By
El legal tech parece una varita mágica que viene a dar superpoderes a los abogados in-house. Es una realidad que la tecnología existe para eso pero, en ocasiones, llevar a la práctica esta idea es más complicado de lo que parece. Artificial Lawyer destaca que al menos un 77% de proyectos legal tech fracasan en las empresas. ¿Cómo es esto posible? Y, sobre todo, ¿qué es lo que debe hacer un departamento legal para que su proyecto de digitalización sea todo un éxito? Si quieres saber cómo ser parte de ese otro 23%, estás en el lugar adecuado, porque en este artículo hablaremos de los principales cinco errores a evitar a la hora de iniciar tu proyecto de legal tech.
Los cinco errores más comunes al implementar un proyecto legal tech
- Implementar tecnología sin una estrategia clara
- Utilizar una tecnología complicada y difícilmente usable
- No buscar un soporte cercano y efectivo en los proveedores
- Descuidar la seguridad de los datos y la privacidad en la implementación
- No realizar evaluaciones ni ajustes en la estrategia
Falta de planificación estratégica
Error 1: implementar tecnología sin una estrategia clara
Uno de los errores más graves en la implementación de proyectos legal tech por parte de la asesoría jurídica es la falta de una planificación estratégica sólida. Saltar directamente a la adopción de tecnología sin una visión estratégica puede llevar a la confusión y la ineficiencia. Es fundamental establecer objetivos claros, identificar las necesidades y definir los pasos para lograrlos.
Desde Bigle Legal, el equipo de consultores trabajamos codo con codo con la dirección legal para entender la operativa legal de la compañía, qué realidad cultural de adopción de tecnología hay entre sus integrantes y dónde están los cuellos de botella más relevantes. Con todo ello, se trabaja en un plan de implementación que sea realista y del que todo el equipo esté convencido.
“By failing to prepare, you are preparing to fail", Benjamin Franklin.
Cómo la planificación estratégica puede impulsar el éxito en proyectos legal tech
Toma la planificación estratégica como el timón que establece el rumbo para tu implementación de tecnología legal. Define los roles, responsabilidades y plazos, proporciona una hoja de ruta clara a tu equipo. No es necesario tener que emprender proyectos faraónicos, planifica siempre paso a paso pero con objetivos realistas. Al alinear la tecnología con los objetivos de la compañía y del departamento legal, puedes garantizar que cada paso avance hacia el éxito.
Ahora ya sabes a dónde estás conduciendo el barco, pero necesitas anticipar qué equipo pilotará el barco, qué aprovisionamiento necesitas, etc. Un buen consultor tecnológico te ayudará a establercer un cronograma de proyecto. Cortar el proyecto en pedacitos, y fijar las responsabilidades de cada parte en cada fase.
Ejemplos de estrategias efectivas
Ejemplos de estrategias efectivas incluyen la creación de comités de implementación, la identificación de KPIs para medir el progreso y la realización de evaluaciones regulares para ajustar la estrategia según sea necesario. Contar con profesionales cualificados para ello también es imprescindible: según Above the Law, casi la mitad (47%) de los profesionales jurídicos internos afirmaron que la capacidad de adoptar nuevas tecnologías es la habilidad no jurídica más importante para la próxima generación de profesionales internos, un porcentaje tres veces superior al de cualquier otra habilidad mencionada en el informe 2023 State of Corporate Litigation Report de la Association of Corporate Counsel.
Falta de usabilidad en la herramienta
Error 2: utilizar una tecnología complicada y difícilmente usable
Un error crítico en la implementación de proyectos legal tech es la elección de una tecnología que no satisfaga las necesidades de los usuarios. El éxito de una herramienta está en lo fácil que pueda utilizarse, ya que la tecnología tiene que facilitarnos la vida, no plantearnos nuevos rompecabezas. La falta de usabilidad y una nula adaptación a los flujos de trabajo legales llevan a la resistencia y la insatisfacción de los abogados in-house: no obligues a tu equipo a que tire la toalla antes de empezar.
No hace falta que le des muchas vueltas, la usabilidad entra por los ojos, fíjate en la tecnología que vas a contratar y verás fácilmente si te están vendiendo un motorola o un iphone.
Cómo una herramienta usable y cercana puede impulsar la adopción de legal tech
La usabilidad es clave para la adopción exitosa. Una interfaz cercana y estética, sumada a un entorno de trabajo intuitivo y fácil de utilizar es la base del éxito. La herramienta escogida se debe ajustar a las necesidades y preferencias de los usuarios, esto hará que la transición a la tecnología será más suave y efectiva.
Estrategias para garantizar la usabilidad y cercanía de la herramienta
La selección de una herramienta que se integre de manera natural en los procesos legales, que ofrezca una interfaz amigable y que permita la personalización es esencial. Además, la retroalimentación y feedback de los usuarios es más que valiosa: opta por una solución legal tech que escuche a sus clientes. Por ejemplo, en el caso de la tecnología de Contract Lifecycle Management (CLM), es clave que todas las funcionalidades y posibilidades que ofrezca la plataforma sean fáciles de entender por parte del usuario.
