By
Bienvenido a un nuevo artículo en el que exploraremos la importancia del CLM a la hora de anticipar los picos de trabajo más altos en tu departamento legal. Durante las temporadas de alta demanda, donde los picos de trabajo generan estrés y afectan a la eficiencia, gestionar tu área legal sin que el barco haga agua es todo un desafío. Afortunadamente, la tecnología de Contract Lifecycle Management (CLM) ha emergido como una solución poderosa para enfrentar estos desafíos. Exploremos cómo este puede ayudarte a anticipar esa temporada alta, asegurando que tu equipo legal se mantenga eficiente, organizado y preparado para los momentos más exigentes. Empecemos.
Este artículo también está disponible en inglés.
En este artículo encontrarás:
- Identifica y planifica la temporada alta
- Automatiza tareas repetitivas y rutinarias gracias al CLM
- Centraliza la información con el CLM: garantiza un acceso más rápido
- Monitoriza eventos y crea alertas en tiempo real gracias al CLM
- Optimiza tus recursos y mejora tu capacidad de respuesta de la mano del CLM
1. Identifica y planifica la temporada alta
Una de las claves para manejar los picos de trabajo es anticiparlos de forma adecuada. Aquí es donde entra en juego el CLM. Su capacidad de generar KPI (Key Performance Indicators) diversos, como qué departamentos son los que más peticiones traen al área legal, permite analizar épocas pasadas y prever patrones y situaciones en las que el área legal esté al borde de sus capacidades. El CLM permite identificar cuándo se presentarán estas temporadas de alta demanda, lo que te da la ventaja de poder planificar proactivamente, en lugar de reaccionar en el último momento.
El CLM (‘Contract Lifecycle Management’) es una solución tecnológica que gestiona y automatiza todas las etapas del ciclo de vida de un contrato, desde su creación y negociación hasta su ejecución, renovación y archivo, optimizando la eficiencia y el cumplimiento legal en las organizaciones.
Con un CLM, puedes detectar qué meses o trimestres tienden a ser los más intensos y prepararte en consecuencia. Esta visión anticipada es invaluable y te permite establecer prioridades dentro de tu departamento, asegurando que los contratos y tareas más críticos sean atendidos con antelación.
2. Automatiza tareas repetitivas y rutinarias gracias al CLM
Durante los picos de trabajo, el tiempo es el recurso más valioso debido a su escasez. Aquí es donde el CLM aporta la mayor eficiencia, al automatizar tareas rutinarias que, de otro modo, consumirían horas y horas. Desde la centralización de solicitudes legales, la redacción automatizada, negociación, aprobación y firma de contratos hasta la renovación de los mismos, el CLM puede automatizar estos procesos, reduciendo la carga de trabajo manual y minimizando el riesgo de errores.
De esta manera, puedes liberar a tu equipo legal de tareas repetitivas, permitiéndoles centrarse en actividades de mayor valor estratégico, como la negociación de contratos y la toma de decisiones críticas. Esta automatización no solo mejora la precisión y velocidad, sino que también optimiza el flujo de trabajo, de forma que los documentos necesarios estén siempre listos y accesibles, incluso durante los momentos de mayor presión.
3. Centraliza la información con el CLM: garantiza un acceso más rápido
Otro gran desafío durante las temporadas altas es la necesidad de acceder rápidamente a información crítica. El CLM juega aquí un papel crucial al centralizar todos los documentos y contratos en un solo lugar en la nube. Esto permite a los miembros del equipo legal acceder a la información que necesitan de manera rápida y segura, lo que es especialmente importante durante los picos de trabajo. Además, es una manera inteligente de evitar brechas de seguridad y errores en documentos que podrían terminar en tragedia (incluso en sanciones millonarias para la empresa).
Con un CLM, puedes mejorar significativamente la colaboración dentro de tu equipo. Todos los miembros del departamento pueden acceder a los mismos documentos actualizados, lo que evita confusiones y errores. Además, el acceso remoto y seguro que ofrecen muchas soluciones de CLM asegura que tu equipo pueda trabajar desde cualquier lugar, manteniendo la productividad incluso en situaciones de alta demanda.
4. Monitoriza eventos y crea alertas en tiempo real gracias al CLM
Durante los picos de trabajo, es fundamental no perder de vista los plazos y fechas clave. El CLM facilita la monitorización en tiempo real y la configuración de alertas automáticas que aseguran que ningún detalle importante pase desapercibido.
Estas alertas son especialmente útiles para mantener el control sobre la gestión de contratos y tareas pendientes. Al recibir notificaciones sobre renovaciones, vencimientos o cambios en los contratos, tu equipo legal puede actuar rápidamente y evitar retrasos que podrían complicar aún más las temporadas de alta demanda. La visibilidad en tiempo real que ofrece el CLM también te permite ajustar tus prioridades según sea necesario, asegurando que los recursos se utilicen de la manera más eficiente posible.
5. Optimiza tus recursos y mejora tu capacidad de respuesta de la mano del CLM
El CLM permite optimizar la distribución de trabajo y mejorar la capacidad de respuesta de tu equipo durante los picos de trabajo. Al proporcionar una visión clara de la carga de trabajo y a quién está asignado dentro de tu equipo, el CLM te permite distribuir tareas de manera equitativa entre los miembros de tu departamento, evitando el agotamiento y asegurando que todo el mundo esté enfocado en las tareas correctas.
Esta capacidad de respuesta optimizada no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también prepara a tu departamento para enfrentar futuras temporadas altas con mayor confianza y preparación. No olvides revistar los procesos y mejorar lo que ya has conseguido; es importante no conformarse y, con la ayuda del CLM, asegurar que tu equipo esté siempre listo para cualquier desafío que se presente.
Una forma eficiente de evitar incendios en tu área legal
Sabemos que gestionar un departamento legal durante las temporadas de alta demanda puede ser desafiante, pero con las herramientas adecuadas, es posible mantener la eficiencia y el control. El CLM se presenta como una solución integral para amortiguar los picos de trabajo, de prevenir incendios permitiendo a tu equipo anticiparse a las temporadas altas. No dejes que los picos de trabajo te tomen por sorpresa; con la tecnología adecuada, tu departamento legal estará preparado para enfrentar cualquier desafío con eficacia y precisión.
Explora las ventajas del CLM para tu departamento legal y descubre cómo esta herramienta puede transformar tu manera de gestionar contratos y tareas, asegurando un rendimiento óptimo en todo momento. Solicita una demo del CLM de Bigle Legal con uno de nuestros expertos en operaciones legales y ¡no esperes más para llevar la eficiencia de tu equipo al siguiente nivel!
