegir el mejor software para dar soporte a los procesos de tu organización no siempre es tarea fácil. Comparar funcionalidades, limitaciones, usabilidad, precios, servicios… requiere tiempo y esfuerzo. Así, cuando por fin conseguimos decidirnos y contratar una de las opciones, existe el riesgo de caer en la tentación de dar por terminado nuestro trabajo. ¿Ya tenemos un nuevo software, verdad? ¡Ahora solo hay que utilizarlo!
No exactamente. Los cambios raramente suceden por arte de magia. Necesitamos impulsar el cambio y acompañarlo, con el soporte imprescindible de la dirección de la empresa.
¿Cómo conseguirlo?
Asigna un responsable de proyecto
Eso es, uno solo. Idealmente debe ser alguien:
- Con suficiente autoridad para impulsar este proyecto.
- Que conozca la herramienta contratada, la organización y sus procesos.
- Que disponga del tiempo necesario.
Esta persona, tendrá la misión de:
- Representar a la organización frente al proveedor.
- Definir un plan de puesta en marcha (lo veremos en el siguiente punto).
- Coordinar la puesta en marcha.
- Actuar como punto central para la resolución de dudas.
- Informar a dirección del avance.
Planifica la implantación
Si no sabes por dónde empezar, te recomendamos que empieces por responder a las preguntas que planteamos a continuación:
- ¿Se abordará toda la organización a la vez o se incorporarán distintos departamentos de forma progresiva?
- ¿Se presentarán todas las capacidades del software desde el primer día o se pondrá foco inicialmente en las funcionalidades más relevantes?
- ¿Se requiere formar a los empleados? ¿Todos ellos requerirán la misma formación?
- ¿Qué otras iniciativas hay en marcha en la organización y cómo pueden impactar en la disponibilidad de los empleados?
Con todas las respuestas claras:
- Detalla un calendario realista.
- Define qué sesiones de formación se impartirán, el contenido de cada una, y los participantes. Prepara materiales formativos si lo necesitas.
- Convoca las sesiones con tiempo para reservar espacio en las agendas de los participantes.
Comunica el cambio
Los procesos de cambio generan ilusión, pero también dudas y miedos. En muchos casos, la fuente de esta confusión, es simplemente la desinformación. Para prevenirlo, comunica oportunamente:
- Los objetivos que busca la organización con la contratación del nuevo software.
- Los beneficios que aportará a los distintos usuarios.
- El plan de puesta en marcha, para que todos tengan claro cuando y cómo ocurrirán los cambios, y cómo les afectará a ellos en concreto.
- El plan de formación, para minimizar la preocupación de aquellos con mayor resistencia al cambio.
- Información práctica: Credenciales de acceso, URL del software (en caso de que sea una solución en la nube), dónde se encuentran los manuales de uso, cómo reportar las incidencias…
Ofrece también una vía de contacto para quienes deseen resolver dudas, realizar propuestas o simplemente conocer más acerca de la iniciativa. Recopila el feedback que recibas, y considera ajustar tus planes si fuera oportuno.
Monitoriza su uso
¿Todos han terminado la formación y ya tienen todo lo que necesitan para empezar? Por si acaso… no te despistes:
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- Analiza el uso que los distintos usuarios/departamentos realizan de la herramienta.
- Confirma que la utilizan, que conocen las distintas capacidades.
- Considera “publicitar” aquellas capacidades más desconocidas.
- Identifica si se requiere convocar sesiones de dudas o de refresco.
En resumen, ¡asegura que le estáis sacando el máximo partido a vuestra nueva adquisición! Monitorizar el uso y los resultados es vital para medir el éxito de la implantación.
En Bigle Legal desarrollamos soluciones software de automatización de documentos para que profesionales legales aumenten su productividad, eliminen los errores en la documentación y que su organización sea más escalable y sostenible. Después de años de experiencia trabajando con clientes de todos los tamaños e industrias, hemos visto clientes en los que la implantación ha sido un éxito rotundo mientras otros han fracasado en el intento.
¿La diferencia entre ambos? Su estrategia de implantación.