Ausencia de un soporte adecuado
Error 3: no buscar un soporte cercano y efectivo en los proveedores
La falta de un equipo de soporte capacitado y cercano puede dejar a los usuarios sintiéndose perdidos y frustrados. Busca un soporte que te aporte una respuesta rápida y, sobre todo, en el idioma de tu equipo.
Ya son demasiadas las veces que nuestros clientes nos cuentan las malas experiencias que han tenido al pedir ayuda a una solución legal tech que tiene el soporte en un país lejano a miles de kilómetros, el cual no habla en su idioma y no es resolutivo.
La importancia de un soporte cercano y efectivo
Un soporte cercano y efectivo, que domine el lenguaje local es esencial para resolver problemas y preguntas de los usuarios de la forma más rápida y satisfactoria. Ofrecer un canal de comunicación directo y acceso a expertos permite a los usuarios superar cualquier obstáculo y aprovechar al máximo la tecnología.
Métodos efectivos de soporte y fomento de la adopción
Pregunta a los proveedores por su equipo de soporte, busca reseñas en internet sobre este tema, averigua si disponen de una academia de formación y si escuchan el feedback de los clientes. Y sí, ya lo hemos mencionado, pero presta atención al idioma y a través de qué canales te puedes comunicar con el equipo de soporte. Preferiblemente, busca servicios via chat, email y telefónico, en los que tengas a una persona dedicada, que conozcas desde el inicio del proyecto y puedas construir esa confianza, para que cuando estés perdido y necesites una respuesta urgente, esté allí para ayudarte.
Según el Mapa legal tech de PWC 2023, por lo que respecta a los documentos y contratos, especialmente los CLM, se observa una importante entrada de soluciones genéricas extranjeras no adaptadas ni al idioma ni al sistema legal local. Busca un soporte adecuado al idioma de tu equipo, será un punto de partida clave.
Ignorar la seguridad de los datos y la privacidad
Error 4: descuidar la seguridad de los datos y la privacidad en la implementación
La seguridad de los datos y la privacidad son cuestiones críticas en cualquier implementación legal tech. Presta especial atención a estos aspectos porque pueden poner en riesgo información confidencial y traer grandes problemas para tu compañía.
Riesgos asociados a la falta de seguridad de datos
La falta de seguridad de datos puede resultar en violaciones de privacidad, fugas de información confidencial y consecuencias legales. La pérdida de la confidencialidad de los datos puede tener un impacto devastador en la reputación de un despacho o departamento legal.
Estrategias para garantizar la seguridad de los datos en proyectos legal tech
La encriptación, el control de acceso, la autenticación de múltiples factores y las auditorías regulares son estrategias esenciales para garantizar la seguridad de los datos. Opta por aquellos proveedores auditados regularmente en certificaciones como la ISO 27001. Habla con tus equipos de seguridad de la información y compliance antes de contratar una solución legal tech y asegúrate de que esta cuente con unas políticas de privacidad sólidas.
No evaluar y ajustar la estrategia
Error 5: no realizar evaluaciones ni ajustes en la estrategia
Un error muy común es considerar que la implementación de legal tech es un proceso estático. La falta de evaluación y ajustes continuos a la visión que en su día impulsó el proyecto puede llevar a la obsolescencia y a no aprovechar todo el potencial de la tecnología.
La importancia del feedback y las métricas de éxito
El feedback de los usuarios y la medición de métricas clave o KPI (Key Performance Indicators) son esenciales para evaluar el desempeño de la tecnología. Identificar áreas de mejora y ajustar la implementación en consecuencia es fundamental para que un proyecto tecnológico se desarrolle de la mejor manera.
Procesos para la revisión y mejora continua
Establecer procesos formales de revisión, definir KPI y realizar auditorías periódicas son los instrumentos que permiten no solo la mejora continua, sino que un proyecto avance y no se estanque en la mera implementación. Aprender de los éxitos y fracasos asegura que la tecnología siga siendo relevante y efectiva con el tiempo.
Para poder avanzar en común junto a tu proveedor legal tech es necesario tener una buena relación con este. En nuestro blog ya hemos tratado este tema anteriormente, hablando de las cinco claves para llevar una relación óptima con los proveedores.
Crea el proyecto ganador junto a tu partner legal tech
Una cosa está clara: no solo la tecnología correcta será una varita mágica para tu departamento legal, también es importante entender que se va a producir un cambio en tu empresa, y por consiguiente se producirán resistencias. Es tu tarea dar con el proveedor adecuado y será tarea de ambos elaborar un proyecto ganador, pero ten en cuenta los cinco aspectos que hemos comentado para aumentar las opciones de que sea un éxito. Asegúrate de que tu proveedor entienda tus prioridades, de que te ayude a establecer una estrategia clara y, por supuesto, sé crítico con la legal tech que tienes delante. Esto te ayudará a conseguir el éxito en la digitalización de tu departamento.
Si buscas la solución de Contract Lifecycle Management más completa y con el mejor equipo de consultoría y soporte detrás, con la que acelerar y asegurar tus operaciones legales, solicita una demo al equipo de Bigle Legal y déjate sorprender por lo último en legal tech.
